7. 재택 근무자를 위한 IT 지원 고려사항
재택근무를 시작하다
미국계 회사는 재택근무와 사무실 근무를 적절하게 유지할 것을 장려합니다. 한국 사무실은 다른 나라의 사무실에 비해 유독 출근율이 높아 경고를 받기도 합니다. 2015년 한국의 재택근무 비율을 높이기 위해 경영진들의 KPI가 부하 직원들의 재택근무 비율로 정해졌습니다. 직원들은 매니저와 상의하여 재택근무를 한 달에 두 번 이상 할 것을 권고받았습니다. 2015년 7월부터 재택근무가 본격적으로 시작했습니다.
직원들은 재택을 시작하자 무엇을 어떻게 해야 할 지 몰라 당황했습니다. 직원들은 이미 언제 어디서나 일을 할 수 있는 환경을 갖추고 있어서 외근이 잦은 직원들은 고객 미팅 전에 카페에서 일했습니다. 직원들은 흩어져 있는 사람들과 함께 일하는 것이 익숙하였지만, 집에서 혼자 일한다는 것이 심리적 부담으로 작용했습니다. 늘 하던대로 하면 된다고 생각했기에 직원과 IT 팀은 별도의 준비없이 재택근무를 받아들였습니다. 직원들은 업무용 랩톱, 스마트폰, 그리고 헤드셋 또는 이어셋을 그대로 활용하였고, 재택근무 전에 노트북과 스마트 폰에 설치된 앱을 확인하고, 랩톱에서 VPN 클라이언트가 잘 작동하는 지를 확인하는 것이 전부였습니다. 주요 애플리케이션은 4가지였습니다.
AnyConnect
외부에서 사내망에 접속할 수 있도록 제공하는 VPN 솔루션
Outlook (아웃룩)
회사 이메일 시스템으로 PC 및 스마트폰에서 확인 가능
Cisco Webex Teams (그룹 협업 공간)
PC 및 스마트폰 용 애플리케이션으로 채팅, 파일 전송, 화이트 보딩, 음성 및 영상 통화 기능을 제공하는 팀 협업 솔루션, 팀 단위 및 프로젝트 단위로 고정된 가상 회의실을 제공
Cisco Webex Meetings (개인 가상 회의실)
개인 가상 회의실, 직원 /파트너 /고객 누구와도 즉각적인 회의 가능
임원분들이나 재택근무가 잦은 직원들은 CVO (Cisco Virtual Office) 라우터와 데스크톱 전화기를 신청할 수 있습니다. CVO 라우터는 실제 회사까지 VPN을 자동으로 상시 연결하고, 직원들은 사무실의 책상과 동일한 업무 환경을 집에 만듭니다. 예를 들어, 미 국방부는 재택근무를 신청하는 직원들을 위해 CVO 전담팀이 집에 방문하여 네트워크 및 보안 관련 설정을 확인합니다. IT에 익숙하지 않은 직원들도 사무실과 동일한 수준의 업무 수준과 보안 환경을 제공합니다. 엄격한 보안 수준을 요구하는 한국 기업들은 임원이나 팀장급을 위한 CVO 전담팀과 같은 콘셉트를 벤치마킹할 필요가 있습니다.
재택근무의 아침
재택근무를 경험한 많은 직원들이 여유로운 아침을 좋아합니다. 아이들과 함께 아침식사를 하고 아이들을 학교에 등교시키고 책상 앉으면 9시입니다. 재택근무가 일하는 직원뿐만 아니라 가족들의 삶에도 많은 영향을 미칩니다.
재택근무자들은 9시부터 업무를 시작해도 되지만, 일반적으로 한 시간 정도 먼저 일을 시작하고, 한 시간 정도 늦게 업무를 마칩니다. 업무 성격에 따라 다르겠지만, 출퇴근 시간이 사라지면서 좀 더 업무 성과에 집중하는 경향을 보입니다.
