중간은 가는 보고서 쓰기
보고서가 어려운 사회초년생을 위한 간단한 팁
본 글은 사회 초년생 분들을 위한 글입니다.
글쓰기와 보고서의 개념에 익숙하지 않은 분들을 위한 벼락치기 조언입니다.^^
따라서 구체적인 전문적 보고서 작성법이 아님을 미리 밝힙니다.
보고서는 구두 보고와 이메일 보고 와는 다르게, 하나의 완결된 콘텐츠입니다. 따라서 시간 소요가 많고, 난이도도 높습니다. 특히 미디어에 익숙한 세대일수록, 글로 설득하는 보고서 작성이 어색할 수 있습니다. 시중에 보고서 작성에 대한 서적이 많은 것은 우연이 아닐 것입니다. 여기서는 포맷이나 작성법에 대한 이야기보다는, 마인드와 주의점을 중심으로 말씀드리겠습니다.
결론부터 말씀드리면, 보고서는 3가지만 기억하시면 됩니다.
첫째, 보고서의 목적 생각하기.
둘째, 보고자의 의견을 제시하기.
셋째, 쉽게 쓰기.
첫째, 보고서의 목적을 정리하고 시작하는 것입니다.
많은 신입 분들께서 현재 작성하는 보고서를 왜 만드는지 모르는 경우가 많습니다. 제가 요식업 브랜드를 운영하면서, 월별로 매출 보고를 주문한 적이 있습니다. 매출의 추세를 공유받고, 실제 현장에서 판매하는 담당자의 다음 달 영업 전략을 듣고 싶었기 때문입니다. 이는 회사 대표님께도 그대로 전달되기 때문에, 통일된 양식이 중요했습니다.
그래서 첫 달은 보고 포맷을 직접 작성해, 담당자에게 전달했습니다. 그런데 보고서의 제안 부분에 영업 계획과 전략이 아닌 다소 엉뚱한 의견이 적혀 있었습니다.
본인: “이번 달 매출이 좋지 않네요. 그런데 다음 달 진행 프로모션은 없나요?”
영업 담당자: “다음 장을 보시면, 직원들의 근무 현황을 적었습니다. 다음 달은 매장 직원의 휴식이 필요한 것 같습니다. 왜냐하면 지난달부터 다들 힘들기 때문에 동기부여가 되지 않습니다. 그리고 월급에 대한 부분도 인상을 검토해 주셨으면 좋겠습니다.
지금 생각해보면 담당자가 다른 직원을 대신해, 적극적으로 업무 환경을 개선하려고 나선 것 같습니다. 그러나 이는 영업 전략 수립이라는 보고서 목적을 충분히 이해하지 못한 것입니다. 직원의 처우 개선에 대한 건의는 영업 보고가 끝나고 따로 진행해도 좋았을 것입니다.
결과적으로 보고서는 대표님께 전달되지 못하고, 없던 일이 되고 말았습니다. 영업 성과와 향후 전략이 아닌 직원의 처우 개선이 담긴 보고서를 대표님께 드리긴 어려웠습니다. 대신 해당 내용에 대해서는 따로 보고를 드렸습니다. 이처럼 보고서의 경우 시간이 꽤 걸리기 때문에, 이렇게 한번 어긋나면 시간적 손해가 큽니다. 따라서 지금 작성하는 보고서가 왜 만들어져야 하는지 확인하고 시작해야, 처음부터 다시 쓰는 비극을 막을 수 있습니다.
즉 누울 자리를 보고 다리를 뻣듯, 상황에 맞는 보고서가 좋은 보고서입니다.
둘째, 보고자의 의견을 제시하는 것입니다.
좋은 보고서는 상사에게 선택지를 분명히 제안하는 것입니다. 보고서 내에 아래와 같은 메시지가 담겨 있는 것이 좋습니다.
“팀장님. 검토한 결과 A와 B라는 대안이 있었습니다. B가 A보다 선정 기준에 더욱 부합합니다. 따라서 제 생각엔 B의 추진이 더 타당하다고 생각합니다.”
상사에게 A와 B라는 선택지와 함께, 본인의 의견과 근거도 피력했으니 바람직한 보고서 메시지라 할 수 있습니다. 반면 최악의 보고서는 다 읽고 마지막에 ‘So What?’이라는 의문이 남는 보고서입니다. 보고서의 설득력을 위해, 객관적 자료가 중요합니다. 다만, 이 객관성을 너무 중요하게 생각한 나머지, 작성자의 의견이 없는 경우가 비일비재합니다. 사실의 단순한 나열은 보고서로서 큰 의미가 없습니다. 예를 들어 이렇습니다.
‘검토한 결과 A와 B라는 대안이 있었습니다. A 안은 (가) 선정 기준으로는 80점, (나) 선정 기준으로는 90점을 받았습니다. B 안의 경우 (가) 선정 기준으로는 90점, (나) 선정 기준으로는 80점을 받았습니다.’
