프로일잘러의 3가지 플래너 사용 비법
| 일잘러 시리즈
가끔 제게 이런 질문을 하시는 분이 있습니다. “일잘러 관련된 글과 영상을 올리는 걸 보니 너는 일을 매우 잘하는 사람인가 보다?”라고 말이죠!
ㅎㅎㅎ
이 부분은 노코멘트하겠습니다.
하지만 확실히 말씀드릴 수 있는 것은 제가 말씀드리는 모든 것은 이미 검증된 것들이라는 것입니다. 그래서 제법 많은 구독자들이 방문하고 또 공감을 눌러주시는 것이겠죠. 주로 저의 경험에서 나오는 이야기와 책을 통해 얻은 방법을 조합해서 여러분이 쉽고 빠르게 습득하실 수 있도록 돕는 것이 제가 <일잘러> 관련된 글을 쓰고 영상을 만드는 목적이라는 것을 알아주셨으면 좋겠습니다. 그럼 오늘의 이야기를 시작해보겠습니다.
오늘은 프로 일잘러가 플래너를 사용하는 방법에 관한 내용입니다.
첫째, 취침 전 내일 할 일 3가지를 플래너에 기록하라
일을 시작하는 아침이 아니라 일을 마치고 귀가한 한밤중에 왜 플래너를 열어서 기록을 하라고 할까요?
한번 생각해보세요.
그건 학창 시절 예습과 같은 이치입니다. 공부에는 예습과 복습이 있는데 복습은 배운 것을 다시 정리하는 것이고, 예습은 배울 것을 미리 준비하는 것이죠. 복습도 중요하지만 예습을 해본 사람들은 예습이 얼마나 학습에 도움이 되는지 알고 있을 거라고 생각합니다. 그래서 선행학습도 하는 것이겠죠. 물론 저는 선행학습을 반대합니다만. ㅎㅎㅎ
아무튼 매일 밤 취침 전, 잠시 책상에 앉아서 플래너를 열어서 내일 할 일 3가지를 기록해보세요.
할 일이 없다면 할 일을 생각하게 될 것이고, 할 일이 많다면 일의 우선순위를 정하게 될 것입니다. 그리고 잠들면 됩니다.
자기계발을 해보신 분들은 “잠재의식의 힘”이라는 말을 들어보셨을 거예요. 취침 전에 풀리지 않던 문제를 고민하다 잠들면 꿈속에서 열심히 해법을 찾는 경우가 있는 것과 같은 사례처럼, 인간은 깨어있는 시간보다 잠들어 있는 시간을 통해 훨씬 더 많은 뇌의 활동이 일어납니다. 그래서 이런 수면시간 뇌의 활동을 최대로 활용해서 “하고 싶은 일과 목표 등을 떠올리다 보면 자연스럽게 그 일을 성취하게 된다.”는 그것이 바로 잠재의식의 힘입니다. 과거 론다 번의 <시크릿>에서 이야기했던 인간의 무한한 능력도 이 잠재의식의 힘과 일맥상통합니다.
다시 이야기로 돌아가서 “편하게 자고 싶은데 그 시간까지 회사 업무를 생각해야 하는가?”라고 생각하실 수도 있지만, 취침 전 잠시 내일 할 일을 플래너에 기록하면서 머릿속으로 내일의 일과를 그려보는 간단한 활동만으로 어쩌면 여러분은 오랜 기간 고민했던 문제를 손쉽게 풀어버릴 수도 있답니다. 꼭 이런 혜택이 아니더라도 다음날 할 일을 미리 생각하는 것만으로도 여러분은 다음날 아침 사무실 책상에 앉았을 때 “무엇부터 해야 하지?”라는 고민 없이 바로 일을 시작할 수 있는 능률 만점의 일잘러가 되실 수 있습니다.
꼭 실천해보세요. 시간과 노력이 많이 필요한 일도 아니잖아요.
둘째, 업무 전 10분 할 일을 플래너에 index로 정리하라
첫 번째 이야기의 연장선입니다.
여러분은 어젯밤에 할 일 3가지를 플래너에 기록해두셨습니다. 아침에 출근해서 컴퓨터를 켜고 밤사이 받게 된 메일을 읽기 시작하겠죠? 어쩌면 퇴근 후 전달받은 업무 관련 메신저나 전화, 메모 이런 것들을 갈무리하실 것입니다. 저는 퇴근 후 업무 전화가 오면 전화 거신 분에게 “통화 종료 후 꼭 메신저나 메일로 해당 내용을 간단히 보내주세요!”라고 얘기합니다. 기억은 흐릿해지기 때문에 출근해서 이렇게 메신저, 메일을 보면서 플래너에 오늘 할 일을 추가하는 활동으로 업무를 시작합니다.
