Workday를 처음 사용하는 국내 HR 담당자들의 반응은 대체로 비슷하다. "도대체 어떻게 시스템을 사용하는지 모르겠다.", "시스템이 너무 불편하고 어렵다"는 이야기가 반복된다. 하지만 Workday를 실무에서 직접 활용한 경험과 글로벌 통합 구축 프로젝트로 경험한 것으로 판단한 국내 HR 담당자들이 느끼는 어려움의 본질은 Workday의 기능적 난이도 때문이 아니다.
진짜 이유는 Workday의 철학과 구조가 국내 HR 담당자들에게 익숙한 방식과 근본적으로 충돌하기 때문이다. Workday는 기존의 인사 운영 방식을 그대로 구현해 준 플랫폼이 아닌 미국 중심의 글로벌 표준 관점에서 기존의 운영 방식을 재설계한 결과물이다. 이 차이를 이해하지 못한 상태에서 Workday를 접하면 당연히 '어렵고 불편한 시스템'처럼 느낄 수밖에 없다.
게다가 Workday에 대한 국내외 자료 자체가 매우 적다는 현실적인 제약도 있다. Workday 관련 서적이나 학습 자료, 교육 커리큘럼은 거의 존재하지 않는다. Workday 한국 지사가 매년 주최하는 Workday Elevate Seoul에 참석하더라도 Workday가 어떤 구조를 가지고 있는지 경험할 수 있는 충분한 실습 기회나 안내 자료가 제공되지 않는 편이다. 이러한 환경적 요일로 인해 국내 HR 담당자들은 Workday에 대한 높은 진입 장벽을 경험한다. 그래서 이러한 구조적이고 정서적인 장벽을 구체적인 항목으로 나누어 살펴보고자 한다.
일반적인 국내 HR 시스템들은 기본적으로 '메뉴 기반 탐색' 구조이다. 화면에 메뉴가 펼쳐져 있으면 사용자는 그 구조를 따라가며 원하는 기능을 찾는 방식이다. 한 번 구조를 익히고 나면 어떤 업무가 어디에 있는지 쉽게 파악할 수 있어서 국내 HR 담당자들은 '보이는 메뉴'를 찾아내는 것이 중요했다.
그러나 Workday는 메뉴 트리를 제공하기보다는 검색 기반 UI 중심의 완전히 다른 접근법을 따른다. 사용자들이 수행할 기능의 이름이나 개념을 직접 검색해야 기능에 접근할 수 있다. 문제는 동일한 업무라도 회사마다 조금씩 사용하는 표현이 다르기 때문에 기능을 찾지 못하는 경험이 발생할 수 있다. 만약 이런 경험이 반복되면 사용자는 자연스럽게 Workdya 시스템 전체를 불편하고 복잡하게 느끼게 된다.
이 차이점은 네이버와 구글의 UI 화면을 비교하면 더욱 선명하게 이해할 수 있다. 먼저 네이버는 메인 화면에 여러 메뉴들과 콘텐츠를 먼저 보여주고 사용자가 원하는 정보나 메뉴를 눌러서 들어가는 경험을 누린다. 반면 구글은 검색창 하나만 남겨놓고, 사용자가 원하는 정보를 검색하면서 정보에 도달할 수 있도록 설계되었다. Workday를 처음 접한 국내 HR 담당자가 느끼는 혼란은 메뉴 중심의 네이버로 정보를 확인하던 사용자가 검색 중심의 구글로 정보를 확인할 때 경험할 수 있는 것과 비슷할 것이다.
메뉴가 보이지 않고 검색어를 모른다면 기능의 위치조차 파악할 수 없다. 이러한 경험은 단순히 사용성의 문제가 아니라 익숙함이 사라졌을 때 생기는 심리적 저항에 가깝다. Worday의 검색 기반 UI는 기능적인 장점들의 존재 여부에 상관없이 국내 HR 담당자들에게 정서적인 장벽으로 작용하여 'Workday는 어렵다'는 인식을 강화하는 요인이 될 수 있다.
HR 담당자들이 느끼는 혼란은 단순히 UI 문제에서 끝나지 않고, 국내 기업들이 오랫동안 유지한 HR 사고방식과 Workday의 철학의 사이에 차이가 존재하면서 발생한다. 한국의 HR 운영은 전통적으로 사람(Person)을 중심으로 설계되어 왔다. 특정 직원이 어떤 직급으로 어느 부서에 소속되어 어떤 직책과 업무를 수행하고 있는지 관리하는 것이 인사 관리의 출발점이었다. 인사 이벤트는 개인의 부서 이동과 직급, 직책의 변화에 초점이 맞춰졌다.
반면 Workday는 이런 접근 방식과 달리 책임 구조와 사전에 정의된 기준인 포지션(Position)을 기준으로 운영되고 있다. 누가 어떤 직급으로 업무를 하는 것이 아니라 "어떤 직무 포지션이 조직에 존재하는가", "그 포지션을 누가 수행하고 있는가"가 핵심이다. 이는 단순한 설계 방식의 차이가 아니라 HR 운영을 바라보는 관점 자체에서 차이가 발생하고 있다.
그래서 국내 HR 담당자들에게는 '담당임원', '팀장', '파트장'과 같은 직책이 조직 운영을 위해 필수적이지만, Workday에서는 이러한 개념을 기본적인 요소로 명확하게 제공하지 않는다. 대신 Manager라는 단일 개념으로 책임 구조를 정의한다. 그러면 '부서장들의 직책은 어디에 어떻게 구현해야 하는가'라는 질문이 발생하게 되지만, 문제는 이러한 철학의 차이가 번역 문제로 인해 더욱 증폭된다는 점이다.
