일의 우선순위를 정하는 방법
아이젠하워 매트릭스와 포지셔닝
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스티븐코비는 '성공하는 사람들의 7가지 법칙'으로 유명하지만 사실 그보다 더 중요한 주제들을 많이 다룬다. 인생에서 중요한 책을 꼽는다면 스티븐코비의 책들이 다수를 이룬다. 더욱이 스티븐코비의 아들인 스티븐코비 2세가 쓴 '신뢰의 속도' 역시 인생의 중요한 지혜를 제공해준다. 오늘은 우연히 전략회의에 참여했다가 배웠던 시간관리 기법을 공유하고자 한다. 스티븐코비는 시간관리에 관한 유명한 영상에서 돌을 그릇에 담는 방법을 공유한다. 강단에 한 여성분이 나와서 돌을 담는 것을 시작한다. 큰 돌들에는 자녀, 자기관리, 중요한 일, 건강, 휴가 등등이 적혀져 있고 아주 작은 돌들이 먼저 그릇에 담겨있다. 스티븐코비는 여성분에서 그릇에 돌이 넘치지 않게 다 담아보라고 요청한다. 그리고 여성분은 먼저 작은 돌들이 쌓여져 있는 그릇에 큰 돌들을 담느라 안간힘을 쓰다가 결국 큰 돌들 몇개를 포기한다. 자녀를 포기하거나 건강을 포기하거나, 휴가를 포기한다.
시간이 지나서 스티븐 코비는 여성분에게 '프레임'을 바꿔보라고 권유한다. 그러자 여성분은 "혹시 옆에 있는 다른 그릇을 써도 된다는 거죠?"라고 묻는다. 그 다음에는 바로 큰 돌들을 먼저 넣고 나중에 작은 돌들을 흔들어서 넣는다. 결론적으로 모든 돌들이 그릇에 들어가기 시작했고, 청중들과 여성분은 놀라지 않을 수 없었다. 스티븐 코비는 한번 웃어보이면서 이게 어떻게 된 일인지를 소개한다. 바로 우리 삶에서 인생을 경영할 때 일어나는 일들을 보여주는 작은 스킷이었다. 우리는 언제나 중요하고 먼저 해야하는 일을 놓고서는 긴급하고 하찮은 일에 시간을 낭비한다. 그러다 보니 시간이 항상 부족하고, 시간이 지나면 중요한 일은 정작 하나도 못하고 놓쳐버린다. 인생경영을 제대로 배워본 적이 없기 때문에 시간관리에서 항상 빵점을 맞지만 이것을 돌이키는 방법을 잘 모른다. 그럼 어떻게 해야할까? 어떤 방법이 있을까?
https://www.youtube.com/watch?v=Yett8UU_J-M
1. 하이젠하워 매트릭스
The 7 Habits of Highly Effective People을 써서 유명해진 Stephen Covey는 아이젠하워 대통령이 사용했던 매트릭스를 사용하여 시간관리 매트릭스를 만들었다. 긴급성과 중요성을 중심으로 아이젠하워 대통령이 연설을 한 적이 있다. 1954년 연설에서 아이젠하워 대통령은 다음과 같이 말했다. “저에게는 긴급한 문제와 중요한 문제, 두 종류의 문제가 있습니다. 긴급한 것은 중요하지 않고, 중요한 것은 절대 긴급하지 않습니다” 이러한 아이젠하워의 말은 후예들에게 매우 인사이트를 제공했는데, 아이젠하워가 말한 것은 다음과 같은 요인 때문이었다.
효율적인 시간 관리 : 아이젠하워는 군인과 정치인으로서, 효율적인 시간 관리가 얼마나 중요한지를 깊이 이해했었다. 그는 종종 사람들이 긴급한 일에 쫓기며 시간을 낭비한다고 느꼈다. 긴급한 일을 처리하느라 중요한 일을 놓치지 않도록 시간을 잘 관리할 필요가 있었다.
장기적인 목표 달성 : 그는 장기적인 목표를 달성하기 위해서는 긴급하지 않지만 중요한 일에 집중해야 한다고 믿었었다. 긴급한 일은 즉각적인 주의를 요하지만, 장기적인 성공에는 큰 영향을 미치지 않을 수 있었기 때문이다. 따라서 중요한 일에 더 많은 에너지를 쏟는 것이 성공의 열쇠라고 생각했다.
