(3) 매뉴얼 활용법을 가르쳐라. 그럼
당신이 편해진다
첫 번째 당신 : 신입사원
“선배님, 이것 어떻게 하면 되지요?”
“매뉴얼 봐.”
“봐도 모르겠습니다. 그리고 구체적으로 어디에 있는지 모르겠습니다. 좀 가르쳐 주세요.”
“바쁘니까 천천히 매뉴얼 보면서 배워.”
“급합니다. 좀 도와주세요.”
‘참나. 화를 낼 수도 없고. 짜증 나네.’
후배자리에 억지로 간다. 뭘 씹은 얼굴을 하면서.
신입사원 입장에서는 선배가 금방 처리할 수 있는 일 같은데 친절히 도와주지 않는 것이 야속하기만 하다.
하지만 선배 입장에서는 신입사원의 업무 태도가 마음에 들지 않는다.
외국인이 바라보는 한국 직장인의 잘못된 습관들 중의 하나로 ‘업무 매뉴얼을 학습하지 않고, 주위 사람들에게 먼저 질문만 하는 행동’이라고 지적했다.
이런 반론을 할 수 있을 것이다.
MS-Office나 인터넷 브라우즈를 처음 사용했을 때 매뉴얼을 보면서 사용법을 익힌 사람들이 몇 퍼센트나 되는가?
설문조사에 관심이 많은 나는 회사 임직원들과 고객사들에게 그와 유사한 조사를 한 적이 있다.
그 결과 10%만이 매뉴얼을 보면서 사용법을 익혔으며, 나머지는 주변 사람들에게 물어보거나 옆에서 지켜보면서 배웠다는 것이다.
그래도 큰 어려움 없이 지내고 있다고들 한다.
하지만 이런 질문을 하고 싶다.
‘현재 당신들이 업무를 위해 필요한 각종 프로그램의 메뉴를 100% 활용할 수 있는가?’
‘늘 가까이 있는 스마트폰의 각종 메뉴들을 제대로 알고 있는가?’
답은 하나다.
시간이 다소 소요되더라도, 빨리 사용법을 익힐 수 없더라도 매뉴얼을 차근차근 보길 바란다.
글자 크기가 10포인트가 되지 않는 매뉴얼을 익는 것이 지겹고 짜증 날 수 있겠지만, 효과는 정말 오랜 기간 동안 지속된다.
추후에는 지금보다 더욱 편하게, 쉽게, 빠르게 많은 일을 처리할 수 있다.
무엇보다 남들이 모르는 다양한 것들을 알 수도 있다.
좋아하는 사람에게 구애하기 위해 온갖 자료를 검색하고 밤새도록 재미있는 얘기를 달달 외우려고 하면서, 당신의 위상을 세우고 가족의 경제를 이끌어 줄 원동력이 될 직장생활을 위해 꼭 필요한 업무 매뉴얼을 익히려 하지 않는 이유는 무엇인가?
신입직원이 매뉴얼을 보기 싫어하는 몇 가지 이유는 있다.
읽기 싫은 이유도 있지만, 몇 백 페이지가 되는 업무 매뉴얼에서 현재 처리해야 할 업무 수행에 도움이 되는 항목이 어디에 있는지 쉽게 찾을 수 없기 때문이다.
선배이기에 신입사원이 애로사항을 겪을 때는 먼저 자리에 가서 처리하는 방법을 가르쳐 주고 난 후, 매뉴얼의 어느 사항에 해당되는지 말해 주는 것이 좋다.
당분간 사수(射手)가 되어라.
그리고 그를 멋진 조수(助手)가 되게끔 교육할 수밖에 없다.
그렇다고 주종(主從) 관계가 되게 하라는 것은 절대 아니다.
조수가 혼자서도 업무 처리를 할 수 있는 날이 올 때까지 후배를 이끌어주라는 의미다.
그래야만 당신이 편해지고, 신입사원도 편할 것이다.
그런데 참 이상한 것은 매뉴얼이나 회사 규정집을 읽지 않고 항상 부서원들에게 먼저 질문부터 하는 직장인들의 습성은 과거나 지금도 거의 변하지 않는다는 것이다.
갑갑하지만 어쩌랴.
신입사원을 어떻게 할 수 있는 권한이 나에게 없다는 것을.
[한 가지 Tip]
ChatGPT 유료 이용자는 GPT를 활용하거나, Claude 유료 이용자는 Project를 활용하여 '나만의 업무 매뉴얼'을 만들어서 최소한 부서 내에서 활용하면 좋은데. 문제는 GPT나 Project를 만들 때 매뉴얼 파일을 업로드 함으로써 발생될 수 있는 정보 유출이 조금 걱정된다는 점입니다. 물론 OpenAI사나 Claude사에는 문제 발생되지 않을 것이라고 했지만 말입니다. 여하튼 GPT나 Project 한번 활용해 보는 것을 좋을 듯합니다.
저는 저만 활용할 수 있는 GPT를 만들어서 사용하고 있는데요, 너무 효율적입니다. 72년생 쥐띠인 저도 만들 수 있는데, 독자들 중 저보다 젊은 분들은 당연히 만들 수 있습니다. 유튜브 들어가서 "GPT 또는 GPTs 만들기", 아니면 "Cladue Project 만들기" 등의 키워드를 검색해서 청취하면 너무나도 쉽게 만들 수 있습니다. 단, 중요한 것은 월 구독료 20$를 지불하는 유료 가입자만 만들 수 있다는 점 잊지 마시구요.
(Dall-E 활용, Prompt: 사무실에는 정장 차림을 하고 있는 10명의 한국인 회사원들이 PC를 보면서 일을 하고 있다. 그 중 20대 가장 젊은 남자 사원이 짜증나는 얼굴을 하면서 옆자리에 있는 30대 여성사원에게 무언가를 질문하고 있다. 밖에 비가 오는 오후 5시이다.)
