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브런치북 어설픈 소심 직딩 존버 표류기 02화

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계정을 잊어버리셨나요?

by 감자댄서 Sep 07. 2016

직장에서 아무도 안 알려주는 100% 리얼 보고서 꿀팁

[2.내용편] 당신의 보고서를 탑그레이딩해줄 3가지 마법 양식

지난번 글인 '보고서 잘 쓰는 법-형식편'에 예상치 못한 '라이킷'을 보내주신 독자분들께 감사드려요. 그런데, 그 라이킷 '하트'들이 저에게는 욕심을 불러 일으켰나 봅니다.

무슨 얘기냐고요?

그 글이 1편이고 2편을 바로 가볍게 쓰려 했는데 2달 가까이 못 쓰고 있으니까요. 이제서야 '2.내용편'을 심플하고 가볍게 써보려고 하는데 좀 무거운 듯도 합니다.
경쾌하게 읽어주시기를 바래요. ^_^

* 1편 읽기 : 직장에서 깨지며 배운 100% Real 보고서 스킬

1. 프롤로그 : 보고서에 좋은 컨텐츠를 어떻게 채울 수 있을까?

빨간펜과 지적질이 난무하는 시간

정대리, 이런 방법은 생각 안해봤나?
정대리, 자네가 말한 A를 하면, 우리가 원하는 결과가 나오나?
정대리, 다른 회사는 어떻게 하는지 찾아 보았나?

상사(이하 '그분')에게 이런 말을 들어본 적이 있나요? 이런 말을 들었다면 보고서는 실패했다는 뜻이지요. 이제 나에게 남은 것은 빨간펜 지적과 야근하며 보고서를 고치는 일입니다. 아~~ 빨간펜 없는 회사에서 일하고 싶어집니다. ㅠㅠㅠ

이런 상황을 100% 피할 수는 없겠지만, 어떻게 하면 최소화할 수 있을까요? 그 것을 위해 회사 생활 15년 동안 쌓은 내공을 두번째로 대방출합니다. 직딩이 노예를 벗어나 당당한 자유인이 되려면, 보고서 따위 가볍게 써낼 수 있어야 하니까요. 회사에서 아무도 체계적으로 가르쳐주지 않는 보고서 컨텐츠 만들기 비법을 이제 공유할께요.

2. Why : 보고서 내용이 부실한 이유

우선 보고서 내용이 부실해지는 문제점을 알아야하겠지요? 그래야 제대로된 솔루션을 내 놓을 수 있으니까요. 문제점 간단합니다. 한마디로 '넓고 깊게'를 못해서 그래요.

첫째, 넓게 - 보고서는 수학문제가 아니라서, 답이 여러개입니다. 그러므로, 검토할 때 가능한 경우의 수를 모두 생각해야 합니다.

둘째, 깊게 - 이것은 내 보고서가 핵심을 찌르고 있는지, 그리고 보고서내 인과관계가 선명한지를 의미합니다. '넓게'는 테크닉적으로 보완이 가능한 반면, '깊게'는 쉽지 않아서 더욱 어렵습니다.

1) 넓고 깊지 못한 : 핵심을 비껴간 문제점 분석

문제점 분석이 잘 되면, 그 문장을 읽었을 때 '속이 후련'해집니다. 속이 후련하지 않은 문제점은 속을 덜 판 경우가 많습니다. 문제점은 파고 또 파고 또 파야합니다.

문제점 분석이 덜 중요하다고 생각하는 경우가 있습니다. 왜냐하면, 보고서의 핵심은 해결책이니까요. 그러나, 보고받는 '그분'이 먼저 읽고 전체 보고서의 이미지를 얻는 곳은 문제점입니다. 그러니, 문제점 분석이 허술하면 전체 보고서의 quality의 의심받기 마련입니다.

2) 넓지 못한 : 고민 흔적이 보이지 않는 해결책

'그분'들은 "정말 이렇게 하며 모두 해결 돼?"라는 질문을 우리 직딩 노예에게 마구 던집니다. 그러면, 우리는 '쓰바. 그렇게 쉽게 말할꺼면 니가 직접 하던가?'라는 말이 목구멍까지 올라옵니다.

해결책은 양적으로(고민한 해결책의 숫자) 그리고 질적으로(해결책마다의 장단점 등) 많은 고민의 결과여야 합니다. 그러나, 직딩 초보일 때는 신기하게도 그게 잘 안됩니다. 꼭 '신의 계시'를 받은 천재처럼 '이거면 되겠다'라는 확신으로 보고서를 완성하게 되더라고요. 그런데, 그분이 생각하는 아이디어만 쏙 빠진 채 말이죠. 귀신이 곡할 노릇이죠 ㅋㅋㅋ

3) 깊지 못한 : 단락내 - 단락간 인과관계 실종

보고서의 목적은 보고받는 '그분'의 머리속에 선명한 그림을 그려주는 것입니다. 그러면, '선명한 그림'의 핵심은 무엇일까요? 아주 간단합니다. 그것은 바로 '논리의 유무'입니다. 그리고, 논리는 바로 인과관계이지요.

