팀워크 플레이북:3.9 팀그라운드 룰 세팅

1장 좋은 팀에 대한 이해

1.1 좋은 팀을 만들고 싶어요

1.2 팀은 무엇인가

1.3 좋은 팀은 어떠한가

1.4 팀효과성 연구

1.5 좋은 팀의 핵심: 팀십

1.6 X관점과 Y관점

2장 좋은 팀을 만드는 기술

2.1 팀워크는 왜 어려운가

2.2 팀워크 기술 #0 공감적 소통

2.3 팀워크 기술 #1 피드백

2.4 팀워크 기술 #2 갈등대응

2.5 팀워크 기술 #3 팀의사결정

2.6 팀워크 기술 #4 팀회의

3장 좋은 팀을 만드는 방법
3.1 좋은 팀이 되기 어려운 이유

3.2 좋은 팀원 가이드

3.3 좋은 팀장 가이드

3.4 리더로서 피드백 받기

3.5 팀문화 만들기

3.6 팀의 한방향 정렬

3.7 팀 성과 관리

3.8 1대1 미팅

3.9 팀그라운드룰 세팅

'그라운드룰(Ground Rules)'이라는 용어는 스포츠에서 유래되었습니다. 야구 경기에서 '그라운드룰'은 특정 야구장의 특성 때문에 만드는 특별한 규칙입니다. 모든 야구장에서 동일하게 적용되는 규칙이 있지만 실제 개별 야구장은 크기와 물리적 환경이 조금씩 달라서 해당 그라운드의 특성에 맞는 규칙이 필요했습니다. 예를 들어, 어떤 경기장의 홈런 펜스가 다른 경기장보다 높으면, 그 펜스를 넘어가는 공에 대한 규칙이 필요하고, 야구장의 크기가 작을 때는 안타와 홈런에 대한 규정이 별도로 필요했습니다. 이 개념이 확장되어, 조직 전체에 적용되는 룰 외에도 팀의 상황에 맞게 설정한 규칙을 팀그라운드룰이라 이야기하고 있습니다.

같은 회사에 있어도 팀마다 특성이 있습니다. 각 팀은 맡고 있는 업무도 다르고, 주어진 프로젝트도 다르고, 특히 모여 있는 사람이 다릅니다. 그렇기 때문에 그 팀만의 고유한 규칙이 필요합니다. 옆 팀에서 작동하는 룰이 우리에게는 작동하지 않을 수 있고, 옆 팀에는 없지만 우리 팀에는 필요한 규칙들이 있습니다. 9시 출근이라는 회사 룰이 있지만, 이 룰에 대한 해석이 9시까지 회사에 오면 된다고 생각하는 사람과 9시부터 업무 시작이라고 생각하는 사람이 있을 수 있습니다. 이 두가지 방식 중에 어떤 방식이어도 큰 문제가 없는 팀도 있을 수 있고, 또 어떤 팀은 이것 때문에 스트레스를 받고 갈등하는 팀이 있을 수도 있습니다. 만약 9시 출근을 어떻게 해석하던 큰 문제가 없는 팀은 이것에 대한 팀그라운드룰이 필요하지 않습니다. 그러나 만약 이것이 문제가 되고 갈등하는 팀이 있다면 그 팀은 이것에 대한 그라운드룰이 필요합니다. 이처럼 모든 것에 대한 팀의 룰을 만들라는 것이 아닙니다. 협력을 위해서 혹은 오해를 줄이기 위해서 서로 논의하고 같은 기준으로 일을 할 때 갈등을 줄이고 성과를 높일 수 있습니다.

