'예상 시간'과 '실제 시간'의 오차(Gap)를 줄이는 것
많은 직장인이 아침에 출근하면 투두 리스트를 적습니다.
1. 기획안 작성
2. 클라이언트 미팅 준비
주간 보고서 작성 할 일을 빼곡히 적어놓고 뿌듯해합니다. 하지만 퇴근 시간이 되면 어떻습니까? 절반도 못 끝내고 야근을 하거나, 내일로 미루기 일쑤입니다. 왜일까요? 그 리스트에는 가장 중요한 '견적'이 빠져 있기 때문입니다.
시간 관리의 핵심은 '무엇을 할 것인가'를 나열하는 게 아니라, '그 일을 하는 데 내 시간이 얼마나 필요한가'를 계산하는 것입니다.
저는 시간관리 tip을 저에게 물어보는 모든 분들께 항상 이렇게 이야기 합니다. "일을 시작하기 전에, 이 일이 몇 시간 걸릴지 반드시 '예측'하고 적으세요."
처음에는 다 틀립니다. 2시간이면 될 줄 알았던 기획안이 4시간이 걸리기도 하고, 하루 종일 걸릴 줄 알았던 자료 조사가 오전만에 끝나기도 합니다. 중요한 건 이 '예측'과 '실제' 사이의 오차를 확인하는 과정입니다.
이 훈련을 계속하다 보면, 자신만의 '시간 감도'가 생깁니다. "아, 나는 PPT 장표 1장을 만드는 데 평균 20분이 걸리는구나." "나는 데이터를 해석하는 데는 빠르지만, 문장을 다듬는 데는 시간이 오래 걸리는구나."
자신의 업무 속도와 호흡을 정확히 아는 것. 이것이 프로의 감각입니다. 이 감도가 생기면 무리한 약속을 하지 않게 되고, 야근을 밥 먹듯 하지 않아도 성과를 낼 수 있습니다.
2시간을 예상했는데 3시간이 걸렸다면, 그것은 실패일까요? 아닙니다. 그것은 나를 성장시키는 가장 귀중한 '피드백 데이터'입니다.
그냥 "아, 늦었네" 하고 넘어가면 10년이 지나도 똑같습니다. 하지만 멈춰 서서 질문해야 합니다. "왜 1시간이 더 걸렸지?"
- "자료를 찾다가 딴길로 샜나?" (집중력 문제)
- "애초에 내가 PPT 툴을 다루는 속도가 느린가?" (스킬 문제)
- "중간에 김 대리가 말을 걸어서 흐름이 끊겼나?" (환경 문제)
끊임없는 Why를 통해 나의 행동을 교정해 나가는 과정, 그것이 바로 성장입니다. 시간 관리는 단순히 시간을 아껴 쓰는 기술이 아닙니다. 나의 업무 습관, 역량의 한계, 집중력의 패턴을 적나라하게 비춰주는 거울입니다.
비즈니스에서 신뢰는 '예측 가능성'에서 나옵니다. 상사가 "이거 언제까지 돼?"라고 물었을 때, "열심히 해보겠습니다"라고 말하는 사람과 "제 작업 속도로 계산해볼 때, 자료 조사에 1시간, 작성에 2시간 소요되어 오후 4시에 보고 가능합니다"라고 말하는 사람. 누구에게 더 큰 일을 맡기겠습니까?
오늘부터 할 일 옆에 반드시 '예상 소요 시간'을 적으십시오. 그리고 퇴근할 때 '실제 소요 시간'을 적고 비교해 보십시오. 그 숫자들 사이의 간격이 줄어드는 만큼, 당신은 성장하고 있는 것입니다.