원격 근무자 관리 안내서
A Guide to Managing Your Remote Workers
이 글은 바바라 Z. 라손, 수잔 R. 브로맨, 에린 E. 마커리우스가 2020년 3월 하버드 비즈니스 리뷰에 게재하였습니다. 신종 코로나 바이러스의 세계 대유행에 따라 익숙지 않은 재택근무를 하는 직원을 관리하는 방법을 정리하였습니다. 하버드 비즈니스 리뷰는 COVID-19 관련된 자료를 무료로 오픈하고 있습니다.
A guide to Managing Your (Newly) Remote Workers
원격 근무자 관리 안내서
In response to the uncertainties presented by Covid-19, many companies and universities have asked their employees to work remotely. While close to a quarter of the U.S. workforce already works from home at least part of the time, the new policies leave many employees — and their managers — working out of the office and separated from each other for the first time.
COVID-19에 대응하기 위해 많은 기업들과 대학들은 직원들에게 원격 근무를 요청하였습니다. 4분의 1에 가까운 미국의 노동자들은 이미 원격 근무를 시작했지만, 새로운 정책은 처음으로 직원들과 관리자들이 서로 떨어진 채로 사무실 밖에서 일하게 하였습니다.
Although it is always preferable to establish clear remote-work policies and training in advance, in times of crisis or other rapidly changing circumstances, this level of preparation may not be feasible. Fortunately, there are specific, research-based steps that managers can take without great effort to improve the engagement and productivity of remote employees, even when there is little time to prepare.
비록 분명한 원격 근무 정책과 교육을 미리 준비하는 것이 필요하지만, 급변하는 환경과 위기 상황에서 사전 준비는 실현하기 어렵습니다. 다행히도, 관리자들이 큰 노력 없이 이행할 수 있는 구체적인 단계적 접근 방법이 있습니다. 이 방법론은 준비할 시간이 거의 없을 때조차도 원격 근무자의 생산성과 참여를 개선시킬 수 있습니다.
Common Challenges of Remote Work
재택근무자들의 일반적인 문제점들
To start, managers need to understand factors that can make remote work especially demanding. Otherwise high-performing employees may experience declines in job performance and engagement when they begin working remotely, especially in the absence of preparation and training. Challenges inherent in remote work include:
우선, 관리자들이 원격 근무를 힘들게 하는 것들을 이해해야 합니다. 그렇지 않으면 우수한 직원들이 준비와 교육 없는 상태에서 원격 근무를 시작할 때 직무 수행과 참여도가 저하될지도 모릅니다. 원격 근무에 도전과제들은 다음과 같습니다.
Lack of face-to-face supervision: (부족한 대면 감독)
Both managers and their employees often express concerns about the lack of face-to-face interaction. Supervisors worry that employees will not work as hard or as efficiently (though research indicates otherwise, at least for some types of jobs). Many employees, on the other hand, struggle with reduced access to managerial support and communication. In some cases, employees feel that remote managers are out of touch with their needs, and thereby are neither supportive nor helpful in getting their work done.
관리자와 직원들 모두 부족한 대면 상호 작용에 대해 우려를 표시합니다. 관리자들은 직원들이 열심히 또는 효율적으로 일하지 않을 까 봐 걱정합니다. (연구는 적어도 업무 형태에 따라 그렇지 않다고 말합니다) 반면에 많은 직원들은 줄어든 관리적인 지원과 소통으로 고생합니다. 경우에 따라 직원들은 원격 관리자들이 요청사항을 제대로 처리하지 못한다고 느낍니다. 그러므로 업무를 끝내는 것에 도움이 되지 않습니다.
Lack of access to information: (부족한 정보 접근성)
Newly remote workers are often surprised by the added time and effort needed to locate information from coworkers. Even getting answers to what seem like simple questions can feel like a large obstacle to a worker based at home.
신규 재택근무자들은 종종 동료들의 정보를 찾기 위해 늘어난 시간과 노력에 놀랍니다. 간단한 질문에 대한 답을 찾는 것조차 재택근무자에게 큰 장애물처럼 여겨집니다.
This phenomenon extends beyond task-related work to interpersonal challenges that can emerge among remote coworkers. Research has found that a lack of “mutual knowledge” among remote workers translates to a lower willingness to give coworkers the benefit of the doubt in difficult situations. For example, if you know that your officemate is having a rough day, you will view a brusque email from them as a natural product of their stress. However, if you receive this email from a remote coworker, with no understanding of their current circumstances, you are more likely to take offense, or at a minimum to think poorly of your coworker’s professionalism.
