34. 재택근무시대, 사무실이 진화한다.
미국 컴퓨터 업체 IBM 은 1993년 사무실 이외의 공간에서 일할 수 있는 근무제를 채택하였고, 2017년 전체 직원 38만 명 중에 약 40% 직원이 재택근무를 하였습니다. IBM은 미국에서 사무실 임대 비용만 연간 1억 달러를 절감하였습니다. 하지만, 2017년 IBM은 재택근무를 폐지하였습니다. 2013년 야후가 재택근무를 폐지하였고, 뱅크 오브 아메리카, 보험회사 애트나, 레딧과 베스트바이와 같은 인터넷 기업들도 재택근무를 줄이기 시작했습니다.
아이러니하게도 구글, 페이스북, 애플 등과 같은 실리콘밸리의 혁신 기업들은 사무실 근무를 강조합니다. 그들은 맛있는 음식을 파는 식당, 무료 간식 서비스, 휴게 시설, 유치원 등을 사무실에서 제공합니다. 직원들이 출근하여 사무실에서 오래 머물도록 유도합니다. 재택근무를 늘리던 미국의 기업들이 다시 사람들을 사무실로 불러 모으는 이유는 무엇일까요?
실리콘밸리의 혁신 기업들은 직원들이 자주 만날수록 협업이 잘 된다고 판단합니다. 사무실은 모든 직원들이 앉아서 일할 수 있도록 책상을 다닥다닥 붙여서 배치하는 구조에서 벗어나 사람들이 협업할 수 있는 구조로 바뀌었습니다. 예를 들어, 애니메이션 제작사인 픽사의 사옥은 건물 중앙에 대형 화장실을 만들었고, 애플 사옥은 도넛 모양으로 만들었습니다. 사무실이 바뀌는 이유는 직원들이 우연하게 만날 수 있는 기회를 늘리기 위해서입니다. 서로가 만나서 대화하고 정보를 공유하면서 새로운 아이디어를 만들고 추진합니다. 인간은 사회적 동물이고, 창의성은 함께 할 때 발현됩니다.
실리콘 밸리의 혁신 기업들 뿐만 아니라 유럽과 미국의 기업들은 오래전부터 재택근무와 사무실 근무를 병행하였습니다. 재택근무만 하는 기업도 적고 사무실 근무만 하는 기업도 적습니다. 두 근무 형태가 조화를 이룰 때 업무 생산성이 극대화됩니다.
재택근무의 장점은 통근 시간과 교통비를 절감하는 것입니다. 재택근무의 업무 효율은 사무실 근무와 비슷하거나 더 높습니다. 재택근무의 단점은 일과 휴식의 경계가 모호하고, 직원들이 소외감과 불안감을 느끼는 것입니다.
재택근무의 단점과 사무실 근무의 단점을 극복하는 방법이 있습니다. 일주일을 전부 재택근무를 하는 것이 아니라 2~3일은 사무실 근무를 병행하는 것입니다. 사무실 출근은 직원의 소외감과 불안감을 해소하고 정보를 교환할 수 있습니다. 직원들은 업무에 따라 사무실 또는 재택을 선택적으로 합니다.
Never Go Back - 뉴 노멀
많은 기업들이 아직도 재택근무가 일시적이라 생각하고 전문가들은 신종 코로나 바이러스 이전의 상태로 돌아갈 수 없는 New Normal이라고 합니다. 무엇이 맞을까요?
2020년 올해 초 강제로 시작된 재택근무에 기업들은 준비된 것이 없었고, 직원들은 당황했습니다. 어떤 기업들은 스마트폰 한 대만 믿고 재택근무를 했습니다. 망분리로 인해 외부에서 업무환경에 접속할 수 없었고, 랩탑이나 노트북도 지급하지 못했기 때문입니다. 2020년 올해 말 지금은 상황이 많이 달라졌습니다. 재택근무에 적응하지 못했던 수많은 사람들이 재택근무의 장점을 몸소 체험했습니다. 사회적 거리두기가 1 단계로 완화되면서 재택근무를 중단하는 것을 아쉬워합니다.