랩톱과 스마트폰 그리고 인터넷 라인만 있으면 언제 어디서 업무를 시작할 수 있는 환경은 원격 근무와 재택근무를 가능하게 만듭니다. 직원들은 회사 사무실에서도 데스크톱 전화기 없이 PC의 소프트폰과 모바일의 스마트폰 앱으로 전화 통화를 합니다. 집에서도 마찬가지 환경이므로 불편을 느끼지 못합니다. 회사의 인트라넷에 접근할 수 있고 인터넷 속도만 느리지 않다면, 업무를 하는 공간은 큰 의미가 없습니다. 하지만, 통신 환경은 항상 신경을 써야 합니다.
재택 근무자를 위한 전화통화 환경
재택 근무자를 위한 전화 환경에서는 다음 기능이 반드시 고려되어야 합니다.
같은 회사 전화번호 사용
데스크톱 전화기, 데스크톱의 소프트폰, 스마트폰의 소프트폰이 같은 번호 체계를 사용해야 합니다. 직원이나 고객들은 회사 전화번호로 걸어도 수신하는 사람이 편하게 전화를 받을 수 있어야 합니다. 전화를 거는 사람이 상대방의 전화번호를 옮겨가면서 거는 것은 불편합니다.
통화 중인 호의 자유로운 이동
PC 소프트폰으로 통화 중인 호를 원클릭으로 스마트폰 앱으로 옮기거나, 스마트폰 앱으로 통화 중인 호를 PC 소프트폰으로 옮길 수 있어야 합니다. 물론, 다시 전화 걸기를 반복하면 되지만, 통화가 많은 직원들일 수록 불편합니다. 아무도 전화번호를 기억하지 못하기 때문에 자동 클릭 투 콜이 가능합니다.
SNR (Single Number Reach)
원넘버 서비스와 비슷한 개념으로 PC의 소프트폰과 스마트폰의 앱이 로그아웃 상태일 때 휴대폰 망으로 호출하는 기능입니다.
블루투스 이어셋 또는 유선 헤드셋
쉽게 간과하지만 가장 중요한 기능입니다. 특히 통화가 잦은 재택근무자들에게 성능 좋은 이어셋이나 헤드셋은 필수입니다.
재택근무자를 위한 회의 환경(직원들과의 미팅)
대면 회의가 익숙한 상황에서 음성 통화만 제공하는 것은 불편합니다. 특히, 직장 상사와 떨어져 있다는 정서적 거리감은 전화 통화로 채울 수 없습니다. 사무실에 있는 23" 디스플레이가 장착된 개인용 영상회의 단말인 DX80과 일대일 영상회의를 자주 진행합니다. 사무실의 동료들이 서로 같이 있기 때문에 영상통화의 장점을 잘 느끼지 못하지만, 멀리 떨어져 있는 직원은 전화통화보다 영상회의 솔루션이 훨씬 효과적입니다. 심리적 안정감과 자신의 업무 상태를 보여줄 수 있기 때문입니다.
동료가 저를 찾아 제 자리에 왔더라도 영상장비로 쉽게 회의를 시작합니다. 언젠가 A4지에 적힌 자료를 원격으로 필자에게 보여주면서 영상 회의를 하였습니다. Dx80의 카메라의 반전 기능이 없었다면 스캔을 떠서 메일로 주고받아야 할 내용이었습니다. 자주 사용하지 않는 기능이지만 재택근무를 하면서 자주 사용하게 되는 기능입니다.
사무실에서 예정된 미팅을 재택근무로 참석하기 어려울 때는 영상회의실을 이용합니다. 보통 회의실에 Room 55라는 영상회의 장비가 비치되어 있기 때문에 회의실에 오지 못하는 직원들은 영상회의 장비로 참석하도록 합니다. 회사 사무실로 온 협력업체 직원들과 출근 중인 동료들은 회의실에서 영상회의를 진행합니다. 재택근무자와 영상 통화는 많이 접할 기회가 없었기 때문에 자주 재택 이야기가 아이스브레이킹으로 활용됩니다.