이런 현상은 태스크 관련 업무를 넘어 원격으로 일하는 동료들 사이에서 발생할 수 있는 인간관계 문제까지 확대됩니다. 연구에 따르면 원격 근무자들 간의 상호 지식이 부족하면 어려운 상황에서 동료를 믿어주려는 의향이 더 낮아지는 것으로 나타났습니다. 예를 들면, 사무실에서 근무하는 직원이 힘든 하루를 보낸다는 것을 알고 있다면, 전자 이메일에서 스트레스를 느낄 수 있습니다. 그러나, 원격에서 일하는 근무자들의 현재 상황에 대한 이해 없이 이런 이메일을 받는다면, 최소한 동료의 전문성을 의심하거나 화를 내는 것 같다고 느낄 것입니다.
Social isolation: (사회적 고립)
Loneliness is one of the most common complaints about remote work, with employees missing the informal social interaction of an office setting. It is thought that extraverts may suffer from isolation more in the short run, particularly if they do not have opportunities to connect with others in their remote-work environment. However, over a longer period of time, isolation can cause any employee to feel less “belonging” to their organization, and can even result in increased intention to leave the company.
외로움은 원격 근무의 가장 일반적인 불만 중 하나입니다. 직원들은 사무실에서 벌어지는 비공식적인 사회적 상호작용을 놓치고 있습니다. 외향적인 사람들은 단기간에 고립감에 고통받을지도 모릅니다. 특히 그들이 원격 근무 환경에서 다른 사람들과 접촉할 기회가 없다면. 어쨌든 원격 근무가 오랜 시간 지속된다면, 어떤 직원들이라도 조직에 대한 소속감이 낮아지는 것을 느낄 것이고 이직하려는 의사가 증가될 것입니다.
Distractions at home: (집에서 집중을 방해하는 것들)
We often see photos representing remote work which portray a parent holding a child and typing on a laptop, often sitting on a sofa or living-room floor. In fact, this is a terrible representation of effective virtual work. Typically, we encourage employers to ensure that their remote workers have both dedicated workspace and adequate childcare before allowing them to work remotely. Yet, in the case of a sudden transition to virtual work, there is a much greater chance that employees will be contending with suboptimal workspaces and (in the case of school and daycare closures) unexpected parenting responsibilities. Even in normal circumstances family and home demands can impinge on remote work; managers should expect these distractions to be greater during this unplanned work-from-home transition.
우리는 종종 부모들이 거실 바닥이나 소파에 앉아서 아이들을 안고 랩탑에 타이핑하는 모습이 담긴 사진들을 봅니다. 사실 이것은 효과적인 가상 업무 환경에 대한 끔찍한 묘사입니다. 일반적으로, 경영진들이 직원들이 원격 근무를 시작하기 전에 집에 전용 근무 공간과 보육 공간을 갖도록 보장합니다. 그러나, 갑작스러운 가상 업무 환경으로의 전환은 직원들이 최적의 업무 공간과 (학교 및 보육 시설 폐쇄에 의한) 예기치 않은 보육 책임에 직면해 있을 가능성을 훨씬 크게 합니다. 정상적인 상황에서 조차도 가족들과 가정사들은 원격 근무에 영향을 줄 수 있습니다. 관리자들은 계획되지 않은 원격 근무 전환 기간 동안 이런 장애물들이 더 큰 문제를 일으킬 것을 예상해야 합니다.
How Managers Can Support Remote Employees
관리자들이 원격 근무자를 지원할 수 있는 방법
As much as remote work can be fraught with challenges, there are also relatively quick and inexpensive things that managers can do to ease the transition. Actions that you can take today include:
원격 근무는 여러 가지 문제점들로 인해 엉망이 될 수 있는 만큼 관리자가 이 전환을 쉽게 할 수 있는 비교적 빠르게 저렴한 방법들이 있습니다. 관리자들이 오늘 취할 수 있는 조치들은 다음과 같습니다.:
Establish structured daily check-ins: 매일 원격근무자들과 통화하라
Many successful remote managers establish a daily call with their remote employees. This could take the form of a series of one-on-one calls, if your employees work more independently from each other, or a team call, if their work is highly collaborative. The important feature is that the calls are regular and predictable, and that they are a forum in which employees know that they can consult with you, and that their concerns and questions will be heard.
많은 성공적인 관리자들은 원격 근무자들과 통화를 합니다. 직원들이 서로 더 독립적으로 일하는 경향이 있다면 일련의 일대일 통화일 수도 있고, 직원들이 공동작업을 많이 한다면 팀 회의일 수도 있습니다. 중요한 것은 통화나 회의가 규칙적이고 예측 가능해야 한다는 것입니다. 직원들이 관리자와 상담할 수 있다는 사실을 알고 있다면, 그들은 우려와 궁금한 점들을 질문할 것입니다.
