살짝 훔쳐본 일잘러의 메일 작성 꿀팁 Top 3
| 업무 메일은 이렇게 작성해야 제 맛!
요즘 직장인이라면 회사의 모든 업무가 메일과 메신저로 이루어진다는 말을 충분히 공감할 것이다. 출근해서 밤새 발신된 미개봉 메일을 체크하고 읽지 않았던 메신저 페이지를 확인하며 전일 로그아웃 후 혹시 놓친 정보가 있는가를 체크하는 일이 업무의 최우선 순위가 된 지 이미 오래다. 이제 더 이상 누군가의 설명으로 업무를 파악하지 않고, 전화를 통해 업무지시를 하는 일도 드물다. 모든 일은 텍스트, 다시 말해 메일로 이루어진다. 업무의 일상이 상대의 메일과 첨부된 보고서를 읽고 회신하면서 일을 진척시킨다. 이렇듯 업무환경이 급속도로 전산화되면서 글쓰기가 매우 중요한 업무력으로 자리매김하게 되었다.
학창 시절 지인에게 안부를 묻거나 동료들과 과제를 위해 주고받던 이메일과 회사에서 업무를 위해 작성하는 메일은 첫 단추부터 다르다. 업무 능력 향상을 위한 외국어로 토익(TOEIC)이라는 비즈니스에 특화된 영어를 공부하듯 업무에 필요한 메일 작성법은 “안부를 묻고, 정보를 전달한다.”라는 메일의 본래 목적은 같을지 몰라도 구체적인 작성법은 완전히 다르다. 그러나 우리는 업무 메일을 작성법을 제대로 배우려 하지 않았고 별 관심도 없었다. 취업을 하고 실무에 배치되는 순간 기본기 없이 곧바로 메일을 주고받으며 경험을 통해 배운다. 그러다 보니 자신이 작성하는 메일의 문제점이 무엇인지 인지하지 못한 채 그저 그런 스스로의 방법에 고착화된다.
과연 제대로 작성된 업무 메일은 어떤 형식일까? 일 잘하는 사람들의 메일은 무엇이 다를까? 그들은 어떻게 메일을 작성할까? 여러분이 조금만 관심을 가지고 검색을 해보거나 책을 뒤져본다면 쉽게 몇 가지 공통점을 발견할 수 있다. 그래서 이 글에서는 그동안 내가 읽고 경험한 내용을 바탕으로 일 잘하는 사람들의 메일 작성법 중 당장 적용해볼 만한 3가지를 설명하도록 하겠다.
1. 맞춤법은 기본 중의 기본이다.
수많은 메일을 주고받다 보면 유독 맞춤법을 잘 틀리는 사람이 있다. 지금 여러분의 머릿속에도 떠오르는 누군가가 있을 것이다. 혹시 그에게 맞춤법이 틀렸다고 회신한 적 있었나?
맞춤법을 틀린다는 것은 사소한 실수가 아니다. 커다란 창피함이다. 사실 맞춤법이 틀려도 맥락을 이해하는데 전혀 지장이 없다. 하지만 맞춤법을 틀린다는 것은 대충 썼다는 인식을 상대에게 전달한다. 오탈자와 맞춤법을 체크하면서 발신 버튼을 누르기 전 메일을 재점검하는 것은 일에 대한 작성자의 정성이다.
업무 메일은 한 명의 수신인에게 전달되는 것이 아닌 수많은 사람들에게 동시에 보내지며 또한 회신과 전달을 통해 여러 번 재배포가 이루어진다. 따라서 사소하게 치부된 오탈자는 랜선을 타고 수많은 불특정 다수에게 전달된다. 정말 실수한 오탈자라면 다음번 메일에서는 틀릴 확률이 낮겠지만, 자신이 정말 잘못 알고 있는 글자라면 어떻게 될까? 더군다나 상대방에게 오탈자를 지적하는 일은 핀잔을 주는 행동같이 보여서 발견한 사람도 알면서 그냥 넘기는 경우가 많다. 그렇다 보니 틀린 글자를 자꾸 틀리게 된다. 점점 습관이 되어 교정이 어려워진다.
아마도 여러분은 이런 생각을 할 것이다.