어젯밤 적어두었던 3가지 주요 업무와 퇴근 후 추가된 업무들 몇 가지, 또 아침에 전달되거나 관심이 생긴 것들을 플래너에 주르륵 인덱스화합니다. 출근해서 가장 먼저 시작하는 약 10분의 이 활동을 습관으로 만들어놓으면 매우 좋습니다. 이때 가장 중요한 것은 “무엇을 가장 먼저 할 것인가?”라는 업무의 우선순위를 기록하는 것입니다. 할 일이 단 한 가지라면 순위는 불필요하겠죠. 하지만 두 가지 이상의 일을 해야 한다면 반드시 우선순위를 정해야 합니다. 여러분도 잘 아시겠지만 피터 드러커의 시간관리 매트릭스를 활용해 인덱스화한 업무를 나눠보세요. 긴급한 일과 중요한 일을 우선순위 화하여 자신의 업무 시간을 할당합니다. 회사 생활을 몇 개월 정도 해보셨으면 자신만의 업무 효율이 오르는 시간대가 분명히 있을 겁니다. (저는 6시 반이라는 이른 시간에 출근하기 때문에 그 시간부터 8시 전까지 가장 집중이 잘되거든요. 이후는 사람들과 협업이 많아서) 이 시간에 그날의 가장 중요한 일을 시작하세요. 또, 급한일인데 잠시 짬을 내면 되는 일이라면 일을 확인한 그 순간 바로 처리해버리세요. 메일의 간단한 회신, 반드시 통화해야 할 일 같은 것들은 본격적인 업무 집중이 이뤄지기 전에 미리 처리해버리라는 말입니다.
예전 시간관리와 관련된 글에서 말씀드린 적 있는데, 피터 드러커의 시간관리 매트릭스 사분면 중에서 우리 인생에 있어서 가장 중요한 것은 중요하지만 급하지 않은 일(2 사분면)입니다.
하지만 회사 일은 조금 다를 수 있다고 생각합니다. 바쁘게 돌아가는 회사에서는 긴급하고 중요한 일이 갑작스레 생기기 마련이니까요. 그러다 보면 여러분이 아침에 기록해둔 그날 업무 인덱스가 틀어질 수 있습니다. 하지만 전혀 상관없어요. 할 일을 인덱스화하는 이유는 내가 해야 할 일을 놓치지 않는 것이 목적이거든요. 그러니 갑작스러운 일로 기존의 시간 할당이 틀어지더라도 걱정 마시고 다시 조정하시면 됩니다. 플래너를 사용하는 이유는 일을 놓치지 않는 것이라는 점을 다시 한번 강조드립니다. 일잘러는 절대로 일을 잊어버려서 납기를 놓치는 실수를 하지 않는다는 것을 기억해주세요.
셋째, 오후 업무 시작할 때, 퇴근 전 플래너의 업무 인덱스를 체크하라
이것은 두 번째 활동의 연장선입니다. 직장인들에게 점심시간은 공식적인 휴식시간이죠. 밥도 먹고 차도 마시고 잡담도 나누며 오전의 업무 피로도를 낮추는 꿀 같은 시간입니다. 점심시간에는 철저하게 쉬세요. 물론 저는 주로 책을 읽으며 쉬는 독서도 휴식이라고 생각하는 좀 이상야릇한 사람입니다. ^^
아무튼 보통 12시부터 1시간~1시간 30분 정도가 점심시간이고 이후 오후 업무가 시작됩니다.
오후 업무를 시작하는 시점에 다시 플래너를 여세요. 그리고 아침에 작성했던 업무 인덱스 중에서 완료한 일은 체크하세요. 또, 새로 해야 할 일을 추가하고 우선순위를 조정하는 시간을 약 5분 정도 가지세요. 이 시간을 통해 여러분은 오후 시간도 매우 알차게 보내실 수 있게 됩니다. 뭘 해야 할지 생각하는 시간을 줄이고 실제 일하는 시간을 늘리는 방법이 업무를 적어두는 이유입니다. 물론 생각 없이 일만 하라는 의미는 절대 아닙니다. 일에 대한 고민은 그 시간에 하는 것이지만, 어떤 일을 해야 할지를 고민하지는 말라는 뜻입니다. 꼭 알아주세요.
일잘러는 일을 어떻게 할지? 왜 해야 하는지를 고민합니다. 절대 무슨 일을 해야 할지를 업무시간에 고민하지 않습니다. 회사에서 센스쟁이들을 보시면 동료들과 차도 자주 마시는 것 같고, 웹서핑 등 업무 외적인 것들에 시간을 쓰는 것 같은데도 일은 일대로 납기를 잘 맞춰서 해냅니다. 숙제 다 해놓고 쉬는 그런 부류의 사람들입니다. 우리는 그들을 일잘러라고 부르죠. 일잘러는 업무 능력이 뛰어난 사람입니다. 어려운 수학 문제를 잘 풀어내는 학생을 공부 잘하는 사람이라고 하지 않습니다. 전과목 성적이 두루 우수한 학생을 공부 잘하는 학생이라고 합니다. 일잘러도 무언가 한 가지 일을 잘하는 사람이 아닙니다. 두루두루 일 센스 있는 사람이라는 의미입니다.
이번 글에서는 일잘러의 업무 플래너 사용법에 관한 3가지를 말씀드렸는데 지금 여러분들이 업무에 활용하는 플래너 사용법과 비슷하다면 여러분은 벌써 일잘러이실수도 있습니다.
만약 제가 설명드린 것과 조금 다르게 플래너를 활용하고 계신다면 위에서 언급한 세 가지 중에서 여러분이 활용해보시고 싶은 부분을 업무에 추가해서 좀 더 슬기롭게 업무를 진행해보시기 바랍니다.
저는 이 글을 읽으시는 여러분이 모두 일잘러가 되셨으면 합니다.
- 작가 김경태 -