앞서 효과적인 팀의 특성에서 Tuckman의 FSNP 모델을 설명해 드렸습니다. 이 모델은 성과를 내는 팀은 4가지 단계, 즉 Forming(형성기), Storming(혼란기), Noriming(규범화), Performing(성과기)을 거쳐간다고 합니다. 기억해야 할 것은 성과를 내는 팀도 이 4단계를 거친다는 것입니다. 처음부터 만나서 바로 성과를 내는 것이 아니라 혼란의 시기를 거쳐 팀 내의 어떤 기준들과 규칙들이 생기고, 그것들이 잘 작동될 때 안정적으로 성과를 내는 것입니다. Storming이라는 혼란기에서 Norming이라는 규범화를 넘어갈 때 중요한 3가지가 있습니다. 첫째는 우리가 왜 함께 모여서 일하는가, 우리가 함께 일하는 목표가 무엇인가에 해당하는 팀의 목적과 방향입니다. 이 부분에 대해 명확히 해야 합니다. 두번째는 서로에 대한 이해가 필요합니다. 각자가 추구하는 바는 무엇이고, 어떤 것을 잘하고, 무엇을 하고 싶고, 반대로 무엇에 약하며 어려워하는지, 불편해 하는지에 대한 이해가 필요합니다. 세번째로는 앞의 두가지 것을 바탕으로 우리 팀은 어떤 규칙이 필요한가에 대한 팀그라운드룰을 만들어야 합니다. 모든 것에 대한 팀그라운드룰을 만드는 것이 아니라 서로가 팀워크를 잘 발휘하기 위해 필요한 것을 이야기 하고 기준을 만들어 가야 합니다. 이러한 그라운드룰은 갈등을 사전에 예방을 하고, 또 팀이 함께 만든 규칙을 서로가 잘 지킬 때 팀의 신뢰가 강화됩니다.

팀라운드룰이 잘 정의 되지 않거나 그라운드룰이 없는 경우 불필요한 갈등과 비효율성에 직면할 수 있습니다. 회의 중 발언 순서가 명확하지 않으면 팀원들이 서로 말을 끊거나 과도한 토론이 벌어질 수 있습니다. 이로 인해 중요한 논의가 제대로 이루어지지 않거나 결정이 지연될 수 있으며, 팀원 간 불필요한 긴장감과 갈등이 조성됩니다.이메일 응답 지연 문제에서처럼 의사소통에 대한 규칙이 없으면 중요한 정보가 제때 전달되지 않아 업무가 늦어집니다. 이는 프로젝트 전체의 진행을 방해하고, 결국 팀의 성과를 저해하는 결과를 낳습니다. 또한, 정보가 늦게 전달되면 팀 내 신뢰도가 떨어질 수 있습니다. 휴가 공지가 늦어짐으로 인해 발생하는 업무 조정 문제는 다른 팀원들에게 예기치 않은 부담을 안겨줄 수 있습니다. 만약 반복적으로 이런 일이 발생하면 팀원 간 불만이 쌓이고, 협업이 원활하지 않게 됩니다. 팀원들이 서로 의지하고 협력하는 대신, 혼자서 해결하려 하거나 불만이 표출되어 팀워크가 손상될 가능성이 큽니다. 다시 말씀드리지만, 그렇다고 모든 것에 대한 규칙을 만들라는 것이 아니라, 우리 팀에서 문제가 될 소지가 있는 것을 이야기 하고 그것을 다루자는 것입니다.

그라운드룰에 대한 그라운드룰 만들기

먼저 그라운드룰을 만들기 전에 왜 팀 그라운들룰이 필요한지 이해해야 합니다. 당연히 팀의 그라운드룰의 목적은 팀이 좋은 성과를 내기 위한 것입니다. 효과적인 팀은 3가지 결과를 지향하는데, 팀의 미션 달성, 높은 수준의 업무 결과물, 그리고 팀원들의 만족과 성장입니다. 팀그라운들룰이 이 3가지를 잘하기 위해 존재해야 합니다. 그래서 룰을 지키는 것 자체보다 더 중요한 것은 협력하고 결과를 내고, 서로의 성장을 돕고 좋은 관계를 유지하는데 있습니다. 이 목적을 먼저 염두에 두어야 합니다. 그래서 때로는 룰을 바꿀 수도 있고, 없앨 수도 있습니다. 한 번 정한 룰을 끝까지 고수할 필요는 없습니다.