Provide several different communication technology options:
(이메일, 채팅, 전화, 영상회의 등의 다양한 커뮤니케이션 수단을 제공하라)
Email alone is insufficient. Remote workers benefit from having a “richer” technology, such as video conferencing, that gives participants many of the visual cues that they would have if they were face-to-face. Video conferencing has many advantages, especially for smaller groups: Visual cues allow for increased “mutual knowledge” about coworkers and also help reduce the sense of isolation among teams. Video is also particularly useful for complex or sensitive conversations, as it feels more personal than written or audio-only communication.
이메일만으로는 충분하지 않습니다. 원격 근무자들은 화상회의와 같은 더 풍부한 커뮤니케이션 수단을 통해 혜택을 얻습니다. 화상회의는 원격 근무자들이 직접 대면할 때 얻을 수 있는 시각효과를 줄 수 있습니다. 화상회의는 소규모 그룹에게 더 많은 이점을 제공합니다. 시각효과는 동료에 대한 "상호 지식"을 증가시키고, 팀원 들간의 고립감을 줄여줍니다. 영상은 문서나 음성 통신보다 더 개인적으로 느껴지므로 복잡하고 민감한 대화에 유용합니다.
There are other circumstances when quick collaboration is more important than visual detail. For these situations, provide mobile-enabled individual messaging functionality (like Slack, Zoom, Microsoft Teams, etc.) which can be used for simpler, less formal conversations, as well as time-sensitive communication.
빠른 협업이 시각적인 효과보다 더 중요할 때가 있습니다. 슬랙, 줌, 마이크로소프트 팀즈, 시스코 팀즈, 등과 같은 모바일 중심의 개별 메시징 기능을 제공해야 합니다. 이것들은 더 단순하고 덜 공식적이고 시간에 민감한 소통에 사용됩니다.
If your company doesn’t have technology tools already in place, there are inexpensive ways to obtain simple versions of these tools for your team, as a short-term fix. Consult with your organization’s IT department to ensure there is an appropriate level of data security before using any of these tools.
만일 회사가 아직 커뮤니케이션 도구를 제공하지 않았다면, 단기간 팀원들이 사용할 수 있는 저렴한 단순 버전을 구할 수 있습니다. 협업 도구를 사용하기 전에 적절한 수준의 보안이 있는 지를 확인하기 위해 IT 담당자에게 문의하세요
And then establish “rules of engagement”: (참여 규칙을 정하라)
Remote work becomes more efficient and satisfying when managers set expectations for the frequency, means, and ideal timing of communication for their teams. For example, “We use videoconferencing for daily check-in meetings, but we use IM when something is urgent.” Also, if you can, let your employees know the best way and time to reach you during the workday (e.g., “I tend to be more available late in the day for ad hoc phone or video conversations, but if there’s an emergency earlier in the day, send me a text.”) Finally, keep an eye on communication among team members (to the extent appropriate), to ensure that they are sharing information as needed.
관리자가 팀의 의사소통 빈도, 수단 및 타이밍에 대한 기대치를 설정하면 원격 근무가 더 효과적이고 더 만족스럽습니다. 예를 들면, "매일 체크인 미팅을 위해 영상회의를 사용하지만, 긴급한 경우에는 IM(채팅)을 사용합니다." 또한 가능하다면 근무 시간 동안 당신에게 연락할 수 있는 가장 좋은 방법과 시간을 직원들에게 알려 주세요. (예, 저는 늦은 오후에 전화나 영상회의를 더 많이 활용하는 경향이 있지만, 오전에 긴급 상황이 있을 때는 문자를 주세요). 마지막으로 팀원들 간의 의사소통에 주의를 기울여 필요한 만큼 정보를 공유하고 있는지 확인하세요.
We recommend that managers establish these “rules of engagement” with employees as soon as possible, ideally during the first online check-in meeting. While some choices about specific expectations may be better than others, the most important factor is that all employees share the same set of expectations for communication.
우리는 관리자들이 가능한 한 빨리 "참여 규칙"을 직원들과 설정할 것을 추천합니다. 가장 좋은 때는 처음 온라인 체크인 회의에서 하는 것이 좋습니다. 가장 중요한 것은 모든 직원들이 의사소통에 대한 동일한 기대치를 공유하는 것입니다.
Provide opportunities for remote social interaction: (원격 사회적 상호 작용에 기회를 제공하라)
One of the most essential steps a manager can take is to structure ways for employees to interact socially (that is, have informal conversations about non-work topics) while working remotely. This is true for all remote workers, but particularly so for workers who have been abruptly transitioned out of the office.
관리자가 취할 수 있는 가장 기본적인 단계 가운데 하나는 직원들이 원격 근무 기간에 사회적으로 상호 작용할 수 있는 방법을 체계화하는 것입니다. (즉, 업무가 아닌 캐주얼한 대화를 할 수 있는). 이것은 모든 원격 근무자들을 위한 것이지만, 특히 갑자기 사무실에 출근하지 못하게 된 근무자들을 위한 것입니다.