재택근무자를 위한 회의 환경 (파트너사 및 고객)
자주 업무 협의를 하는 협력업체 직원들은 웹엑스 미팅이 익숙합니다. 각자 사무실에서 간단하게 URL을 클릭하는 것만으로도 영상회의를 진행할 수 있습니다. 특히, 자료를 같이 보면서 하는 대화나 미팅에 최적입니다. 회사의 모든 직원들은 개인 가상 회의실 (Personal Meeting Room)을 가지고 있어서 언제나 즉석에서 미팅을 시작합니다. 개인 가상 회의실은 항상 동일 주소를 이용하므로 자주 접속하는 주소나 개인 가상 회의실은 주로 외우고 있습니다.
재택 근무자를 위한 팀 커뮤니케이션
과거에는 같은 팀 또는 프로젝트 동료들과의 의사소통은 메일을 주로 사용하였습니다. 간단한 내용을 모두에게 공지하기 위고 진행사항을 근거로 남기기 위해 활용합니다. 시스코 웹엑스 팀즈는 카카오 단톡 방처럼 모두가 알아야 하는 내용을 실시간으로 공유하고 향후 근거 자료로 활용합니다. 시스코 웹엑스 팀즈를 업무에 적용하면서 변화된 것은 두 가지입니다. 하나는 이메일 사용량이 급격히 줄어든 것이고, 다른 하나는 팀 회의가 줄었습니다. 긴급하고 중요한 내용은 이미 시스코 웹엑스 팀즈 회의실에 공유되었기에 회의는 의사 결정을 위한 사항만을 점검합니다.
재택근무자를 위한 인트라넷 접속 환경
업무 성격에 따라 다르겠지만, 직원들은 주로 인터넷 검색이나 회사 자료를 검색하고 자료를 정리하거나 생성합니다. 좋은 자료들이 있는 회사의 지식 정보 데이터베이스에서 언제 어디서나 접속하여 자료를 공유할 수 있어야 합니다. 또한, 필요한 자료는 다운로드하여서 협력업체나 고객에 전달해야 합니다. 이런 업무 과정에서 사내 인트라넷 접속이 아주 중요합니다. 사내에서 확인할 수 있는 정보와 집에서 확인할 수 있는 정보가 동일하기 때문에 어디에서 업무를 해도 동일한 효과를 얻을 수 있습니다. 사람에 따라 자료를 만들고 정리하는 일이 사무실이 편한 사람이 있고, 카페가 편한 사람, 집이 편한 사람이 있을 뿐입니다.
스마트워크와 관련하여 많은 기업의 담당자를 만났습니다. 그들은 언제 어디서나 동일한 정보에 접속한다는 것이 얼마나 위험한지를 말합니다. 사무실에 출근하면 일을 시작하고 퇴근하면 일을 중단합니다. 언제 어디서나 일을 한다는 것은 언제 어디서나 영업비밀 (Trade Secret)이 노출된다는 의미로 받아들입니다. 보통 영업비밀로 보호되는 정보는 사무실에서도 접근이 불가능합니다. 임원들에 대한 수준의 보안을 일반 직원에게 까지 확대하여 아무것도 못하게 합니다.
영업 비밀에 대한 정의와 접근 권한에 대한 논의가 제대로 되지 못한 많은 기업은 모든 자료를 보호하기 때문에 스마트워크를 시작도 못합니다.
정리
주 52시간 근무제 강제와 유연 근무제 및 탄력 근무제의 확산으로 재택근무에 대한 관심이 어느 때보다 높습니다. 재택 근무자들은 반드시 두 가지가 필요합니다. 언제 어디서나 동일한 정보에 접근할 수 있는 권한과 편리한 회의 및 의사소통 환경입니다. 기본적인 두 가지가 없는 직원들은 사무실로 출근할 수밖에 없습니다. 마치 공장에 제조시설을 이용하기 위해 정시에 출근해서 정시에 퇴근하는 것처럼
재택 근무자들은 두 가지가 필요하다
언제 어디서나 동일한 정보에 접근할 수 있는 권한과
편리한 회의 및 의사소통 환경이다.