팀그라운드룰을 만드는 원리

그라운드룰은 위에서 리더가 일방적으로 정하는 것이 아니라, 팀원들이 함께 논의하고 합의해야 합니다. 이 과정을 통해 모든 팀원이 룰에 대해 이해하고, 서로의 생각을 나누면 함께 지키려는 의지가 높아집니다. 팀의 필요에 맞는 규칙 설정을 설정하는 것이 중요한데, 모든 팀이 동일한 룰을 만들 필요가 없습니다. 각 팀의 특성과 상황에 맞는 규칙을 설정해야 합니다. 예를 들어, 같은 회사를 다니더라도 창의적인 업무를 주로 하는 팀이라면 자유로운 휴가 사용을 허용할 수 있지만, 고객 대응을 주로 하는 팀이라면 중단 없는 업무와 긴급 상황 대처를 위한 규칙이 더 필요할 수 있습니다.또 팀그라운드룰은 구체적이고 명확해야 하며, 실제적으로 팀이 실행 가능해야 합니다. 또한 모호한 규칙은 오히려 혼란을 초래할 수 있다. 그래서 그라운드룰을 설정할 때 유의할 몇 가지 포인트는 다음과 같습니다.

명확성: 그라운드룰은 누구나 이해할 수 있도록 명확해야 합니다. 누가봐도 해석의 여지가 적어서 오해가 적어야 합니다. 9시 출근 보다는 ‘9시에는 모두가 자리 착석’ 또는 ‘출근카드를 9시 전에 찍기’ 처럼 좀 더 명확하게 만들어야 합니다.

핵심적인 것만: 너무 많은 규칙은 오히려 혼란을 일으킬 수 있습니다. 팀의 핵심 업무와 직결되는 중요한 규칙에 집중하는 것이 좋습니다. 처음부터 모든 것을 다루는 것보다 팀에서 중요하다고 여기는 것이나 갈등이 예상되는 것부터 먼저 다루는 것이 좋습니다.

유연성과 정기 점검: 시간이 지나면서 팀의 상황이 변할 수 있기 때문에 규칙도 유연하게 수정할 수 있다는 전제를 가지고 만듭니다. 한 번 정해진 룰이 바뀌지 않는다고 생각하면 멤버들이 거부감을 느낄 수 있습니다. 현재 수준에서 적절하다고 생각하는 것을 일정기간, 예를 들면 4주간 운영해 보고 다시 논의해 보자 정도의 유연성을 가지면 좋습니다.

팀권한: 팀원들과 그라운드룰로 협의할 영역이 아닌 것들이 있습니다. 조직의 정책, 안전, 윤리, 고객 대응, 법 등에 대한 것은 팀의 권한을 넘어서는 일입니다. 이것에 반하는 그라운드룰을 만드려면 먼저 상위 부서나 법률적인 문제 부터 해결해야 합니다. 팀의 권한을 벗어나는 영역에 대해서는 상위 정책부터 해결해야 합니다. 만약 정말 조직과 팀에 좋은 것이라면 해당 사안의 결정권자와 먼저 협의를 하는 것이 필요합니다.

그라운드룰의 주요 내용

다음은 그라운드룰의 주요 예시입니다. 이전에 말씀드린 것처럼 모든 것을 다 그라운드룰로 만들 필요는 없습니다. 내용을 천천히 살펴보시고, 우리 팀에 필요한 것은 무엇일까 생각해 보시고 실제 적용할 때는 어떻게 변형하면 좋을 지 생각해 보시기 바랍니다.

출근 시간: "모든 팀원은 9시부터 모든 준비를 마치고 업무를 시작합니다."

회의 시간 준수: "모든 회의는 정시에 시작하고, 2분전 착석합니다. 만약 1분 이라도 늦을 경우 리더에게 사전 통보를 합니다."

프로젝트 데드라인: "모든 업무는 지정된 마감일 전에 완료해야 하며, 지연이 예상될 경우 알아차린 즉시 리더와 상의하여 대책을 논의합니다."

휴가 알림: "기본적으로 2주전 휴가를 알려주고, 업무가 중단되지 않도록 필요시 관련 팀원들에게 협조를 구합니다. 만약 긴급한 휴가가 필요하다면 리더와 먼저 협의합니다.”

