22. 스마트워크 사무실 구조에 대한 몇 가지 오해
일하는 방식이 바뀌었습니다.
필자가 다니는 회사는 오래전부터 스마트워크 환경이 갖추어져 있습니다. 언제 어디서나 내가 원하는 기기로 업무를 볼 수 있습니다. 집에서 일하면 재택근무, 카페에서 일하면 원격근무, KTX에서 일하면 이동 근무입니다. 언제 어디서나 일할 수 있는 유비쿼터스 환경은 출퇴근 시간의 자유를 가져왔습니다. 집에서 늦게까지 일할 경우에는 다음날 재택을 하거나 늦게 출근합니다. 업무 시간은 전적으로 부하직원과 매니저간의 간단한 이메일이나 채팅으로 처리합니다.
회사의 IT 환경은 스마트워크를 지원할 수 있도록 구축되었지만, 사무실은 여전히 과거의 업무 환경에 맞추어진 구조입니다. 팀 단위로 일을 할 수 있도록 6명 정도가 서로 등을 맞대고 일을 합니다. 다른 팀과는 높은 칸막이로 분리되어 팀 단위 업무 집중도를 높입니다. 몇 년 전부터 본사를 시작으로 사무실을 리노베이션 하기 시작했고, 한국 사무실도 지난달부터 진행 중입니다.
사무실 리노베이션의 가장 큰 이유는 직원들이 일하는 방식이 과거와 달라졌기 때문입니다. 사무실 공간의 절반 정도가 회의실로 이루어져 있고, 영상회의나 독립 공간인 1인실도 많습니다. 그러나, 직원들은 회의실과 1인실이 여전히 부족하다고 말합니다. 아마도 사무실 전체를 회의실로 바꾸어도 부족하다고 할 것입니다. 반대로 직원에게 할당된 고정 좌석은 50% 이상 비어 있습니다. 현재의 사무실 구조와 일하는 방식의 차이가 큽니다.
사무실 구조와 일하는 방식의 차이가 너무 크다
회사는 밀레니얼 세대의 일하는 방식에 대해 고민하여 Activity based Workspace 환경을 제안했습니다. 기존의 사무실 구조와 달리 업무에 따라 각자가 자리를 선택하고 누구나 빈자리를 선택해 앉을 수 있습니다. 아직도 10년 또는 20년 전의 업무 방식을 고집하는 기업들이 있습니다. 직원들의 PC는 랩탑으로 바뀌었고, 아날로그 탁상 전화기는 인터넷 전화기로 바뀌었습니다. 사람도 베이비부머 세대에서 밀레니얼 세대로 바뀌었습니다. 이제는 밀레니얼 세대에게 맞는 스마트워크 환경과 사무실 구조가 필요합니다.
나이 많은 X 세대들 중에 스마트워크를 접해보지 않은 분들이 스마트워크를 위한 사무실 구조에 대해 가지는 몇 가지 오해가 있습니다.
Myth #1 책상에서 90%의 업무 시간을 보낸다
직원들은 하루 중 많은 시간을 회사에서 보냅니다. 외근을 자주 하는 영업직이 아니라면 90%의 업무 시간을 책상에 앉아서 보낸다고 생각합니다. 그러나, 회사는 시간대별로 책상에 앉아 있는 직원의 숫자를 지속적으로 확인하였습니다. 결과는 평균 54% 정도의 직원만이 자리에 앉아 있었습니다. 직원들은 회의실이나 휴게실 등 자신의 책상이 아닌 다른 공간에서 업무를 하고 있었습니다.
평균 54%의 직원만이 자신의 책상에 앉아 있다
직원들은 실제 팀 단위 프로젝트를 위해 다른 사무실에 파견되거나 다른 팀과 함께 회의실에서 보내는 시간이 많았습니다. 직원들은 이미 업무에 따라 공간을 선택하고 있었습니다.
Myth #2 매일 책상을 깨끗이 청소하는 것은 실용적이지 않다.
책상 위에 개인 물품이 잔뜩 쌓여 있다면, 매일 물건을 정리하고 청소한다는 것은 쉽지 않습니다. 하지만, 꼭 필요한 물품만 책상에 가져와 업무를 보고 다시 사물함에 넣는다면, 매일 책상을 깨끗이 청소할 수 있습니다. 깨끗한 책상은 모두와 함께 사용할 수 있고 더욱 안전한 근무 환경을 만듭니다.
자율 좌석제는 매일 책상을 깨끗이 청소한다
Myth #3 좋은 자리를 차지하기 위해서는 일찍 출근한다
사람들은 고정 좌석이 없어지면 제일 먼저 일찍 출근해서 좋은 자리를 차지해야 한다고 생각합니다. 실제로 많은 사람들이 그렇게 업무를 시작합니다. 하지만, Activity based Workspace 환경에서는 꼭 그럴 필요가 없습니다. 오늘 해야 할 업무가 무엇인지에 따라 자리를 선택합니다. 영상회의가 많은 날인지, 혼자 집중해서 자료를 만들어야 하는 날인지, 가상 팀원들과 한자리에 모여 긴 회의를 해야 하는 날인지에 따라 다릅니다.
그래서, 스마트워크가 적용된 사무실은 먼저 온 사람들이 자리를 차지하는 터치다운(Touchdown) 지역, 집중된 업무 환경이 제공되는 일반 책상 (Workstations) 지역, 여러 직원들과 공동 작업을 할 수 있는 열린 협업 공간 (Open Collaboration Spaces) 지역, 그리고 1-2명이 영상회의를 할 수 있는 작은 허들 룸 (Huddle Room) 지역, 큰 독립 회의실이 많은 지역으로 구분합니다.
Myth #4 사무실에 내 책상도 자리도 없이 방황한다
새로은 스마트워크 환경에서는 업무 시간을 스스로 유연하게 선택합니다. 자기 결정권이 강화된 업무환경에 직원들이 혼란스러울 수 있지만, 점차 자신의 업무 스타일에 맞는 방법을 찾아갑니다. 자리를 찾는 과정에서 오늘 함께 일해야 할 동료들을 만나게 됩니다. 오늘 하루를 보낼 고정 좌석이 아니라 지금 업무가 무엇인 지에 따라 자리를 결정합니다.
자신의 팀이나 친한 동료들에게 자리를 잡아 줄 것을 부탁하기도 하지만, 정책으로 본인만이 자리를 맡을 수 있습니다. 또한, 하루 종일 고정 자리에서 정해진 사람들과 일하는 것이 아닙니다. 업무 목적에 따라 동료들과 일정과 장소를 예약해서 만납니다. 가끔은 새로운 동료들과 만나서 인사하고 점심도 같이 하면서 서로를 알아가는 일이 더 자주 생길 것입니다. 주변에 아무도 없는 자리에서 혼자 앉아 일할 수도 있습니다.
오늘 하루를 보낼 고정 좌석이 아니라
지금 업무가 무엇인지에 따라 자리를 결정합니다.
정리
지금은 베이버 부모 세대가 은퇴하고 65년부터 80년 생들인 X 세대가 왕성하게 일하고 있습니다. 새로운 밀레니얼 세대들이 회사에 빠르게 입사합니다. 베이비부머 세대들도 X 세대가 사회에 진입했을 때 새로운 업무 환경에 적응해야 했습니다. 지금은 X 세대가 새로운 업무 환경에 적응해야 합니다. 단지 경험하지 못해 생기는 두려움일 뿐입니다.
