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by 링크컨설팅 Apr 07. 2022

협력 퍼실리테이터(Co-FT)를 위한 안내서

퍼실리테이션&조직개발 전문사 링크컨설팅의 뉴스레터 #21

- 2022년 4월에 발행된 링크컨설팅의 뉴스레터, 윙크레터입니다 -

윙크레터

퍼실리테이션 전문사 링크컨설팅의 뉴스레터 #21

윙크레터 구독자 여러분 안녕하세요. 에디터 D입니다. 어느덧 봄이라고 느껴질만큼 낮기온이 따뜻해진 계절이 다가왔습니다. 윙크레터 지난호에서는 '퍼실리테이티브 리더십' 시리즈로, 일의 의미와 리더의 커뮤니케이션의 중요성&회의 문화를 개선하기 위해 노력하는 기업의 사례를 살펴보았습니다.

윙크레터 이번호에서는 '퍼실리테이터의 역할' 시리즈 첫번째로 Main-FT와 호흡을 맞춰 워크숍&회의를 진행하는 Co-FT(협력 퍼실리테이터)는 어떤 역할을 하는지 살펴보겠습니다.

윙크레터 : 날개 윙 + 링크컨설팅 크

윙크하세요. 직장 생활에 날개를 달아주는 뉴스레터입니다.

매달 첫째주 수요일 오후 2시, 여러분께 날아갑니다.

퍼실리테이터의 역할 시리즈 01

협력 퍼실리테이터(Collaboration-Facilitator)를 위한 안내서

누구에게나 처음이 있다

그래서 Co-FT가 하는 일은 무엇일까?

"서 있는 데가 바뀌면 풍경도 달라지는 거야"

누구에게나 처음이 있다

여러분이 하고 있는 그 일을 처음 시작했을 때가 기억나는가? 낯선 기억 혹은 부끄러운 기억이라도 괜찮다. 누구나 이번 생이 처음일 테고, 여러분이 했던 그 일도 이전에는 경험해 보지 못한 일이었을 테니까 말이다.

봉제인 워크숍, 봉제인 워크숍, 봉제인… 지금도 입에 잘 붙지 않는 이 단어는 내가 2017년 처음으로 협력 퍼실리테이터(이하 Co-FT)로 메인 퍼실리테이터(이하 Main-FT)의 진행을 도왔던 워크숍을 준비하며 들은 단어였다. 처음 일하게 된 퍼실리테이션 전문사에서 업무를 파악하기도 전인 일주일만에, 현장에서 실제 ‘퍼실리테이션 워크숍’을 경험하게 된 것이었다. 심지어 워크숍을 수행하며 ‘봉제인’이라는 말을 태어나서 처음 입 밖으로 꺼내 본 상태였다.

어땠을까? 처음 일을 시작할 때 여러분들이 겪었던 상황과 비슷했을 것이다. 낯설고, 부끄러웠다. 한 가지 더, 참 어려웠다. 우선 참석자였던 봉제인들이 사용하는 용어들 중에서 처음 듣는 말들이 꽤 많았다. 워크숍이 진행되는 동안 참석자들 뒤편에 앉아 시간이 날 때마다 그들의 언어를 휴대폰으로 검색했고, 워크숍이 끝났을 때는 그들이 주로 이용하는 사이트인 ‘나라장터[1]’, 그들이 제작하는 제품 중 한 가지인 ‘편물[2]’등이 무엇인지 알게 되었다. 처음 듣는 말들이 너무 많았고, Main-FT라면 워크숍 기획 단계부터 자연스럽게 알게 되었을, Table-FT[3]라면 당연히 미리 알고 갔어야 할 기본적인 단어들조차 모르고 있다는 사실이 나를 부끄럽게 만들었다.

그래서 Co-FT가 하는 일은 무엇일까?

간단하게 말하면 Main-FT의 진행을 ‘돕는 일’이라고 할 수 있다. 전체 과정 중에 분반 세션이 있는 경우 한 반을 맡아 진행하는 일, 그 외 main-FT의 원활한 진행을 위한 모든 도움을 주는 일을 포함한다. 그러기 위해서는 Main-FT가 어떻게 워크숍 전 과정을 다루는지를 알아야 한다. Main-FT가 워크숍 기획단계에서 가장 중요하게 생각하는 것은 3P분석이다. 이는 워크숍의 목적(Purpose)이 무엇인지, 스폰서(워크숍 의뢰인)는 어떤 결과물(Product)을 원하는지, 참석자(Participant)는 누구인지를 정의하는 것이다. 상세 설계는 그 후에 이루어진다.