위임과 집중 : 아이젠하워는 긴급하지만 중요하지 않은 일은 다른 사람에게 위임하여 자신의 시간을 절약하고, 중요한 업무에 집중하는 것이 효율성을 높이는 방법이라고 여겼었다. 그는 자신의 시간과 에너지를 가장 잘 사용하는 방법을 찾기 위해 이런 철학을 채택했다.
위기 관리와 예방 : 그는 제2차 세계 대전과 같은 대규모 위기를 관리하면서 예방적 조치의 중요성을 깨달았었다. 긴급한 상황을 피하기 위해서는 사전에 계획하고 준비하는 것이 중요하다는 교훈을 얻었으며, 이는 긴급한 상황을 줄이고, 중요한 일에 더 많은 자원을 투자할 수 있게 만들었다.
심리적 스트레스 감소 : 계속해서 긴급한 일에 쫓기는 것은 큰 심리적 스트레스를 유발할 수 있으며, 이는 생산성과 개인의 안녕에 부정적인 영향을 미칠 수 있었다. 아이젠하워는 긴급하지 않은 중요한 일을 미리 계획하고 처리함으로써 스트레스를 줄이고 더 안정된 환경을 조성할 수 있다고 믿었다.
이렇게 중요성과 긴급성을 효과적으로 구분하기 시작하면 자연스럽게 일의 순서가 생기고 중요성을 중심으로 인생경영이 가능해지기 시작한다. 그럼 이제 하나하나 매트릭스를 살펴보자. 우선 긴급성과 중요성으로 2가지 기준을 각각 가로축과 세로축으로 잡으면 4분면이 생성된다.
긴급하고 중요한 일 (제1사분면)
회사 프로젝트 마감일: 다음 날 제출해야 하는 보고서나 프로젝트가 있는 경우.
긴급한 건강 문제: 갑작스러운 건강 악화로 인한 병원 방문.
고객 불만 처리: 즉시 해결하지 않으면 고객 이탈로 이어질 수 있는 문제.
예상치 못한 시스템 오류: 회사의 IT 시스템이 갑자기 작동하지 않을 때의 즉각적인 대응.
중요하지만 긴급하지 않은 일 (제2사분면)
장기적 프로젝트 계획: 미래 프로젝트를 위한 전략 수립과 계획.
자기계발 활동: 새로운 기술 습득을 위한 교육이나 독서.
운동 및 건강 관리: 규칙적인 운동과 건강한 식습관 유지.
관계 구축: 친구나 가족과의 정기적인 만남을 통해 관계를 돈독히 하는 것.
비즈니스 네트워킹: 업계 내에서 관계를 구축하기 위한 네트워킹 이벤트 참석.
긴급하지만 중요하지 않은 일 (제3사분면)
일상적 이메일 답변: 즉각적인 주의가 필요하지만 중요도가 낮은 이메일.
회의 요청: 꼭 참석하지 않아도 되지만 요청받은 회의.
일상적인 전화 통화: 즉시 응답해야 하지만 중요하지 않은 전화.
급히 요청된 자료: 다른 부서에서 요청한 자료 제공, 실제로는 긴급하지 않음.
사무실 방해 요소: 동료가 요청하는 사소한 도움.
긴급하지도 중요하지도 않은 일 (제4사분면)
소셜 미디어 스크롤링: 의미 없는 시간 소모의 소셜 미디어 사용.
인터넷 서핑: 목표 없이 웹사이트를 방문하며 시간 낭비.
TV 시청: 생산적인 활동 없이 장시간의 TV 시청.
무의미한 게임: 의미 없는 게임 플레이.
잡담: 직장이나 사무실에서 지나치게 시간을 소비하는 잡담.
2. 포지셔닝 기법
아이젠하워 매트릭스를 쓰려면 사실 포지셔닝 기법을 알아야 한다. 시장에서는 자연스럽게 사용되는 방법이지만 제대로 알아두면 활용도가 매우 크다. 포지셔닝 기법은 1960년대와 1970년대에 마케팅 전략가인 알 리스(Al Ries)와 잭 트라우트(Jack Trout)가 개발했다. 이 두 사람은 1972년에 "Positioning: The Battle for Your Mind"라는 제목의 일련의 기사로 이 개념을 소개했으며, 1981년에는 같은 제목의 책을 출간하여 포지셔닝 이론을 대중화했다.알 리스와 잭 트라우트의 포지셔닝 개념은 현대 마케팅의 중요한 기초가 되었으며, 많은 기업이 이 이론을 바탕으로 마케팅 전략을 수립하게 되었다.