Workday의 대부분의 개념은 영어권 HR 철학을 기준으로 정의되어 있고, 이를 한국어로 번역하면서 다소 사전적으로 번역하면서 혼란이 발생한다. 예를 들어 Assignment Type, Management Level과 같은 용어들은 국내 HR 용어 체계와 명확하게 1:1로 대응되지 않는 경우가 많다. 그 결과, Workday를 도입한 국내 회사들은 동일한 데이터 항목을 각자 다른 의미로 이해하고 구축하는 상황이 빈번하게 발생한다.
그로 인해 Workday와 국내 HR 사이의 충돌은 기능이나 설정이 아닌 HR 바라보는 언어와 사고방식의 차이에서 발생한다. 그리고 이 차이를 해소할 수 있는 커스터마이징이나 사내 교육(또는 번역)이 없이 시스템을 사용하면 번역이 잘못된 시스템을 사용한 것처럼 느낄 수밖에 없다. 이 지점이 국내 HR 담당자들이 Workday가 어렵다고 느끼는 또 하나의 핵심적인 이유다.
Workday를 어렵게 만드는 가장 근본적인 원인은 Workday社의 폐쇄적인 운영 방식이라 생각한다. 다른 SaaS 기업들과 달리 제3의 업체가 Workday 교육 프로그램과 콘텐츠를 제공하는 것을 찾기가 매우 힘들다. 그리고 Workday時가 공식적으로 제공하는 교육 프로그램은 이미 Workday를 도입한 기업과 공식 파트너사의 직원들만 신청할 수 있다. 그로 인해 신규 사용자나 외부 인력이 독학으로 Workday 역량을 확보하는 것은 현실적으로 거의 불가능하다.
또한 Workday 공식 교육 프로그램은 대부분 기본적인 기능 실습에 초점을 맞추고 있다. 모듈에 대한 심층적인 이해나 복잡한 업무 시나리오를 다뤄볼 수 있는 과정은 매우 적어서, 실제 기업 환경에 최적화된 응용을 시도하기 힘든 부분이 있다. 더 큰 문제는 교육 비용이다. Workday 기본 모듈인 HCM Core에 대한 기초 과정만 수강해도 1인당 수맥만 원의 비용이 발생하며, 여러 모듈에 대한 강의를 수강한다면 상당한 비용 투자가 필요하다. 그래서 Workday를 막 도입했거나 도입을 검토하는 HR 조직에게 이러한 초기 교육 비용은 상당한 부담이다. 결국 필요한 시점에 적절한 학습과 실습 기회를 충분히 확보하지 못하는 결과로 이어진다.
미국에는 일부 사설 교육 업체들이 Workday 강의를 제공하고 있지만, 사용자 후기와 구조를 확인하면 교육의 신뢰성에 대한 의문이 제기된다. Reddit 등 해외 커뮤니티에서는 Workday社 매출의 약 10%가 '교육 및 전문 서비스'에서 발생하기 때문에 제3의 업체가 자체적인 Workday 교육 프로그램을 운영하는 것에 매우 제한적으로 바라본다는 의견도 있다. 그로 인해 시장 전체의 지식수준이 제자리에서 머무는 구조가 고착된 것 같다.
Workday 학습을 어렵게 만드는 또 다른 요소는 참고자료의 부족이다. SAP ERP는 국내외 시장에 다수의 기술 서적과 모듈별 전문 도서들이 풍부하게 공급되고 있고, 온라인에서도 다양한 예시를 쉽게 찾아볼 수 있다. 그러나 Workday는 국내는 물론 해외에서도 관련 기술 서적을 찾는 것은 거의 불가능한 수준이다. HRIS 시장에서 높은 점유율을 가진 시스템임에도 불구하고 구입할 수 있는 문서나 기술 해설 자료가 극도로 없는 사실은 Workday의 폐쇄적인 정책을 단적으로 잘 보여준다.
그래서 Workday社는 Workday Community를 통해 설계 문서와 기본 가이드를 제공하고 있지만, 대부분의 내용은 기능의 정의와 초기 설정 방법을 안내할 뿐이다. 특정 기능의 제약이 왜 존재하는지와 조직 맞춤형 설계를 위해 무엇을 고려해야 하는지와 같은 심층적인 설명은 매우 부족하나 편이다. 그래서 구축 프로젝트를 처음 맡은 담당자들은 Workday의 구조를 온전히 이해하기 어렵고, 당장의 구축 프로젝트를 위해 학습할 여유가 존재하지 않는다. 결국 Workday를 처음 사용하는 HR 담당자는 도제식으로 지식을 앞선 담당자로부터 습득할 수밖에 없는 상황에 놓인다.
이처럼 학습 경로가 폐쇄적이고 교육 접근성은 낮고 문서화 수준까지 제한된 환경에서 조직의 Workday 역량을 체계적으로 확보하는 것은 매우 어렵다. 그로 인해 Workday 경험자를 채용 시장에서 확보하는 대안을 고려할 수 있지만 원하는 경력자를 채용하기는 쉽지 않은 것이다. Workday에 대한 업무 피로도로 인하여 Workdya 관련 포지션을 선호하지 않는 경우가 적지는 않을 것이다. 결국 Workday가 추구하는 폐쇄적 생태계 운영 방식이 Workday를 어렵게 만드는 것이다.