사무실 근무 이외의 방법을 몰랐던 사람들의 인식이 바뀌었습니다. 사무실 근무를 여전히 강조하는 임원들이 있습니다. 그러나, 이제는 낡은 생각일 뿐입니다. 재택근무는 기업의 새로운 경쟁력입니다. 과거 우수한 신입사원들이 점심이 더 맛있는 회사를 선택한 것처럼 재택근무가 활성화된 기업을 선택할 것입니다. 미국과 유럽의 우수 인재들이 기업 선택의 조건에 재택근무는 거의 필수 항목입니다. Never Go Back, 절대로 과거로 되돌아 갈 수 없습니다. 도시의 미세먼지는 크게 줄었고, 출퇴근에 시간을 낭비할 필요가 없고, 직원들은 집에서 업무에 집중하는 법을 배웠습니다. COVID-19 판데믹이 정말 종식된 후에도 우수한 직원들은 재택근무를 지원하지 않는 기업을 기피할 것입니다.
사무실이 진화한다. 모든 곳과 연결된 사무실
기업이 재택근무를 경쟁 우위로 유지하기 위해서는 사무실의 변화가 필요합니다. 미국의 실리콘 밸리의 혁신 기업들에서 사무실의 미래 모습을 찾을 수 있습니다. 첫째, 우연한 만남이 자주 이루어지는 사무실 구조입니다. 둘째, 외부와 연결되는 사무실 구조입니다. 셋째, 일하는 곳이 아닌 협업하는 사무실 구조입니다. 넷째, 출근하고 싶은 사무실입니다.
재택근무가 일반화된 업무 환경을 생각해 봅니다. 예를 들면, 앞으로 50% 직원들은 사무실에서 30%의 직원은 집에서 20% 직원은 이동 중이거나 출장 중에 일할 것입니다. 회의에 참석자 중의 몇 사람은 반드시 집이나 사무실 밖에 있을 것입니다. 심지어 두 명 또는 세명이 하는 간단한 회의에서도 모든 참석자가 사무실에 있지 않을 것입니다. 따라서, 직원들은 사무실 책상에서 회의실에서 휴식 공간에서 언제든지 영상 회의가 가능해야 합니다. 우연한 만남을 극대화하기 위해서는 필요한 누군가를 바로 불러내서 회의를 할 수 있어야 합니다. 한 명이 다른 곳의 누군가와 연결하기 위한 1인실 또는 소규모 회의실인 허들 룸이 필요합니다.
이미 공유했던 시스코의 사무실의 사례를 보시면 이해하기 쉽습니다. 모든 회의실에 영상 장비가 비치되어 있고, 예약 없이 언제든지 회의실에서 이야기할 수 있고, 영상 통화와 회의가 기본입니다. 직원들은 자료를 만들 때는 집에서 일하고 회의가 많은 날은 출근합니다. 일은 집에서 하고 협업은 사무실에서 합니다. 시스코 직원들은 외로움이나 고립감을 호소하지 않습니다. 사무실에 나오거나 집에 일하거나 모두 개인의 선택이기 때문입니다. 언제든지 연결되는 사무실이 있기에 가능한 것입니다.
아니러니 하게도 재택근무와 관련된 전자 기기를 개발하는 IT 회사들조차도 사무실 근무를 선호합니다. 직원들이 항상 모여서 일할 필요는 없지만, 다른 분야의 사람들이 함께 할수록 생산성이 증대된다고 믿습니다. 그래서, 사무실은 직원들이 나오고 싶어 하는 곳으로 진화합니다. 실리콘 밸리의 혁신 기업은 개를 데리고 와도 아이를 데리고 와도 좋습니다. 사무실에서 사람들과 만나서 직원들이 창의성이 증대될 수 있다면 거의 모든 것을 허용합니다.
사무실이 연결되었을 때 기업들은 다양한 근무 방식을 선택할 수 있습니다. 직원들을 지역적을 분산하거나 재택근무로 전환하거나 중앙 집중식으로 일하거나. 사무실이 연결되지 않는다면, 재택근무나 이동근 무도 탄력근무도 사무실 근무도 원활하지 않습니다. 마이크로소프트 팀즈, 줌, 웹엑스 팀즈, 웹엑스 미팅은 사무실이 아닙니다. 연결된 사무실이 있을 때 확장시킬 수 있는 도구일 뿐입니다. 지금은 많은 기업들이 도구에 집중하지만, 곧 사무실에 관심을 둘 것입니다.
연결된 사무실은 어떤 환경이어야 할까요? 아래 웹사이트는 사무실과 회의실의 형태에 맞는 연결 방법을 이야기합니다.
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