신입사원! 이메일로 팀장의 마음을 단번에 사로잡는 법

인용:  직장생활 힘 빼기의 기술 마쓰모토 도시야키 저 

회사의 중역이나 임원이 되면 보통 하루에 받는 이메일이 200통이 넘는다. 팀장도 임원만큼은 아니겠지만 확실히 일반 직원들보다는 수신 메일이 많다. 팀장은 중간 관리직이라 이메일을 충분히 확인할 시간적 여유가 없는 것이 대부분이다. 따라서 팀원들이 팀장에게 메일을 보낼 때 가장 중요한 것은      

우선순위와 중요도가 높은 업무는 반드시 팀장에게 일대일 메일로 보내야 한다.      

그래야 팀장이 관심을 가지고 볼 것이다. 대부분의 팀장이나 임원들은 참조로 온 메일을 그냥 지나치는 경우가 많다      

효과적으로 메일을 보내는 방법! 3가지만 알면 된다.       

첫째 제목에서 내가 보낸 메일을 봐야 하는 이유가 정확히 명시되어야 한다.     

제목부터 흥미가 느껴지지 않으면 아예 열어보지 않는 경우가 대다수다. 수신인이 확인해야 하는 점이 무엇인지 명사나 숫자로 구체적으로 적자      

2월 경비 건에 대해 → 2월 경비 예산 20% 초과 승인 건     

둘째 첫 문장에 팀장님이 어떤 것을 판단할지, 무엇을 결정했으면 좋겠는지를 적는다.      

즉 제목의 내용을 구체적으로 적는다.      

2월 경비가 20% 정도 초과할 것 같은데 어떡하면 하면 좋을까요? →

2월 홍보와 광고 횟수가 1월 대비 초과하였고, 대행사 판촉비 단가도 5% 증가해 1월 대비 예산이 20% 초과하였습니다.      

셋째 마지막에 구체적으로 어떤 액션을 부탁하는지를 적는다.    

어떠신가요? → 추가 예산 승인이 가능하시면 승인이라고 답변 부탁드립니다.      

어쩔 수 없이 참조 기능을 활용해야 한다면 참조 자는 최대 3명으로 한정한다. 참조 자가 5명으로 넘어가면 바쁜 사람일수록 이메일을 읽지 않을 확률이 높다.      

업무를 의논할 때는 참조보다는 일대일 연락이 빠르고 확실하다.