온라인 (디자인) 워크숍을 성공적으로 진행하는 팁

온라인이라는 환경을 고려해서 워크숍을 기획하자

코로나가 본격적으로 시작하면서 거의 모든 IT회사들이 홈오피스를 시행하게 되었고 이제 회사에서 거의 모든 워크숍은 온라인으로 진행하고 있다. 특히 참여자수가 많을 경우 더더욱 그렇다. 여러 온라인 워크숍을 기획하고 참여함으로 써 느낀 바를 적어 보려고 한다. 

1. 혼자서 기획하기보다는 같이 기획하자

워크숍 주제에 따라 반나절 또는 하루, 이틀, 일주일에 걸쳐 워크숍을 진행한다. 워크숍 기획을 혼자서도 할 수 있지만, 개인적으로 4시간 이상 소요되는 워크숍일 경우 여러 명이서 같이 기획하는 것을 추천한다. 혼자 아이디어를 내는 것보다 여러 명이 머리를 맞대면 상대적으로 더 좋은 아이디어가 나오는 것은 물론이고, 보다 효율적인 워크숍 진행을 할 수 있기 때문이다. 

온라인 워크숍은 온라인이라는 환경특성상, 모든 참가자들의 얼굴을 보기 힘들다. 이로 인해 활동적인 참여를 이끌어내는 것이 오프라인 워크숍에 비해 많이 힘들다. 각 세션을 이끄는 기획자가 바뀜으로써 흐트러진 주의력을 다시 가져올 수 있고, 설명이 부족할 경우 보충 설명을 해주고, 또한 잘 못 따라오는 참가자를 다른 기획자들이 도와줌으로써 보다 생상적인 워크숍을 진행할 수 있다.

2. 시간을 넉넉하게 잡고 각 세션은 적어도 45분을 넘어서는 안된다.⏱️

워크숍을 계획하고 시행하기 이 전에 보통  Dry-run세션을 가진다. 드라이런은 워크숍 리허설이라고 생각하면 된다. 드라이런 세션을 통해 각 섹션마다 예상되는 시간을 적고 예상되는 시간을 바탕으로 어젠다에 최종 소요 시간을 적는다. 하지만 워크숍을 진행하면, 예상했던 것보다 질문이 많아진다거나, 참여자들이 기술적 결함으로 인해 늦거나, 설명이 길어진다거나 등이 예상치 못한 상황이 늘 생긴다. 그래서 워크숍 실전에 있어 항상 예상했던 시간보다 더 걸리니, 예상시간 보다 10-15분 더 추가하여, 최종 소요 시간을 정하는 것이 중요하다. 실제 워크숍에 설상 시간이 남더라도 남는 시간을 휴식시간으로 쓸 수 있으니, 이는 시간이 부족해서 쫓기듯이 해당 세션을 끝내는 것보다 훨씬 더 낫다. 시간에 쫓기듯이 끝나면 이는 모든 이들이게 스트레스를 준다. 

또한 워크숍 섹션에 각 주제마다, 소요되는 시간은 다 다르나, 각 섹션은 45분 이상 넘지 않는 게 중요하다. 온라인 워크숍은 오프라인 워크숍에 있어 신체적 움직임도 적고, 다른 사용자들과 커뮤니케이션을 할 수 있는 부분도 제한되어 있다. 그래서 30분이 지나면, 집중력이 급격히 떨어지는 경향이 있으니, 이를 감안하여 최종 소요 시간을 정하자.

3. 온라인 워크숍 기본 가이드라인을 공유하자!

온라인의 환경은 오프라인과 기본적으로 다르다. 오프라인 워크숍은 모든 참여자들을 한눈에 볼 수 있으며, 그 사람들이 무엇을 하는지 어떤 이야기를 하는지 알 수 있다. 하지만 온라인 워크숍은 환경이 제한적이다. 효과적인 워크숍 진행을 위해 기본적인 규칙을 공유하는 것이 필수적이다. 