The easiest way to establish some basic social interaction is to leave some time at the beginning of team calls just for non-work items (e.g., “We’re going to spend the first few minutes just catching up with each other. How was your weekend?”). Other options include virtual pizza parties (in which pizza is delivered to all team members at the time of a videoconference), or virtual office parties (in which party “care packages” can be sent in advance to be opened and enjoyed simultaneously). While these types of events may sound artificial or forced, experienced managers of remote workers (and the workers themselves) report that virtual events help reduce feelings of isolation, promoting a sense of belonging.
기본적인 사회적 상호 작용을 설정하는 가장 쉬운 방법은 팀 회의 시간에 업무 이외의 항목에 대한 시간을 가지는 것입니다. (예를 들면, "우리는 서로를 캐치업할 수 있는 시간을 가질 것입니다. 주말은 어땠나요?). 다른 방법은 가상 피자 파티(화상 회의 시 피자가 모든 팀 구성원에게 전달)나 가상 오피스 파티(케어 패키지를 통해 동시에 시작하고 즐길 수 있는 파티)가 있습니다. 이런 종류의 이벤트는 인위적이거나 강제적인 것처럼 들릴 수 있지만, 경험 많은 원격 근무자를 관리하는 사람들은 가상 이벤트가 고립감을 줄이고 소속감을 높이는 데 도움이 된다고 보고합니다.
Offer encouragement and emotional support: (격려와 정서적 지원을 제공하라)
Especially in the context of an abrupt shift to remote work, it is important for managers to acknowledge stress, listen to employees’ anxieties and concerns, and empathize with their struggles. If a newly remote employee is clearly struggling but not communicating stress or anxiety, ask them how they’re doing. Even a general question such as “How is this remote work situation working out for you so far?” can elicit important information that you might not otherwise hear. Once you ask the question, be sure to listen carefully to the response, and briefly restate it back to the employee, to ensure that you understood correctly. Let the employee’s stress or concerns (rather than your own) be the focus of this conversation.
특히 갑작스럽게 원격 근무로 전환되는 상황에서, 관리자가 스트레스를 인지하고 직원들의 불안과 우려를 듣고, 그들의 고군분투에 공감하는 것은 중요합니다. 만일 신규 원격 근무자들이 고군분투 중이지만 스트레스와 불안을 말하지 않는 경우, 직원들이 어떻게 하고 있는 지를 물어보세요. "지금까지 원격 근무는 잘 되고 있나요?"와 같은 일반적인 질문조차도 당신이 전혀 들을 수 없을지도 모르는 중요한 정보를 제공합니다. 질문을 한 후에 주의 깊게 대답을 듣고 간단하게 직원에게 다시 말하여 정확히 이해했는 지를 확인하세요. 직원들의 스트레스와 우려가 대화의 초점이 되게 하세요.
Research on emotional intelligence and emotional contagion tells us that employees look to their managers for cues about how to react to sudden changes or crisis situations. If a manager communicates stress and helplessness, this will have what Daniel Goleman calls a “trickle-down” effect on employees. Effective leaders take a two-pronged approach, both acknowledging the stress and anxiety that employees may be feeling in difficult circumstances, but also providing affirmation of their confidence in their teams, using phrases such as “we’ve got this,” or “this is tough, but I know we can handle it,” or “let’s look for ways to use our strengths during this time.” With this support, employees are more likely to take up the challenge with a sense of purpose and focus.
정서적 지능과 정서적 전염에 대한 연구는 직원들이 급변하는 상황이나 위기에 대처하는 방법에 대한 단서를 관리자에게 찾고 있다고 말합니다. 만일 관리자가 스트레스와 무력감을 전달한다면, 다니얼 골리만이 "세속 효과"라고 부르는 것이 나타납니다. 효율적인 리더는 두 가지 방향으로 접근합니다. 어려운 상황에서 직원들이 느낄지도 모르는 스트레스와 불안을 인지하고 "우리는 이것을 얻었습니다." 또는 " 이것은 힘들지만 우리가 처리할 수 있다는 것을 압니다." 또는 "이 과정에서 우리의 강점을 사용할 수 있는 방법을 찾을 것입니다."와 같은 문장을 사용하여 팀에 대한 자신감을 확언합니다. 이런 지원으로 직원들은 일치된 목적을 향해 문제점들을 해결할 가능성을 높입니다.
We’ll add our own note of encouragement to managers facing remote work for the first time: you’ve got this. Let us know in the comments your own tips for managing your remote employees.
우리는 처음으로 원격 근무에 직면한 관리자들에게 격려의 메시지를 전할 것입니다. 원격 근무자들을 관리하기 위한 팀을 댓글로 알려주세요