Main-FT는 워크숍의 각 진행 단계마다 참석자들 의식의 흐름, 논의 주제, 논의 방식의 변화를 고려한다. 그리고 모든 단계마다 그 실행의 의도가 존재한다. 예를 들어, 기업의 비전 수립 워크숍이라면 기업의 비전을 논의하고, 투표하기 전에 비전에 대한 참석자들의 이해 수준을 서로 공유하고, 조직에서 이루고자 하는 구성원들 각각의 비전이 무엇인지 충분히 토의하고, 모두가 공유하는 시간을 가져야 한다. 이는 가벼운 주제에서 무거운 주제로 이동하는 것, 개인에서 조직으로, 보다 단순한 주제에서 좀 더 복잡한 주제로 논의를 옮겨가야 한다는 워크숍 설계의 원칙과도 같은 것이다.

그러나 Co-FT가 이를 알 수 있을까? 숙달된 Co-FT라도 Main-FT가 어떤 생각을 가지고 워크숍을 기획하고 진행하는지를 모두 파악하기는 참 어렵다. 그래서 보통 Co-FT는 Main-FT가 지시한 일을 충실히 해 내는 것을 목표로 삼고 워크숍을 준비하고 진행을 돕는다. 그 일들은 크게 워크숍 기획부터 마무리 후 고객사에 제공할 프로세스 노트 작성까지를 책임지는 것이다. 워크숍 현장에서 필요한 준비물들을 챙기는 것, 현장을 세팅하고 워크숍이 끝날 때까지 참석자들에게 안전한 환경을 만들고, Main-FT/참석자가 필요한 것이 없는지 살피는 것, 워크숍의 각 세션마다, 참석자들의 활동마다 사진을 찍고, 이젤패드에 기록된 참석자들이 논의한 내용을 결과보고서에 정리하는 일 등이다. 이런 일들을 더 잘 해내서 워크숍을 보다 효과적으로 운영하기 위해서는 어떤 경험이 필요할까?

프로세스노트 예시

“서 있는 데가 바뀌면 풍경도 달라지는 거야”

필자의 Co-FT 역할은 필자가 직접 Main-FT를 경험하기 전과 후로 나뉜다. 주도적으로 고객 사전 미팅, 참석자 사전 미팅, 워크숍 기획/진행 등 워크숍과 관련된 거의 모든 것들을 신경쓰고 처리해야 하는 Main-FT 경험은 Co-FT의 역량을 올릴 수 있는 무엇보다 중요한 기회이다. 그러나 Main-FT의 역할을 할 수 있는 역량을 갖추기에는 꽤 많은 시간이 필요하다. 필자의 경우 운이 좋아 입사한 지 한 달 만에 Main-FT 경험을 할 수 있었는데, 그 덕에 Co-FT 역할에서 필자가 할 수 있는 일들의 범위가 처음 Co-FT를 경험했을 때 보다는 훨씬 넓어졌다.

“서 있는 데가 바뀌면 풍경도 달라지는 거야.”

-《송곳》(최규석. 2017. 창비.)에서 구고신(안내상)의 명대사-

물론 위의 인용구는 기업 안에서의 계급체계에 대한 이야기이긴 하지만, Co-FT의 역량을 키울 수 있는 방법에 대해 위에서 소개한 《송곳》의 명대사보다 더 적절한 것이 있을까? 따라서, 퍼실리테이션 워크숍이나 미팅을 자주 진행하고 있는 조직이라면(일상적인 회의라도) 보조 업무를 맡은 이가 하루빨리 Main-FT를 경험할 수 있도록 하자.

‘요즘 기업’에서는 직원들에게 잘 쓰지 않는 말인 '주인의식을 가져라'는 말이 있다. Co-FT가 워크숍 진행에 더 잘 협력할 수 있게 위의 말을 바꿔보자면 다음과 같다.

'주인의식을 가지라고 강요하지 말고, 워크숍의 주인이 되게 하라.'

[1] 나라장터 : 공공기관이 발주하는 사업을 확인하고 입찰할 수 있는 복잡한 사이트로 사용에 익숙해져도 화가 난다(편집자 주).

[2] 편물 : 실이나 끈으로 뜨는 수공예 제품으로 장갑, 스웨터, 양말 등이 이에 속한다.

[3] Table-FT : Main-FT가 워크숍 전체를 이끌어간다면 Table-FT는 6~10명 정도 분임조로 구성된 각 테이블 내에서 토론을 진행한다.

글 에디터 D

퍼실리테이터로 일하며 수백건의 워크숍을 경험한 후, 책을 만드는 에디터이자 마케터로 일하고 있다. 조직의 문화와 리더에 주목하는 편이다. Systems thinking 입문서《생각의 미래》(지식노마드. 2016)를 공동 번역하기도 했다.