35. 허들룸의 시대, 어떻게 꾸밀 것인가?
개방형 작업 공간의 증가로 팀원들이 함께 협업할 수 있는 허들룸의 수요가 급증하고 있습니다. 허들룸은 5명 이하의 사람들이 모여서 회의를 할 수 있는 회의실 또는 개방형 공간입니다. 허들 공간은 사무실의 자투리 공간을 효과적으로 활용합니다.
허들룸 구축 유형 세 가지
비대면 업무 환경이 확대되면서 직원들은 직원, 협력업체, 고객과의 회의를 영상회의 단말이나 클라우드 기반의 웹미팅 솔루션으로 진행합니다. 영상회의는 일반적으로 30분에서 한 시간 이상 장시간 진행됩니다. 주변의 동료들에게 피해를 줄 수 있으므로 자리에서 영상회의를 하는 것은 쉽지 않습니다. 즉, 자신의 책상에서 벗어난 다른 공간이 필요합니다.
COVID-19 이전에는 주로 대형 회의실에서 영상회의 장비를 배치하였습니다. 허들룸이 없는 사무실들은 2-3명의 직원들이 몇 시간 동안 대형 회의실을 점유하는 구조입니다. 허들룸에 대한 직원들의 요구가 급증하면서 IT 부서들은 허들룸에 영상회의 및 자료 공유가 가능한 시스템을 구축하기 시작했습니다. 크게 3 가지 유형으로 나눌 수 있습니다.
1) 허들룸에서 노트북으로 영상회의
직원들은 노트북을 가지고 허들룸에 있는 카메라, 스크린, 스피커, 마이크 등을 직접 연결합니다. 영상회의는 노트북에 설치된 웹엑스나 줌 등의 클라우드 솔루션이나 기타 회사가 제공하는 영상회의 소프트웨어를 이용합니다. 대표적인 장비는 시스코 웹엑스 룸킷 미니 USB, 로지텍 미트업, 폴리콤 RealPresence 등이 있습니다.
미팅을 하기 10분 전에 모든 시스템을 노트북에 연결하고 점검해야 합니다. 노트북 특성에 따라 스피커, 마이크, 카메라 연결이 잘 안 될 수 있습니다.
2) 싱글 벤더 시스템의 영상회의
자료를 공유할 직원만 노트북이나 스마트폰을 가지고 허들룸에 입장합니다. 영상회의 단말에 이미 마이크, 스피커, 카메라가 내장된 일체형 제품입니다. 노트북과 스마트폰에 같은 제조사의 소프트웨어를 설치합니다. 따라서, 영상회의 장비와 노트북이 자동으로 페어링 되어 손쉽게 자료 공유를 합니다. 대표적인 장비는 시스코 웹엑스 보드, 시스코 웹엑스 룸키, 라이프사이즈 아이콘 등이 있습니다.
미팅을 시작하기 전에 점검할 것은 없습니다. 노트북의 특성에 상관없이 회의를 진행합니다.
3) 멀티 벤더 시스템의 영상회의
카메라, 마이크, 스피커가 모두 USB로 별도로 제공될 수 있고 한 제조사가 하드웨어를 모두 제공할 수도 있습니다. 스마트폰이나 노트북에 별도 제조사의 앱을 사용합니다. 대표적으로 USB 카메라, 마이크, 시스코 제조업체인 로지텍과 폴리 등이 대표적이고, 소프트웨어는 마이크로소프트가 대표적입니다.
허들룸 구현을 위한 총 TCO 조사
2019년 Q3에 Nemertes Research는 주로 250인 이상인 약 100 여개의 기업에서 허들룸 관련 데이터를 수집하였습니다 허들룸 공간에 영상회의 및 자료 공유 등의 기능을 지원하기 위한 실제 비용, 허들룸의 크기 등과 실제 구축 비용을 조사하였습니다.
비용은 크게 3가지로 나누었습니다. Capital은 카메라, 마이크, 스피커, 코덱, 디스플레이 및 하드웨어를 포함한 가격입니다. Implementation은 실제 구축 비용입니다. Operational은 직원들의 지원 시간, 장비의 년간 유지보수, 엔지니어 호출 비용, 사용자 교육 등의 비용이 포함됩니다.
결과적으로 장비 구입 비용과 초기 설치 비용은 전체 비용에 작은 부분을 차지하였습니다. 전체 운영 비용까지 포함한 총 소유비용 (TCO, Total Cost Ownership)을 따져보았습니다.
싱글 벤더를 활용하면 5년 TCO가 약 10% 절감할 수 있습니다. 얼마 전에 출시된 시스코 룸킷 미니 USB는 장비 구매 비용을 $2,899로 줄이면서 5년 TCO 전체 비용을 17,716 달러로 줄였습니다. 결과적으로 29%를 절감할 수 있습니다. 또한 싱글 벤더 솔루션은 장애 포인트가 줄어들 수 있습니다. 멀티 벤더 솔루션은 스크린, 카메라, 스피커, 제어판, 키보드 및 소프트웨어 실행을 위한 별도의 PC까지 복잡합니다.
1-2인용 작은 허들룸(콰이어트 룸)도 중요하다
열린 사무실 공간을 만들면서 전화통화를 할 경우 상대방에게 소음이 발생할 수 있습니다. 임원들은 별도의 업무 공간이 확보되지만, 일반 직원들은 전화 통화를 위해 엘리베이터나 계단으로 뛰어갑니다. 전화통화는 간단하겠지만 영상 통화는 보통 30분 이상 길어집니다. 따라서, 4-5인을 위한 허들룸과 함께 1-2인이 참석할 수 있는 콰이어트 룸도 중요합니다.
콰이어트룸에서는 영상회의가 가능한 공간입니다. 영상회의를 위해 대형 모니터를 설치할 필요가 없습니다. 24인치 또는 27인치 정도의 모니터면 충분합니다.
영상 통화를 하지 않을 때 노트북의 일반 모니터로 활용합니다. 콰이어트 룸은 복잡하지 않은 단순한 구조입니다. 단순 전화통화를 위해서도 쉽게 점유할 수 있어야 합니다.
정리하며
자신이 업무 책상 바로 옆에 구축된 허들룸과 콰이어트룸은 별도로 예약을 하지 않습니다. 필요한 사람들이 언제든지 문을 열면 바로 사용할 수 있고, 안에 누가 있는 지를 바로 확인할 수 있습니다. 허들룸은 예약이 가능한 다른 어떤 회의실보다 사용률이 높습니다. 비대면 업무 환경이 늘어나면서 다른 사람들과 영상회의가 급격히 늘어나고 있기 때문입니다.
허들룸은 장시간 사용하는 것을 방지하기 하여 활용도를 높입니다. 강제로 직원들의 사용시간을 제한하기보다는 전원 케이블을 연결하는 콘센트를 두지 않는 방식으로 자연스럽게 회의실을 비우게 할 수 있습니다.