기본적인 규칙으로는 

1) 모든 참여자들은 카메라를 켜기: 많은 참여자들이 자기가 관심 없는 주제에 다른 일을 한다거나, 집안일을 동시에 하는 경우가 많다. 그렇기 때문에 기획자는 참여자들이게 카메라를 켜달라고 미리 말하는 것이 중요하다.

2) 자기 의견을 말하지 않을 경우에는 마이크를 Mute로 세팅하기

3) 상대방의 의견에 옳고 그름으로 판단하고 비판하는 행위 금지 

4) 긍정적인 언어로 항상 복돋와주기

4. 본격적인 워크숍 참여를 위한 워밍업 세션☀️

"It’s worth taking the time at the beginning to set the tone for your workshop and get everyone thinking as a team in sync"
(https://www.intercom.com/blog/running-design-workshops/)

오프라인 워크숍에서도 워밍업은 중요하다. 이는 워크숍의 시작이니 말이다. 워밍업을 통해, 워크숍 참가자를 서로 알아갈 수 있고, 다른 사람과 이야기하면서 부끄러움을 줄일 수 있고 같은 팀이라는 의식을 할 수 있다. 또한 온라인 워크숍 툴(Miro, Mural, and Figjam)을 연습해 볼 수 있으며, 본격적인 워크숍 주제로 들어가기 전에 간단히 뇌를 깨우는 준비를 할 수 있다. 흔히 워밍업에서 하는 주제는 

1) 자기소개하기: 자기 프로필 사진과 이름, 포지션 그리고 취미를 적는다. 

2) 오늘의 기분을 표현하기: 오늘의 기분을 이모지나 사진, 날씨를 통해 표현할 수 있다. 

3) 자신의 책상을 찍어서 보드에 공유하기: 이는 사진이나 문서를 보드에 공유하는, 즉 툴을 연습해 볼 수 있으며 동시에 팀원들의 개인 공간을 들어다 볼 수 있는 재미가 있다.

4) 당신의 슈퍼파워는 무엇인가요? What is your superpowers? What skill do you bring to the team? : 이 질문은 워크숍 참가자들의 장점을 본인 스스로 상기시키고 그 장점들을 무의식적으로 강화하는 긍정적인 효과를 지니다. 

5) 세계지도를 공유하고 자신이 여행했던 장소 중에 가장 좋았던 곳 소개하기

5. 흐트러진 집중력을 다시 증진시키는 에너자이져(Energizers) 세션

에너자이져, Energizers은 종종 참가자들이 집중력들이 저하되는 시기에 종종 한다. 특히 온라인으로 워크숍을 진행할 경우 참가자들과의 커뮤니케이션, 스몰토크가 절대적으로 오프라인 워크숍에 비해 부족하기 때문에 에너자이져 세션은 너무나 중요하다. 이 세션은 즉흥적으로 하는 것이 아니라, 어젠다, 즉 시간표에 포함시켜, 이쯤 되면 참가자들 집중력이 저하되겠구나 하는 시기에 한다. 

1) 간단한 체조: 모든 참가자들이 카메라를 켜고 워크숍 진행자가 하는 간단한 체조를 10-15분 정도 같이 따라 한다. 

2) 터치 블루 (Touch Blue): 워크숍 진행자가 말하는 특정 색의 무언가를 카메라 앞에 동료들에게 보여준다. 예를 들면 워크숍 진행자가 "Red"라고 말하면 다른 참여자들이 "Red" 색의 포스트잇, 볼펜, 컵 등의 물건을 주변에서 찾아 재빠르게 다른 동료들에게 보여주는 것이다. 

3) 노래 제목 맞추기: 워크숍 진행자가 특정 노래의 일부를 들려주면, 다른 참여자들이 해당 노래의 제목과 가수를 맞추면 된다.

이 3가지는 실제로 온라인 워크숍에 진행할 때 주로 사용했던 에너자이져 세션이다. 이 외에도 미로(Miro)나 피그마(Figma) 커뮤니티를 검색하면 여러 가지가 있으니 꼭 워크숍 중간중간에 커피타임과 함께 활용하기를 바란다.