회신 시간: "이메일과 메신저는 24시간 이내에 회신합니다."

회의 중 발언: "회의 중에는 다른 사람의 발언을 끊지 않고, 발언하고 싶다면 사회자에게 손을 들어 허락을  구합니다."

의사소통 도구: "긴급한 상황은 전화나 메신저를 사용하고, 중요한 내용은 이메일로 기록합니다."

커뮤니케이션 채널 선택: "모든 공식적인 커뮤니케이션은 팀 전용 Slack 채널을 통해 진행합니다."

업무 인계: "담당 업무를 다른 팀원에게 인계할 때는 충분한 설명과 문서를 함께 제공하며 인수받은 팀원이 요청할 때는 언제든지 답변해 줍니다."

피드백 제공: "피드백은 구체적이고 건설적으로 제공하며, 개인 비난은 하지 않습니다."

도움 요청: "팀원 중 누군가가 도움이 필요하면 주저하지 않고 요청하며, 상호 지원을 장려합니다."

아이디어 공유: "모든 아이디어는 자유롭게 공유하되, 다른 팀원의 아이디어를 존중합니다."

의견 존중: "모든 팀원은 서로의 의견을 존중하며, 개인적인 공격이나 비난은 금지합니다."

성과 평가: "개인의 성과는 매월 마지막 주 금요일에 팀장과 1:1 미팅을 통해 평가합니다."

자기 평가: "팀원들은 주기적으로 자신의 업무 성과를 리뷰하고, 개선점을 찾습니다."

피드백 주기: "프로젝트가 끝난 후에는 피드백을 서로 교환하며, 이를 통해 업무 개선 방안을 찾습니다."

도구 사용: "모든 프로젝트 문서는 Google Drive에 저장하며, 각 파일은 최신 상태로 유지합니다."

문제 대응: "모든 팀원은 업무 과정에서 정직하게 행동하며, 문제 발생 시 투명하게 공유합니다."

업무 기밀: "프로젝트와 관련된 기밀 정보는 외부로 절대 유출되지 않도록 주의합니다."

팀 활동 참여: "매월 마지막 주 금요일에 팀 소셜 활동을 진행하며, 가능한 한 모든 팀원이 참여합니다."

생일 축하: "팀원 생일은 모두가 축하하며, 1만원 정도 돈을 모아 선물 합니다."

지식 공유: "프로젝트가 끝날 때마다 배운 점을 문서화하고, 이후 팀원들과 공유합니다."

리스크 관리: "모든 팀원은 예상되는 리스크를 사전에 공유하며, 대응 방안을 마련합니다."

변화 대응: "새로운 업무 방식이나 기술이 도입될 경우, 팀 전체가 적극적으로 학습하고 적응합니다."

<팀그라운드룰 예시>

*******활용방법: 아래 내용을 팀원들과 공유하고, 우리팀에 맞게 수정보완하는 것도 방법입니다.

"인재개발팀그라운드룰 v1.2_2409

회의일자: 240902(분기회의)  

1. 목적: 협력과 성장, 좋은 성과를 위한 팀의 약속(기준점)
2. Rule for Rule:

룰보다 더 중요한 것은 협력, 성장, 결과, 관계다. 목적을 위해 룰은 언제든지 바꿀 수 있다.

기본 3개월 실행/리뷰(분기 회의시 리뷰)

필요 시 즉시 논의 후 변경 가능

3. 팀그라운드룰

가. 회의

(1) 원칙  

    회의 주관자는 회의 일정 및 시간과 아젠다를 사전에 명확하게 공유한다.  

    회의 참가자는 회의에 적극적으로 참여한다.(기본적으로 사람을 바라본다. 핸드폰X 노트북X 필기X)  

    회의 시작 시간을 지킨다. (2분전 착석 완료하기)  

    시작할 때 주관자가 끝나는 시간을 공지하고, 마치는 시간 5분 전에는 랩업을 시작한다.(예정 회의 시간을 지킨다) >타임키핑: 팀원 B  

    예정 되지 않은 회의는 당사자들과 일정을 협의하고 진행한다.  