그래서 뭐?라는 말이 절로 나오는 보고서의 메시지입니다. 이러한 사실 나열 보고에 대해 상사가 담당자의 생각을 아래와 같이 물었습니다.
팀장: “그래서, 어떤 방안이 더 적합하지?”
사원: “네 팀장님. 만약 제품의 매출 상승이 기대된다면 A 안이 좋으며, 매출 하락이 예상된다면 B 안이 좋습니다.”
팀장: “그럼 자네는 제품의 매출을 어떻게 예상하지?”
사원: “… 잘 모르겠습니다.”
결국 이 사원은 의견에 대한 답변을 사실의 나열로 연결하고 있습니다. 보고자에게는 ‘의견을 낼 권리’가 있습니다. 현실과 거리가 있는 제안을 할지라도, 이는 ‘신입사원의 패기’ 정도로 좋게 이해됩니다. 따라서 이 제안 권리를 마음껏 활용하시는 것을 추천합니다.
틀려도 좋으니, 구체적 의견을 제시하세요. 보고서는 신문 기사가 아닙니다.
셋째, 쉽게 쓰기입니다.
보고서는 최대한 쉽게 써야 합니다. 여기서 쉽게 쓴다는 의미는 두 가지 의미가 있습니다. 우선 보고서의 구조를 체계적으로 작성한다는 것입니다. 그래야 어느 정도 예상 가능한 범위에서 글을 읽을 수 있습니다.
체계적 작성은 글의 형식을 두괄식으로만 바꿔도 당장 효과를 보실 수 있습니다. 우리의 상사는 생각보다 바쁩니다. 특히 높은 상사일수록 더욱 그렇습니다. 하루에 검토하는 보고서가 몇 개씩 되는 경우도 있습니다. 누구나 지적 에너지는 한정되어 있기 때문에, 상사도 보고서의 모든 부분을 상세히 검토하기 어렵습니다.
따라서 핵심이 되는 내용을 맨 앞에 두어야 합니다. 제가 앞서 설명한 매출 분석 보고서 사례에서의 핵심은, 매출을 구성하는 제품의 누적 성과였습니다. 따라서 보고서의 첫 페이지에는 아래의 내용들이 있어야 합니다.
‘2018년 6월 현재 매출은 10억 원입니다. 이는 전월 대비 10% 상승했으며, 전년 동기 대비 5% 상승한 수치입니다. 10억 원 중 A 제품이 5억, B 제품이 3억, C 제품이 2억을 기록했습니다. 특히 A 제품의 경우, 전년 동기 대비 20% 상승했습니다. 이는 금년도 시즌 프로모션의 영향으로 보입니다.’
마지막으로 말 그대로, 문장을 쉽게 쓰셔야 합니다. 문장 쉽게 쓰기는 3가지만 기억하시면 됩니다.
문장 쉽게 쓰기는 쉽습니다.
첫째. 짧게 쓴다.
둘째. 쉬운 단어로 쓴다.
셋째. 주어와 서술 관계를 명확히 한다.
보통 읽기 어려운 문장은 문장 길이가 길고, 단어가 어렵습니다. 어려운 문장을 예로 들어보겠습니다.
어려운 문장의 예
‘코스트 절감 목표를 따로 정하여 협력 운송사와 포장/쇼링 업체 등의 매입 부대비용 절감하여 고객사 셀링 비용을 조금 더 경쟁력 있게 제공함으로써 더 많은 부킹 카고 유치를 통해 프로핏 향상이 필요하다.’
이 글은 어려운 글의 전형적인 특징을 갖고 있습니다. 우선 한 문장 안에 너무 많은 메시지가 들어있습니다. 또한 단어도 영어와 한글을 무분별하게 혼용했기 때문에, 쉽게 이해하기 어렵습니다. 무엇보다 한 문장의 길이가 너무 깁니다. 위에 말씀드린 3가지 기준으로 바꿔보겠습니다. 여러분들도 한번 재미 삼아 수정해 보시는 것은 어떨까요?
어려운 문장의 수정
‘비용 절감 목표를 정하고, 그에 맞게 협력 운송사와 포장업체로의 매입 비용을 줄여야 한다. 이렇게 절감한 만큼, 판매 가격을 내려서 고객사에 제안할 수 있다. 결국 선적 예약 유치의 증가와 함께, 추가 이익을 기대할 수 있다.’
짧게 쓰고, 쉬운 단어로 바꾼 정도지만 글이 확실히 쉬워졌다는 것을 느끼실 것입니다. 이처럼 쉽게 쓴 보고서는 상사가 읽기 명확하며, 작성자 본인도 쓰기 수월할 것입니다.