포지셔닝 개념의 발전
알 리스와 잭 트라우트의 기여: 이 두 사람은 포지셔닝을 단순한 마케팅 기법이 아닌, 고객의 마음속에 특정 위치를 차지하려는 경쟁이라고 설명했다. 그들은 포지셔닝을 통해 기업이 시장에서 어떻게 차별화되고, 고객의 인식에 어떻게 자리 잡을 수 있는지를 강조했다.
소비자 인식에 중점: 리스와 트라우트는 제품이나 브랜드의 성공이 실제 제품 특성보다 소비자의 인식에 달려 있다고 주장했다. 따라서, 효과적인 포지셔닝은 소비자의 마음속에 독특한 이미지를 구축하는 데 집중해야 한다고 설명했다.
사례와 이론의 확장: 그들은 다양한 사례를 통해 포지셔닝 전략이 어떻게 작동하는지를 설명하고, 이를 통해 기업들이 경쟁 우위를 확보할 수 있는 방법을 제시했다.
원래 포지셔닝 기법(Positioning)은 특정 제품이나 브랜드를 소비자의 마음속에 독특하고 바람직한 위치에 자리 잡도록 하는 과정으로, 마케팅 전략의 핵심 요소였다. 이 기법은 기업이 시장에서 경쟁 우위를 확보하고, 목표 고객에게 명확하고 매력적인 이미지를 전달하는 데 도움을 줬다. 다음은 포지셔닝 기법의 주요 요소와 단계를 설명한 내용이다. 포지셔닝 기법은 브랜드가 소비자에게 어떻게 인식되기를 원하는지를 명확히 정의하고, 이를 달성하기 위한 전략을 수립하는 과정이었다. 이를 통해 기업은 시장에서 독보적인 위치를 차지하고, 경쟁에서 우위를 점할 수 있었다. 그리고 이러한 기법을 활용하면 인생관리, 시간관리를 할 수 있다.
포지셔닝 기법의 주요 요소
차별화(Differentiation) : 기업은 경쟁사 제품과 차별화되는 고유의 가치 제안을 개발했다. 이는 품질, 가격, 디자인, 서비스 등 다양한 요소를 통해 이루어질 수 있었다.
고객 이해(Customer Understanding) : 목표 고객의 니즈, 기대, 문제점을 깊이 이해하여 그들에게 적합한 메시지를 전달했다.
경쟁 분석(Competitor Analysis) : 시장에서 경쟁사들이 어떻게 포지셔닝되고 있는지를 분석하여 자사 제품의 차별성을 강화했다.
브랜드 이미지(Brand Image) : 소비자에게 전달하고자 하는 일관된 브랜드 이미지와 메시지를 구축했다.
포지셔닝 기법의 단계
시장 세분화(Segmentation) : 기업은 전체 시장을 다양한 세분 시장으로 나누고 각 세분 시장의 특성을 분석했다.
목표 시장 선택(Targeting) : 각 세분 시장의 매력도와 자사의 강점을 고려하여 목표 시장을 선정했다.
포지셔닝 전략 개발(Strategy Development) : 선택한 목표 시장에서 자사 제품의 위치를 명확히 정의하고, 차별화된 가치 제안을 개발했다.
포지셔닝 진술(Positioning Statement) 작성
목표 고객에게 전달할 핵심 메시지를 명확하고 간결하게 정리했다. 일반적으로 다음과 같은 형식을 따랐다: "[목표 고객]에게, [브랜드]는 [경쟁사 대비 차별점]을 제공하는 [제품 카테고리]이다."
커뮤니케이션 실행(Communication Execution) : 다양한 마케팅 채널(광고, PR, 소셜 미디어 등)을 통해 포지셔닝 메시지를 전달하고, 일관된 브랜드 이미지를 구축했다.
성과 측정 및 피드백(Performance Measurement and Feedback) : 포지셔닝 전략의 효과를 지속적으로 모니터링하고, 시장의 변화나 소비자 반응에 따라 전략을 조정했다.
포지셔닝 기법의 예시
스타벅스 : 스타벅스는 고급 커피 경험을 제공하는 브랜드로 포지셔닝되었다. 그들은 고품질 커피, 세련된 매장 환경, 뛰어난 고객 서비스를 통해 고객에게 가치를 제공했다.
애플 : 애플은 혁신적이고 직관적인 기술 제품을 제공하는 프리미엄 브랜드로 자리 잡았다. 그들의 제품은 고유한 디자인과 사용자 경험으로 차별화되었다.