인과관계는 단락내-단락간 두가지 차원을 고려해야 합니다. 예를 들어, 문제점 3가지를 썼다고 해 봅시다. 그러면, 첫째 그 3가지간에 인과관계가 있어야 합니다. 둘째, 문제점은 해결책 및 목표와 인과관계를 갖고 있어야 합니다. 이 것이 정말 중요한데, 쉽지가 않아요. 이 논리라는 게 내 눈에는 안 보이고, 그분들 눈에만 보이거든요.

3. [Step 1] 근본적 문제점 도출을 위한 20-3 원칙

신입 때 실수 이야기
- 문제점은 2~3가지 대략 쓴다고 착각하여 문제점 생각나는 대로 3가지를 추상적으로 적어갔다.
- 보고시 팀장님 말하기를..
'문제가 뭔지 모르겠다. 이 해결책으로 그 문제가 해결되나?'
- '해결책은 제대로 썼다고요!!!'라고 속으로 소리쳐 보지만, 내 자존감은 지하 5층으로...

보고서는 기본적으로 '목표 - 문제점 - 해결방법'의 인과관계 체계를 만드는 일입니다. 그 중에서 문제점을 정리하는 일이 기본 중의 기본입니다. 왜냐하면, 무엇을 해결할 지 명확해야 제대로된 해결방법을 내놓을 수 있으니까요.

어떻게 해야할까요? 간단합니다. 1단계로 문제점 20가지를 적고 그것을 3가지로 줄입니다. 그리고 2단계로 그 핵심 3가지에 why를 5번 물어보면 됩니다. 심플하죠?

[Key Point]
문제점을 파고 또 파라. (넓고 깊게)
맑은 물이 나오는 그 순간까지!

1) why - 왜 쓸데없이 많은 20개인가?

이렇게 하는 이유는 간단합니다. 왜냐하면, 최소 문제점 20개는 적어야 누락된 항목이 없기 때문입니다. 그런데, 20가지 적기가 어럽다고요? 그러면, 아래 관점별로 3~4개씩만 적어보세요. 그러면, 20개 금방 채울 수 있습니다.

① 이해관계자 관점 : 이슈별 이해관계자를 적고 그룹별로 문제점을 적어본다. 특히, '그분'의 니즈가 가장 주용하죠.

예 : '현 인사평가제도 문제점' 도출시 이해관계자는 '경영진/인사부서/평가자/피평가자'

② 프로세스 관점 : 어떤 프로세스의 문제점을 도출한다면, 세부 단계별로 문제점을 적어본다.

③ 대학교재 교과서 관점 : 내가 풀어야할 이슈에 대해 대학교재에서 언급한 문제점을 적어본다.

* 진도가 안 나갈 때 추천 기법 : 해당 이슈의 이해관계자와 인터뷰를 하세요. 인터뷰 내용을 넣으면, 밍밍한 보고서가 생생한 활어처럼 변신합니다. 인터뷰가 어려운 경우는, 동료들과 브레인스토밍하세요.

2) what - 어떻게 3개로 줄이는가?

이렇게 문제점 20개를 도출했다면, 이제 그 중에 정말 중요한 3개를 도출해야 합니다. 왜 3개냐고요? 세계적 컨설팅 회사인 맥킨지에서는 언제나 모든 것을 딱 3가지로 말합니다. 그 이상 되는 것은 말해도 기억하지 못하고, 중요하지 않은 항목이기 때문이죠.

그러면, 어떻게 20개를 줄여야 할까요?

① 유사한 항목은 상위 항목을 만들어 묶는다.

② 인과관계가 있는 항목은 하나로 합친다.

③ 영향도를 비교하여 항목별 우선 순위를 매긴다.

특히, 도출된 3가지 문제점 중 첫번재 항목이 매우 중요합니다. 왜냐하면, 보고받는 '그분'이 첫번째 문제점이 마음에 들면, 인상 쓴 지적질이 아닌 웃는 얼굴로 코칭을 해 줄 것이기 때문입니다. 그것이 마음에 안들면 어떻게 되는지 아시죠? 빨간펜...

3) how - 문제점 정리 양식

그러면, 아래 양식으로 문제점을 정리해 보세요. 핵심은 '넓고 깊게'.. 잊지 않고 있죠?

[양식 1] 문제점 도출 Canvas

디사 한번 강조합니다. 문제점만 정리 잘 하면, 그 문제점은 아주 쉽게 해결됩니다.

4. [Step 2] 해결방법 도출을 위한 10-3 원칙

이제 문제점 3가지가 정리되었다면 해결방법(솔루션)을 도출할 차례입니다. 방법은 문제점 도출과 유사합니다. 그러나, 이번에는 10가지 해결방법을 도출하여 3개로 줄여봅시다.

[Key Point]
- 일단 넓게 파라. 그리고 깊게 파라.
- 내 해결방법의 장단점을 고민해보라.

1) why - 넓게 파야 깊게 팔 수 있다.