    효과적인 회의를 위해 공적인 이야기와 사적인 이야기를 구분한다.  

(2) 주간 회의 일정(*일정: 매주 월요일 10:00~11:30, 팀스터디 10:00~10:30, 이후 11:30까지 회의) (담당자: 팀장)  

    회의 준비: 회의 시작 전, 주간회의 내용 작성  

    진행방법:아래 순서로 1시간 이내 종료  

    개인 주간 리포트 관련 읽기/질문  

    지난 업무 리뷰/피드백  

    회의 아젠다 공유(짧은 아젠다는 바로 처리, 함께 논의해야 할 아젠다 설명과 회의 시간 잡기)  

    클로징  

(3) 정기 회의:  

    월단위 회의 없음  

    분기회의 진행(2월, 5월, 8월, 11월 마지막 월요일)(규)  

    분기회의 시간: 팀 주간 회의 후 1시 00분부터  

    분기 회의 시 5월과 11월은 반기(사신함탁지 칭찬), 연간 리뷰 회의로 진행  

    분기 회의 순서  

    -상호 칭찬하기

    -지난 과정 리뷰(한 일, 성취, 잘한 일/못한 일)

    -팀그라운드룰 업데이트

    -앞으로 할 일 정리(다음 분기 업무들)

    -성장목표 나눔/공유

나. 팀스터디:  

    한 사람당 20~30분 준비, 만약 ,30분을 넘어갈 경우 사전에 진행 시간 공지해 주기  

    팀원별 진행 순서: 팀장, 팀원 A, 팀원 B, 팀원 C, 팀원 D, 팀원 E  

    정기 회의 전 시작  

    부득이하게 진행을 못한 경우 그 주에 점심시간에 같이 점심먹으며 진행(바쁘더라도 진행하기)  

다. 업무관련

(1) 인사:   

    출근인사-일부러 찾아가서 인사하지 않기, 마주치면 그 때 자연스럽게 인사하기.   

    퇴근인사-업무에 맞춰 각자 알아서 퇴근하기. 별도로 찾아가서 퇴근 인사하지 않기  

(2) 소통:  

    전체 공유와 개인 공유로 구별하기  

    회사 메신저로 소통  

    단톡방은 가능하면 댓글보다는 체크 표시하기  

    꼭 확인해야 하는 것은 명확하게 명시하고 요청하기  

    전체 소통과 개인간 소통 구분  

    업무 시간 중 소통하기  

    업무시간 이후 급한 소통: 가급적 지양, 필요하다고 생각되는 경우 개인이 판단하기  

(3) 근무관련  

    야근/휴일근무: 가능하면 야근/휴일 근무를 안한다를 원칙  

    필요시 사전 협의 후 진행한다, 야근이나 휴일 근무가 필요하면 최대한 빠른 시간에 협의한다  

    휴가 사용: 2주전 공유를 기본, 급하게 사용할 시 그때 공유  

    재택근무: 주 1회 시행. 가능하면 개인적 업무를 위주 진행. 재택은 구글캘린더에 올리기. 월요일 회의 때 공유.  

금요일 오전에 회사 주간업무에 반영하고 싶은 실적은 회사 개인 계정으로 보이게 처리한다.

라. 함께하기

(1) 생일 챙기기  

    일자: A(1/18), B(3/21), C(5/10), D(8/6), E(11/4)  

    함께 점심식사 하기(생일 주간 회의 후), 선물(인당 2만원 이내 모아서, 지난 번 생일자가 챙기기)  

    식당예약: 생일자  

(2) 문화의 날  

    2, 8월 마지막 주, 금요일 점심시간 앞뒤로, 미술관 등 문화 활동(담당자: 팀원 C)  

마. 1 ON 1 미팅  

    월 1회 진행(성과/성장관련) / 정말 바쁘더라도 월 1회는 꼭 유지한다.  

    기본 일정을 고정하고, 조정이 필요시 협의하여 진행한다. 
 A: 2번째 목요일 2시, 

      B: 3번째 화요일 2시, 
     C: 1번째 화요일 3시,  
     D: 4번째 목요일 3시

교육 주간 등 업무가 겹칠 때는 오전 시간 혹은 그 다음 주 등으로 재협의

바. 일정 공유  

    구글 캘린더로 일정 공유.  