볼보 : 볼보는 안전성과 신뢰성을 강조하는 자동차 브랜드로 포지셔닝되었다. 그들의 마케팅 메시지는 안전한 가족용 자동차로서의 이미지를 구축하는 데 초점을 맞추었다.
3. 포지셔닝을 페이오프 매트릭스로 조정하기
아이젠하워 매트릭스를 포지셔닝 기법으로 이해했다면 이제 PAY-OFF 매트릭스 방식으로 요소들을 이동해야 한다. 페이오프 매트릭스는 보통 가로에는 성과, 세로에는 노력으로 구분하고 생성되는 4분면에서 가장 왼쪽 아래에 있는 적은 노력에 적은 성과가 나오는 지점에서 작은 승리인 퀵-윈을 하도록 제안한다. 마찬가지로 오른쪽 상당으로 가면 많은 노력에 큰 성과가 있는 지점의 요소들은 전략적으로 보면 중장기 전략에 속하기 때문에 빠르게 결과가 나오지 않는다. 이 부분은 긴 호흡으로 야구로 치면 연장전을 준비해야 하는 부분이다.
아이젠하워 매트릭스에서 2가지 기준인 긴급성과 중요성은 4가지의 사분면을 만들어 낸다. 대부분의 조직은 긴급한데 중요하지 않은 요소에 시간을 온통 쏟아내느라 정작 중요한 일은 하지 못한다. 그래서 아무리 일을 해도 성과는 나지 않고 지치기만 한다. 아이젠하워 매트릭스에서 가장 중요한 것은 긴급하고 중요한 일이고 이것은 바로 해야지 맞다. 하지만 긴급하지만 중요하지 않은 일은 언제 할 것인지를 결정하면 된다. 이런게 바로 전략이라고 할 수 있다. 언제할지 결정하려면 다른 일들과의 우선순위와 중요도, 사람들과의 관계와 내외부 환경들을 따져야 한다. 마찬가지로 긴급하지만 중요하지 않은 일은 '위임'해야 한다. 자신이 하는게 아니라 혹은 자신의 조직이 아니라 다른 사람에게, 다른 조직에게 위임하는 것이다. 최근에는 AI의 발달로 인해서 기술을 통해서 해결하는 방법도 있다.
긴급하지도 않고 중요하지도 않다면 과감하게 이런 일은 하지 말아야 한다. 괜히 자리만 자치고하고 있는 '방안의 코끼리'를 찾아다면 몰아내야 하는 것이다. 많은 사람들이 자신의 인생에서도 방안의 코끼리를 돌보느라 정작 중요하고 긴급한 것은 하지 못한다. 이러한 정보를 바탕으로 스티븐 코비는 사람들의 인생이 어떻게 하면 성공하는지를 정리한다. 바로 '성공하는 사람들의 7가지 습관'이 그것이다. 그리고 이것을 조직으로 확대시키면 '성공하는 조직의 8가지 습관'이 된다. 자기개발서라고 무시하기엔 스티븐 코비의 지혜와 인사이트는 위로 올라갈수록 더욱 필요하다는 것을 알게 된다.
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지금까지 아이젠하워 매트릭스를 알아보았다. 실제로 워크샵을 진행해 보니깐 포스트잇이 여기저기 난립하다가 정렬이 되면서 생각도 명료해지고, 우선순위도 정할 수 있다는 것을 알게 되었다. 아마도 앞으로 일하는 곳에서 많은 조직들과 이 워크샵을 진행하면서 우선순위를 정하고 하지 말아야 할 것들을 안하는 '전략'을 세우는 일도 도와줄 수 있을 것 같다. 중요한 것은 '배워서 남주자'이다. 이렇게 열심히 배워서 남들에게 도움이 되는 방식으로 지식을 축적하면 더 깊게, 더 넓게, 더 이해가 가는 방식으로 공부할 수 있다. 심지어 듣는 사람도 말하는 사람과 똑같이 다른 사람을 돕고 싶어서 더 열심히 공부하게 되기도 한다. 이 세상에서 누군가에게 도움이 되고 싶어서 공부하는 사람은 항상 새로운 변화를 맞이하게 된다. 태도만 바뀌면 지금은 아니더라도 시간이 자신의 편이 된다. 얼른 전략을 짜서 아이젠하워 매트릭스로 사람들을 도와야 겠다.