‘그냥 부서 내 아는 사람들끼리 공유하는 메일인데 몇 글자 틀린다고 큰일이 벌어질까?’
하지만 이런 마음가짐을 가진 사람이 실제 중요한 메일이나 대외 자료를 작성할 때는 맞춤법을 꼼꼼히 체크할까? 이건 습관이자 업무 루틴이다. 메일을 작성할 때 의심 가는 단어는 꼭 사전을 찾는 습관을 길러야 한다. 또, 메일 작성 후 맞춤법 자동 체크 기능을 통해 재점검을 하자. 적어도 이런 과정이 업무 습관이 되고 틀린 글자를 인지하고 고치면서 여러분의 글쓰기는 발전한다.
“맞춤법” 절대 우습게 볼 게 아니다.
하나를 보면 열을 안 하고 하지 않던가! 어느 날 우연히 회의 석상에서 누군가 당신의 메일을 열어놓고 내용을 공유하는 순간, 화면에 오탈자가 커다랗게 눈에 띈다면 당신은 쥐구멍에 들어가고 싶을 것이다. 또 중요한 회의에서 자료를 열었는데 자료 속에 오탈자가 있다면 상대는 자료의 적합성을 넘어 당신의 업무 능력을 의심하게 될 것이다. 그렇기 때문에 메일 내용의 충실성 이전에 기본적인 맞춤법을 꼭 신경 쓰길 바란다. 그것이 바로 일잘러(일 잘하는 사람)가 되는 법이다.
2. 수신인과 참조인을 명확히 구분하라.
전자 메일은 수신인을 등록할 때 수신/참조/비밀 참조 이렇게 3가지를 체크해서 등록하는 기능이 있다. 여러분은 메일을 작성할 때 이 세 가지 수신처를 구분해서 등록하는가? 아마도 10중 8~9는 구분하지 않을 것이고, 구분하는 경우도 보통은 상급자에게 보내는 메일 정도일 것이다. 하지만 이것을 명확히 구분하는 것은 매우 중요하다.
작성자는 수신자를 명확히 지정해야 업무의 지시와 전달 및 책임 관계가 명확해진다.
예를 들어 “내일까지 처리 바람”이라는 제목으로 10명의 수신인에게 메일을 보냈다고 하자. 이 메일을 받은 10명 중 실제 일을 실행해야 할 사람은 누구일까? 물론 10명의 수신자 중 상급자이거나 메일을 먼저 읽은 사람 중 누군가가 누가 해야 할 일인지 결정해줄 수 있을 것이다. 하지만 아무도 일하지 않는 최악의 상황이 벌어질 수도 있다. 그렇다면 누구의 잘못일까? 수신인을 명확히 하지 않은 발신자 책임일까? 메일을 읽고도 내 일이 아니라고 생각한 10명의 수신인 잘못일까? 나는 발신자의 잘못이라고 생각하지만 실제 책임 추궁은 쓴 사람이 상급자인지의 여부에 따라 달라질 것이다.
이런 사례와 같이 업무의 혼선 및 불합리를 방지하기 위해서라도 메일 작성 시 수신인과 참조인을 명확히 구분하여 발신해야 한다. 물론 메일 본문에 수신인을 명기하는 것도 좋은 방법이긴 하지만 메일의 전달과 회신 시 자동 기록의 편리를 위해서는 수신처를 정확히 갈음하는 것이 더 좋은 방법이다.
신입사원 때 처음 업무를 가르쳐준 부장님께서 내 메일에 회신 주셨던 내용이 기억난다. 그분의 메일에는 언제나 <수신> OOO <참조> OOO <발신> OOO이라는 세 줄이 가장 위에 자리 잡고 있었다. 항상 쓰여있던 내용이라 그냥 흘려 넘겼었는데 이 세줄이 얼마나 중요한 의미를 갖는지 내가 수신처를 명확히 하지 않았던 날 제대로 알려주셨다. 자신이 업무 지시를 한 사람이 누구인지를 명확히 해야 상대도 책임감을 갖게 되고, 부서 내 동료 간에 업무가 명확히 분배된다는 설명이었다. 그날 이후 오늘까지 내 메일에도 부장님과 같이 항상 3줄이 자리하고 있다. 자동 서명 기능을 활용하여 아래와 같이 기본 포맷을 만들어 놓았기 때문이다.
