회의 준비할 때 가장 중요한 한 가지. 아젠다 정리하기
나에게 있어서 10분은 모두에게 있어서 1시간이다.
회사 생활 속에서 회의를 하다 보면 금방 끝날 것 같던 회의가 어느덧 2, 3시간은 훌쩍 넘겨버리는 것을 느끼곤 한다. 회의 전에는 간단해 보였는데 어떤 이유로 나의 회의는 이렇게 늦게 끝나는 걸까. 보통 촬영을 대충 하면 편집 때 고생한다는 미디어 학부의 명언이 있다. 회의도 똑같다고 생각한다. 회의 준비를 대충 하면, 회의할 때 고생하는 것이다.
그렇기에 나는 회의를 시작하기 전에 꼭 해야 되는 한 가지가 있다면 무슨 말을 할지 정리하는 것이라고 생각한다. 이것을 조금 있어 보이는 말로 아젠다를 정한다고 한다. 사실 회의는 아젠다만 확실하게 정할 수 있다면 거의 반은 끝났다고 할 수 있다. 명확한 아젠다에 그와 관련된 실무자들을 정확히 모으고, 결정권자까지 회의에 참석시킨다면 이 날의 회의는 매우 유의미하게 끝날 수 있다.
아무것도 모를 시절에는 회의를 잡는 것조차 무서웠던 시절이 있다. 막연히 무슨 말을 해야 할지 잘 모르겠고, 문제가 있는 건 알겠는데 누구에게 무슨 이야기를 하면 좋을지 잘 그려지지 않았기 때문이다.
하지만 연차가 조금씩 쌓이다 보니 문제라는 건 그냥 고등학교 때 자주 풀던 영어 문제집과 비슷하다는 생각이 들었다. 잘 모르니까 어려울 뿐이지 단어를 외우고, 문장을 끊어서 읽어보면 생각보다 쉽게 읽히는 것을 느낄 수 있다. 물론 이 과정이 귀찮을 수는 있다.
나 또한 귀차니즘이 심하기에 가끔 회의를 준비할 때면 '이 정도 해도 다 알겠지'라고 생각하면서 조금 대충 일을 마무리 할 때가 있다. 그런데 그렇게 되면 늘 놓쳐버렸던 디테일이 나의 약점이 되어 돌아오곤 한다. 그렇기에 마음속으로는 대충 하고 싶지만 최대한 조금이라도 더 디테일을 채우려고 의식하는 편이다.
회의 아젠다를 정하는 것도 디테일이 필요하다. 대충 1안, 2안, 3안만 정리했다고 끝이 아니다. 결국은 상대방이 이해할 수 있는 논리로 방안이 정리되었는지를 다시 확인해야 한다. 정리된 내용을 보고 회의에 참석한 사람들은 의견을 충분히 내고, 선택을 할 수 있게 만드는 것이 회의를 리딩 하는 기획자로서의 하나의 역할이라고 생각한다. 위에 말이 어렵게 느껴진다면 다음 스텝으로 진행해보면 좋다.
모르는 단어가 있으면 찾아서 이해하자.
두리뭉실한 회의 주제를 최대한 쪼개라.
쪼개진 회의 주제에서 모여서 이야기할 만한 것들만 추려낸다.
좁혀진 회의 내용에 대하여 사전에 확인할 수 있는 부분을 검토한다.
회의와 관련된 사람들에게 회의 전에 미리 메일을 보낸다.
다 준비된 회의 아젠다를 보며 편안하게 회의를 이끌어 본다.
가령 카카오톡에서 이모티콘이 전송되지 않는 문제가 발생되어 회의를 진행한다고 한다면 어떻게 할 것인가. 문제는 명확한 듯 보이지만 명확하지 않다. 우선 내가 문제를 제대로 이해하고 있나를 파악해본다. 문제가 특정 사용자만 발생되는지 아니면 특정 단말 기종에서 발생되는지 영향 범위를 파악하고, 서버 쪽 이슈인가 클라이언트 이슈 인지도 회의 전에 파악해 놓을 수 있으면 회의 시간을 빠르게 줄일 수 있다.
회의 때는 문제 상황은 대부분 파악이 되고, 그것에 대해 의사 결정을 할 수 있을 정도로 아젠다를 정리해서 들어가는 것이 모두의 시간을 아낄 수 있기 때문이다.
회의실에서의 10분은 모두의 시간을 합치면 1시간이 될 수도 있다. 그렇기 때문에 회의는 되도록 짧고 빠르게 끝내야 된다고 생각한다. 회의를 잡기 전에 그 회의의 목적과 아젠다를 확실히 정한다면 한 사람의 10분 그리고 모두의 1시간을 줄일 수 있을 것이고 확신한다.