    기준: 서로의 일정을 확인하고, 협업의 공간을 찾을 수 있도록 / 서로 하는 일정을 공유  

    방법: 구글 캘린더로 업무 관련한 캘린더를 생성하고, 멤버들에게 공유한다.  

    서로의 시간을 확인하고, 협업의 시간이 필요할 경우, 확인하고, 시간을 잡을 수 있도록.  

사.기타  

    필요한 팀약속은 언제든지 논의가능. 특별한 것이 없다면 분기 회의에 리뷰하기.  

    비밀유지: 내부 인원들에 대한 정보나 우리 팀원들의 이야기들은 외부로 발설하지 않는다.  

팀그라운드룰을 정착시키기

규칙을 세우는 것보다 정착시키는 것이 더 중요하고 어렵습니다. 가장 중요한 것은 계속적인 피드백입니다. 만약 팀원들이 규칙을 잘 지킬 때에는 이를 칭찬하고 격려하는 문화가 필요합니다. 이런 피드백은 팀원들에게 규칙 준수의 중요성을 계속 인식시켜 줄 것입니다. 반대로 규칙을 어겼을 경우에는 지적이나 벌칙도 필요할 수 있겠지만, 본질적으로 왜 지키지 못했는지에 대해 이야기 나누고 어떤 부분을 도와 주어야 할지의 그래서 어떻게 함께 그라운드룰을 지켜갈 수 있을지 고민하는 과정으로 진행되어야 합니다. 그라운드룰이 서로에 대한 감시나 지적, 비난의 도구로 사용되어서는 안됩니다. 팀그라운드룰은 팀의 관계와 업무 성과를 높이기 위함이기 때문입니다.  처음 그라운드룰을 만들면 주간회의나 정기적인 미팅에서 계속적인 관심과 실행정도를 공유해야 합니다. 룰은 만들었다는데 의의가 있는 것이 아니라 지켜져야 의미가 있습니다. 정기적인 미팅이 있다면 그 시간에 새로운 그라운드룰이 잘 진행되고 있는지 살펴보고, 만약 잘 지켜지지 않는다면 어떻게 하면 좋을지 논의합니다. 이때도 지키지 못하는 사람에 대한 질책보다는 어떻게 하면 그 사람을 도와 팀이 함께 지킬 수 있을지의 관점에서 논의해야 합니다. 팀그라운드룰을 정착시킬 때 가장 큰 영향은 리더의 모범입니다. 팀 리더가 그라운드룰을 적극적으로 따르는 모습은 다른 팀원들에게 강력한 메시지를 전달합니다. 그래서 팀그라운드룰의 정착 책임자는 팀리더가 되어야 합니다. 리더가 솔선수범할 때 그라운드룰은 성공적으로 정착할 수 있습니다. 마지막으로 주기적인 점검이 필요합니다. 한 번 정하면 끝이 아니라, 주기적으로 점검하고 필요한 부분은 수정해야 합니다. 팀의 변화와 함께 규칙도 유연하게 변화할 수 있어야 합니다. 점검 주기는 분기 단위 정도를 고려해 보는 것을 추천합니다. 만약 분기 전이라도 팀 상황이 바뀌었거나 실제 작동하는 않는 룰이 있다면 즉시 변경할 수 있습니다.

팀그라운드룰을 설정하고 이를 지켜 나가는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다. 새로운 습관을 만드는 것과 같습니다. 때로는 팀원들이 서로의 차이를 이해하고 조율하는 과정에서 갈등이 생길 수도 있습니다. 그러나 이런 과정을 통해 팀은 더 단단해지고, 협력의 힘을 깨닫게 됩니다. 처음에는 규칙이 불편하게 느껴질 수 있지만, 이를 지키고 존중하는 문화가 자리잡으면 팀 전체가 더 나은 성과를 거두게 됩니다. 팀원들을 믿고, 그라운드룰을 설정하는 과정을 즐겨보시기 바랍니다.