수 신 :
참 조 :
발 신 : 김경태 (사내 0000, 휴대폰 010-0000-0000)
안녕하십니까. 김경태입니다.
평소 업무에 도움주셔서 감사드립니다.
추가로 업무를 하다 보면 이 업무를 누가 누구에게 지시했는지, 전달했는지를 따져야 할 때가 자주 생긴다. 그럴 때 보통 관련 메일을 검색하여 업무의 순서를 따라가며 담당자를 찾는다. 메일에 회신을 하면 받고 전달한 수신처가 고스란히 남기 때문에 메일을 추적하다 보면 누가 누구에게 업무지시를 잘못했는지, 명확히 담당을 지정하지 않았는지 쉽게 찾아진다. 이런 책임관계를 따질 때 내 메일에서 수신자가 명확하지 않다면 그건 나의 업무 전달에 문제가 생긴 것이 된다. 이런 문제를 미연에 방지하기 위해서라도 반드시 메일을 작성할 때 수신인과 참조인을 명확히 구분하는 습관을 가져야 한다. 그래야 프로라는 말을 들을 수 있다.
3. 한 화면에 내용을 요약해서 담아라.
메일은 짧고 간결해야 한다. 길고 장황한 메일은 뒤로가기(<-) 버튼을 부른다. 또 스크롤을 내려가며 읽어야 할 긴 내용의 메일은 지양해야 한다.
메일의 중요도는 발신인의 직급이다. 대표이사, 팀장, 센터장 등 중요 임원들의 메일은 받는 즉시 파급력 있게 읽힌다. 이 메일에 언급된 담당자는 문장 한 줄 한 줄을 해석하고 자신이 처리해야 할 문제와 앞으로 벌어질 일을 고민하고 해결책을 마련한다. 하지만 옆 동료의 메일이나 타 부서에서 전달되는 수많은 업무 관련 협조 메일은 잠시 열어보고 닫는 경우가 대부분이다. 따라서 이런 경우를 대비하여 사소한 메일도 가독성 높게 작성할 수 있어야 한다.
우선 모니터 기준으로 한 페이지를 넘어가는 분량의 메일은 지양하자. 빽빽한 메일, 간결하지 않은 만연체의 긴 문장으로 작성된 메일은 바로 넘겨진다. ‘급하면 전화 오겠지!’라는 생각 여러분도 해보지 않았던가? 가급적 메일 본문에 모든 내용을 담는 것이 좋지만, 자료가 방대한 양이거나 관련된 이미지나 표가 큰 비중을 차지하고 있다면 가장 중요한 1~2개의 이미지를 제외한 나머지는 별첨으로 담는 것이 좋다. 메일의 본문은 한눈에 들어와서 스크롤 없이 다 읽을 수 있어야 완독 할 가능성이 높다.
또 메일 작성 시 최상단에 전체 내용을 2~3줄 정도로 간단히 요약해 이 부분만 읽어도 대략적인 내용 파악할 수 있도록 하자. 물론 이 부분은 굵은 글씨체나 밑줄 등을 활용하여 주제를 강조할 필요가 있다. 이렇게 간단한 요약을 통해 메일의 주제를 두괄식으로 표현하면 해당 내용이 필요한 사람과 불필요하다고 판단하는 사람들의 빠른 의사결정을 도울 수 있다. 물론 요약을 하다 보면 글쓰기 실력이 향상되는 것은 덤이다.
이번 글에서는 일 잘하는 사람의 메일 작성법 3가지를 알아봤는데, 물론 이 3가지 외에도 메일 작성의 꿀팁은 수없이 많다. 기회가 되면 20년 가까이 업무 경험을 토대로 한 메일 작성 노하우를 더 방출해 보도록 하겠다. 여러분도 자신이 알고 활용하는 꿀팁이 있다면 댓글로 남겨주면 참고해서 더욱 좋은 모음 글을 마련할 수 있을 것 같다.
이 글을 통해 여러분의 업무 메일 작성 능력이 좀 더 나아졌으면 좋겠다.
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