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by 가필드 Oct 29. 2024

대학교 프로젝트 입찰부터 운영까지
#2. 제안 PT

제안 PT 과정과 제안서 작성 시 핵심사항 5가지

제안 PT

기한 내 입찰 서류 제출이 완료되면 입찰 부서에서 이메일 또는 카카오톡 문자를 통해 입찰 참가 담당자에게 아래 <참고 1>과 같이 제안 평가회 일시 및 장소 안내를 받게 된다. 차량을 이용할 시 늦지 않도록 사전에 거리 및 도착 시간을 충분히 고려하여 출발하고, 도착 시 바로 대기 장소로 이동하여 제안 평가 순서와 방식에 대한 안내를 받고 기다리도록 한다.

제안 PT: 발표 대기

1. 대기 시간은 길어질 수 있다.

하기 예시를 보면 11시가 발표시간으로 되어 있다. 그런데, 아직까지 그 시간에 진행한 적이 거의 없다. 이유는 입찰 제출 순서대로 PT를 진행하기 때문이다. 즉, 내가 3번째로 제출했으면 11시부터 1팀이 시작되니, 대기시간이 길어지게 되는 것이다. 학교마다 다를 수 있으나, 아마도 특별한 이유가 없다면 그 순서대로 할 가능성이 높다.

2. 대기 장소에 경쟁업체가 있다면, 인사하는 기회를 가져도 좋다.

비록 경쟁 PT라 어색할지라도 발표 대기 하는 업체들과 인사하는 시간을 가져도 좋다. 다른 프로젝트로 협력을 할 수도 있고, 서로 지원을 하는 상황이 생길 수도 있다. 경쟁자로만 볼 필요는 없다고 생각한다. 가볍게 얘기를 하면서 긴장을 풀 수도 있으니 일찍 도착해 시간적 여유가 있다면 인사를 해도 좋을 것 같다.

참고 1. 제안 PT 안내

산학협력단에서 알려드립니다.
-안내-
[OO대학교 용역 제안 평가회 일정 안내]
안녕하십니까. OO대학교 산학협력단입니다.
대학혁신지원사업 용역 제안평가화 일정을 안내드립니다.

1. 입찰건명: 2024년 1학기 학생상담 프로그램 운영
2. 일시: 3월 12일(화) 11:00 (pt 시작 15분 전까지 참석 요청)
3. 장소: 산학협력단 세미나실 300호
4. 기타: 발표 10분, 질의응답 10분으로 진행되며, 의사결정이 가능한 책임자급이 참석하여 주시기 바랍니다.

감사합니다.
문의: 02-0000-0000

제안 PT: 발표 시작

본인의 순서가 되면 대기장소에서 발표 장소로 이동해, 바로 발표를 시작하게 된다.

보통 참석자는 결정권이 있는 책임자급 인원 3인 정도와 프로그램 운영 담당과 입찰/계약 부서 담당이 함께 하는데, 긴장할 필요는 없다. 이때 준비물은 필요하다면 레이저 포인트 정도다. 제안 PT 파일과 출력 제안서를 이미 제출했기에 이미 세팅이 되어있다.

1. 시간 엄수!

발표 시간 10분 이상이 예상될 때 프로그램 설명을 충분히 못할 수가 있으니, 회사소개(수치 및 어워드 위주) / 프로그램 구성 및 특징 / 운영 방식 (효율/효과적 측면으로) + 마무리 30초(강점 재언급, 자신감) 위주로 제시간에 끝내고, 부족한 부분은 질의응답 시간에 좀 더 부연한다.

2. 참석 시, 총괄 PM 1인외 대표 또는 팀원 1인과 함께 참석한다.

특이하게도 대학교 입찰에 참여할 때 다수 업체가 1인이 참석하는 것을 발견했다. 이유는 알 수 없지만 일반 기업에서도 보면 1인보다는 2인 이상이 참석하는 경우가 많았던 나의 경험으로는 1인보다는 2인이 낫다고 생각한다.