"정 과장, 이런 방법은 생각 안해 봤나?" '그분'한테 이런 질문을 받는다면, 오늘의 보고는 가시밭길이 됩니다. 그러면, '그분'이 말한 '이런 방법'이란 게 특별한 것일까요? 절대 아니지요. 그러면, 왜 나는 그 방법을 생각하지 못했을까요? 처음에 내 생각 범위를 좁게 시작했기 때문입니다. 우리의 뇌는 집중력이 높은 탓에 처음에 설정한 범위를 벗어나는 생각을 하지 않더라고요.

2) what - 해결책을 많이 늘리는 방법

최소 10가지 해결방법을 도출하기 위해 다음과 같은 방법으로 해 보세요.

① 정리된 문제점에서 해결책을 다이렉트로 찾는다.

② 대학 교재 또는 전문서적에서 해결책을 찾아 현 상황에 맞게 변용한다.

③ 타사 사례, 인터넷 검색, 다른 영역(예 : 스포츠)을 참고해 우리 회사에 맞게 변용한다.

- 세번째 방법 중요합니다. 왜냐하면, 타사 사례와 인터넷 검색을 하는 과정에서 아이디어를 얻을 수

있기 때문이죠. 그래야 내 뇌가 갖힌 우물을 벗어나 넓게 팔 수 있습니다.

그리고, 다음과 같은 방법으로 그 10개를 3개로 압축해 보세요.

① 근본적인 해결책에 해당하는 것을 고르면 되지요? 간단하지 않나요? ㅋㅋ

② 어렵다고요? 이것을 쉽게 하는 분석툴이 있습니다.

'실행가능성'과 '효과성'이란 두가지 기준으로 2X2 매트릭스를 그려서 우선 순위를 판단하세요.

③ 그러나 , 이 방식이 가장 흔히 쓰이는 방법이긴 하지만 임팩트가 약해요. 그럼 추가로 무엇을 해야하느냐?

- '이렇게 하면 문제점이 속시원하게 해결되나?'라고 자신에게 3번 물어보세요.

3) how - 해결방법 도출 양식

잊지 않고 있죠? 넓고 깊게.. 그것을 위해 '벤치마킹', '고정관념 깨기', '다른 영역에서 따오기'를 해봅시다.

양식 2 : 해결방법(솔루션) 도출

5. 솔루션 3단계 : 체크리스트로 보고서의 인과관계 점검

여러분은 이제 '문제점-해결방법'을 정리했습니다. 보고서를 완성했다는 기분이 들죠? 그러나, 이 순간 방심하면 안됩니다. 보고서 내용간 인과관계를 점검해야 합니다. 당신의 보고서 수준을 95점 이상으로 만들기 위해서는 이 단계가 가장 중요합니다.

다음 질문을 스스로에게 물어보세요.

1. 고객만족
① 3가지 해결책을 실행하면, 정말 문제가 해결되나요?
② 보고받는 '그분'의 예상질문 3가지를 뽑아본다면?

2. 컨셉
③ 당신의 보고서의 컨셉을 한마디로 정리한다면?
④ 문제점과 해결책이 임팩트 있나요? 그럴 듯해 보이나요?

3. 논리
⑤ 이 보고서를 실행하는데 가장 큰 장애요인은 무엇인가요?
⑥ 각 문장의 주어-술어가 있는가? 그리고 두개가 호응하는가?

6. 에필로그 : 보고서의 끝은 어디일까?

이 2가지 양식만 활용하면
보고서 도사가 될 수 있나요?

아니요!

미안합니다. 나는 여러분에게 거짓말을 했습니다. 앞에서 설명한 총 6가지 솔루션(형식편 3개 + 내용편 3개)만 따라하면, 누구나 95점짜리 보고서를 만들 수 있다고 말했습니다. 사실 이 6가지 솔루션으로는 85점짜리 보고서까지 만들 수 있습니다.

왜 이런 거짓말을 했냐고요? 내 의도는 간단합니다. 보고서 쓰기의 기본 6가지만 지키면 중상급 보고서를 쓸 수 있다는 점을 강조하고 싶어서였습니다.

그렇다면, 100점 보고서를 위해서 무엇이 더 하냐고요?

1) 6가지 기본기를 숙달하기 위한 연습
    - 관련 도서 읽기는 필수

2) 임원들이 좋아하는 어휘, 문장 형태 익히기
    - 임팩트 있는 단어, 숫자 표시 등

3) 보고서의 핵심을 시각화하는 연습
    - 최근 이것이 초우량 보고서를 결정하는 핵심요소로 부각되고 있어요.

4) 해당분야에 대한 전문지식 및 통찰력
    - 이 것을 위해서는 업무경험을 위한 시간이 필요합니다. 쉽지 않죠.

직딩 노예 여러분! 이제 보고서에 더이상 스트레스 받지 마세요..

기본이 되는 6가지 스킬만 잘 활용하면 보통 이상은 하니까요.

그 이상은 각자 공부하고 노력해야 합니다.