당신의 업무 지시가 늘 꼬이는 이유
차장사관학교 보고와 지시 1장
보고와 지시편 목차
이번글 -> 1장: 지시내리는 법/지시받는법
지시 내리는 법, 지시 받는 법
– 직장 생활의 핵심 기술
업무 지시는 회사생활의 핵심 중 핵심입니다.
이 글은 지시를 내리는 입장과
받는 입장 양쪽 모두에게 도움이 되는 내용을 담고 있습니다.
이 내용을 제대로 익히면, 이런 말을 듣거나 할 일이 줄어들 것입니다.
“이걸 왜 이런 방식으로 작성한 거야?”
“이 내용은 왜 뺐어? 왜 넣었어?”
“아직도 이걸 안 끝낸 거야?”
“업무 목적을 전혀 이해 못한 것 같은데?”
“이건 이렇게 보여줘야 하는 거잖아.”
실제로 제가 써보고 가장 유용했던 방법을 공유합니다.
오른손으로 배우는 지시 체크리스트
오른손을 들어 엄지부터 하나씩 접으며 말해보세요.
언제/언제까지 (When)
어디서 (Where)
무엇을 (What)
어떻게 (How)
왜 (Why)
지시를 내릴 때,
또는 지시를 받을 때,
속으로 이 다섯 가지를 외우며
하나씩 손가락을 접어보세요.
이 다섯 가지가 빠짐없이 포함되었는지
체크하는 습관이 지시의 완성도를 좌우합니다.
“지식의 저주” – 왜 지시가 빠지고 오해가 생길까?
심리학에는 유명한 개념이 있습니다.
바로 “지식의 저주(Curse of Knowledge)” 입니다.
대표적인 실험으로, **엘리자베스 뉴튼(Elizabeth Newton)**의
박자 두드리기 실험이 있습니다.
A는 머릿속으로 ‘생일 축하 노래’를 들으며 박자를 책상에 두드립니다.
B는 이 박자를 듣고 어떤 노래인지 맞춰야 합니다.
A는 B가 절반은 맞출 거라 예상하지만, 실제 정답률은 **2.5%**에 불과합니다.
왜 그럴까요?
A는 머릿속에 선명하게 멜로디가 있기 때문에
상대도 당연히 이해할 거라고 생각합니다.
하지만 듣는 B는 ‘딱딱’ 소리만 들을 뿐입니다.
이처럼 **지시를 내리는 사람은 이미 알고 있는 사람(아는 자)**입니다.
그래서 지시를 논리적인 순서가 아닌, 떠오르는 순서대로 말하게 되고,
이는 종종 큰 혼란을 낳습니다.
지시를 받을 때의 5단계 실전 팁
항상 메모를 준비합니다. 메모지, 노트북, 스마트폰 등 어떤 수단이든 OK. “없어서 못 적었습니다”는 최악입니다.
들리는 정보를 빠짐없이 기록합니다. 깔끔하게 적는 것보다 많이 적는 것이 우선입니다특히 5가지 요소(언제/어디서/무엇을/어떻게/왜)는 크게 체크합니다.
받은 지시를 되짚어 확인합니다. 웨이터가 주문을 다시 말하듯, 간단히 정리해서 상사에게 말해보세요. 누락된 부분을 줄입니다.
누락된 요소가 있다면 공손하게 질문합니다. “아, 이건 왜 그렇게 하기로 된건지 백그라운드를 여쭈어도 될까요?” “제가 빙향잡은게 맞는지 확인하고 싶어서요.” 당신의 지시를 더 잘 수행하기 위함이라는 의도를 전달하면 좋습니다.
진행 중간에 초안을 공유합니다. 복잡한 일: 마감 기한의 20% 이내에 초안을 보여줍니다. 단순한 일: 마감 기한의 80% 전에 완성본을 공유합니다. 리뷰를 통해 방향을 조정할 수 있습니다.
지시를 내릴 때의 3가지 원칙
**5가지 요소(언제/어디서/무엇을/어떻게/왜)**가 빠지지 않게 지시합니다.
상대가 메모를 안 하고 있다면, “제가 요점만 정리해서 메일로 드릴게요.” 하고 실제로 간단히 정리해서 메일을 보냅니다.
초안 리뷰 타이밍을 직접 제시합니다. 예: “금요일 마감이면, 내일(화) 퇴근 전까지 프레임만 보여주세요.” 마감 기한 20% 지났을 초입에 리뷰하면 방향 수정을 하기 좋습니다.
실전 예시
목요일 팀장:
“지금 제일 급한 일이 하나 생겼어.
내일부터 휴가 가는 거 알지?
니 리드 엔지니어가 이미 알고 있는 건데,
그 친구를 네가 도와야 해.
A 프로세스 관련 생산가정 계산을 다시 해야 하거든.
우리는 2시간 잡았는데,
생산쪽 K상무님이 그건 말도 안 된다고 하시더라.
정확한 기준이 필요하다고 해서(왜),
그 숫자 나오면 그걸 기반으로(어떻게)
다시 계산해서 원가 자료 만들어야 해(무엇을).
이건 다음 리더십 회의에서 발표돼야 해.(어디서)”
내가 확인("언제까지"가 빠졌으니 체크):
“그럼 K 상무님이
오늘이나 내일 안에 수치 주신다고 보면,
제가 다음 주 초까지 계산해서 리드한테 넘기면 될까요?”
팀장:
“응. 모르는 건 리드랑 얘기하면서 조율해.”
이 방법들을 습관으로 만들면,
지시 실수는 줄고, 신뢰는 올라가며, 결과물의 품질도 확연히 높아집니다.
그리고 무엇보다 —
“그거 왜 그렇게 했어?”라는 질문을 더 이상 듣지 않게 됩니다.
연습문제 – 지시를 받는 입장
상황:
팀장이 당신을 불러 말한다.
“지난번 품질 관련 A이슈 말이야.
그거 정리해서 오늘 퇴근전까지 공유해줘.
표나 그래프 좀 잘 써서 보기 편하게.
어제 온 VOC 자료도 참고해서.”
질문:
위 지시에서 누락되었거나 불명확한 요소는 무엇이며,
당신은 어떤 질문을 덧붙여야 할까?
정답 예시:
누구/왜에게 해당하는 정보가 불분명합니다.
"고객 보고용으로 만들까요?
아니면 내부 주간보고 회의용이 더 적합하실까요?"
등으로 확인하는것이 좋습니다.