이유인 즉, 발표자가 아닌 동료가 책임자 및 입찰 평가 참가자들을 관찰할 수도 있고, 필요시 질의응답에 대응할 수도 있다. 또한, 같이 자신감 있는 눈빛으로, 긍정적인 에너지를 줄 수 있다. 그리고 동료와의 참석은 우리의 리소스가 충분하다는 의미이기도 하고, 그들의 프로젝트를 중요하게 여긴다는 인상도 줄 수 있기 때문이다.

제안 PT: 제안서 작성 시 고려할 핵심사항 5가지

감히 성공 노하우라고 말해도 될까 싶기는 하지만, 확실히 중요한 핵심 사항은 있다.

1. Objectives & Ideas (목적에 부합한 아이디어)

프로그램 목적을 명확히 이해하고 제안하되, 기존 활동과 다른 새로운 아이디어를 반드시 1개 이상 제안한다. 누구든 안정적인 운영을 바라면서도 새로운 도전을 원하고 기대한다. 그래서 참석자들이 주목할 수 있는 아이디어(대상과 목적, 시대 흐름에 부합하는)를 추가하는 것이 주목받는 기회가 되기도 한다.

2. Metrics (성과지표)

성과 지표는 수치로 표현하고, 측정 시 그 기준을 명시하는 것이 좋다. 목표에 따라 달라질 수 있지만, 어떤 기준을 세우느냐에 따라 다를 수 있는데, 프로그램 운영 전후에 영향을 줄 수 있는 부분에 대한 기준을 분석해야 한다. 예를 들어 A라는 프로그램의 목표를 참가자 100명의 역량 향상이라고 한다면, 자기 돌봄 역량향상을 확인할 수 있는 기준으로 사전/사후 심리검사를 들 수 있다. 수치로 나타내기 어려운 것도 있지 않느냐고 되물을 수 있지만, 그러한 것 마저도 결과를 평가할 수 있는 수치를 만들어 낼 수는 있다. 통상적으로는 만족도 조사, 신청자율/참가자율을 다수 사용하지만, 작년대비 20% 상승을 목표로 할 수도 있다. 과업 지시서를 토대로 매트릭스를 제시하면 다수 합리적인 목표라고 생각하는 경우가 많고, 그런 방식을 좋아한다.

3. Process Setting (프로세스 세팅)

효율적인 운영을 위해 업무 프로세스를 매뉴얼처럼 세팅한다. 가능하면 도표로 프로그램 참가 모집부터 종료 후 결과 분석까지 일정 별, 할 일과 담당을 한눈에 볼 수 있게 1페이지로 작성한다. 업무의 흐름을 볼 수 있으면 된다. 이는 향후 입찰 성공 시 업무에 바로 투입되어 집행할 수 있게 해 준다. PPT의 프로세스 차트로 충분히 상세히 만들 수 있다.

4. Resource management (자원/인력 관리)

각 담당과 역할을 명확히 기재한 인력 운영 계획표를 작성한다. 학교와 운영업체의 커뮤니케이션 방법도 같이 표현하면 좋다. 특히, 여기서 중요한 포인트 중 하나는 총괄 PM이 전체적으로 주도할 커뮤니케이터로서 수시로 학교 담당자와 컨택할 것임도 강조하는 것이다.

5. Risk Management (리스크 관리)

프로그램 운영시 예상되는 이슈를 파악하고, 이를 개선하거나 유연하게 대처할 방안을 추가로 제시한다. 과업지시서 외의 제안일 수도 있으나 이 제안은 향후 불필요한 문제를 최소화할 수도 있고, 심사하는 책임자들에게 섬세하고 적극적이다라는 인상을 줄 수 있다.

제안 PT: 발표 종료 후

발표 종료 후에는 바로 회사나 집으로 돌아가도 된다. 단, 돌아가기 전에 입찰/계약 담당자에게 발표는 언제쯤 진행되는지 확인을 한다. 마냥 답변을 기다리기보다는 어느 정도의 일정인지 확인할 필요가 있다. 만약 입찰 성공 시 보통 바로 업무에 투입되므로 일정 관리에도 필요한 절차이니 잊지 않도록 한다.