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by Mobiinside Jun 05. 2023

Chat GPT를 활용한 PPT 작업 효율화

들어가며

이번 ‘HR Analytics 끄적끄적’에서는 Chat GPT를 활용하여 PPT 작업을 효율화하는 방법에 대해서 살펴보고자 합니다. Chat GPT는 문서 요약, 구조화, 디자인 요소 추가 등 다양한 작업에 지원을 제공할 수 있습니다. PPT 작업에서도 마찬가지로 Chat GPT의 도움을 받으면 효율적으로 PPT를 작성할 수 있게 됩니다. 이번 챕터에서는 다음과 같은 내용을 살펴보고자 합니다.

첫 번째, Chat GPT Plugin을 활용하여 기존 문서 중 핵심 내용을 추출하는 방법에 대해서 살펴보고자 합니다. 이를 활용하여 복잡한 문서를 빠른 시간에 간결한 내용으로 정리할 수 있으며, 이와 같은 기능을 통해 PPT 슬라이드에 들어갈 내용을 빠르게 생성할 수 있습니다.

두 번째, Word 프로그램을 활용하여 요약 내용을 PPT 슬라이드에 알맞은 구조화된 문서로 생성할 수 있습니다. 해당 작업을 통해 PPT 작업에 필요한 목차, 제목, 내용 등을 빠르게 구성할 수 있습니다. Word 파일을 다시 PPT를 탑재하여 빠르게 PPT 콘텐츠를 구성할 수 있습니다.

마지막으로, MS Office 365 추가 기능 중 디자이너 기능을 활용하여 콘텐츠가 들어가 있는 PPT의 이미지 선택, 색상 조합, 폰트 스타일 등 디자인을 효과적으로 설정할 수 있습니다. 이를 통해 사용자는 디자인 요소를 PPT에 적용하여 시각적인 효과를 극대화할 수 있습니다.

1. Chat GPT Plugin을 활용한 문서 요약

이번 챕터에서는 ‘공공기관 성과관리 제도‘라는 주제로 PPT를 작성해 볼 예정입니다. 이를 위해 기존에 업로드되어 있는 제 브런치 자료를 활용하려 합니다. 이 자료를 선택한 이유는 대부분의 콘텐츠가 텍스트 형태로 이루어져 있어, Chat GPT가 모든 정보를 쉽게 접근하고 파악할 수 있기 때문입니다.

그러나, Chat GPT가 웹사이트에 직접 접속해 내용을 이해하려면 추가적인 Chat GPT Plugin의 도움이 필요합니다. Chat GPT Plugin을 사용하기 위해서는 Chat GPT에서 Plugin을 추가로 설치해야 됩니다.

먼저, ‘Chat GPT Plugin’은 Chat GPT를 확장하는 추가 애플리케이션의 개념입니다. 이를 사용하면 Chat GPT의 기능을 확장하여 다양한 작업을 수행할 수 있게 됩니다.

예를 들어, 여행 예약 앱인 ‘익스피디아 플러그인’을 Chat GPT에 추가하면, 사용자가 Chat GPT에게 항공권 검색이나 예약을 명령하면 Chat GPT가 직접 익스피디아 앱에 접근하여 항공권을 검색하고 예약까지 할 수 있게 됩니다. 이런 방식으로 Chat GPT Plugin을 사용하면 Chat GPT를 통해 확장된 작업을 편리하게 사용할 수 있습니다.

다만, 주의하셔야 할 점은 Chat GPT Plugin은 Chat GPT-4에서만 사용하실 수 있습니다. 즉, Chat GPT 유료 사용자만 Chat GPT Plugin을 이용할 수 있습니다.

그러므로, 플러그인을 이용하려면 먼저 Chat GPT의 유료 가입을 해야 합니다. 아래에는 Chat GPT에 플러그인을 설치하고 사용하는 과정을 캡처한 화면입니다. 이를 참고하여 플러그인을 설치하시기 바랍니다.

(좌상) 플러그인 스토어 접속 화면, (우상) 플로그인 스토어 앱 설치 화면, (좌하) 플러그인 기능 활성화 화면, (우하) 원하는 플러그인 설정화면

먼저 위의 캡처화면에서 볼 수 있듯이, ‘Link Reader’와 ‘WebPilot’이라는 두 가지 Chat GPT 플러그인을 설치하고자 합니다. 이 두 플러그인은 URL을 제공하면 Chat GPT가 해당 웹페이지에 직접 접근하여 해당 URL의 내용을 파악하고, 그 정보에 대해 사용자와의 대화를 나눌 수 있는 기능을 가지고 있습니다.

플러그인을 사용하려면 먼저 Store에서 원하는 플러그인을 다운로드하여야 합니다. 그 후, 사용하고자 하는 플러그인을 활성화해야 합니다(최대 3개의 플러그인까지 활성화 가능). 이 과정 후 Chat GPT는 대화를 수행하면서 해당 기능 실행이 필요한 상황이 오면 자동으로 해당 플러그인을 활용합니다.

아래의 내용은 Chat GPT와의 대화 내용입니다. 제 브런치 글 중 ‘공공기관 성과관리 제도’ 링크를 Chat GPT에게 제공하고 대화를 진행하였습니다. 이를 통해 어떻게 작업이 진행되는지 확인해 보시길 바랍니다.

Chat GPT Plugin을 통해 내용을 끌어오고 끌어온 내용을 슬라이드화 하는 모습

Chat GPT 플러그인을 활용하면 원하는 문서를 요약하고 이를 슬라이드로 전환하는 작업을 할 수 있습니다. 그러나 이 과정은 한 번에 완벽하게 진행되기 어렵습니다. 글의 완성도를 올리기 위해서는 사용자의 지속적인 입력과 피드백을 필요로 합니다. 일반적으로는 사용자가 Chat GPT에게 프롬프트를 제공하고, 이에 대한 Chat GPT의 응답을 확인한 후, 필요한 부분에 대해 피드백을 주어서 추가로 보완하여야 합니다.

위의 캡처 화면에서도 보시다시피, 처음에 Chat GPT가 제공한 슬라이드 내용은 간결했습니다. 이에 사용자는 보다 구체적인 내용을 포함하도록 피드백을 주었고, 이후에도 예시 부분에 대한 내용이 부족하여 해당 부분을 Chat GPT에 다시 직접 입력하고 보완해 달라고 요청하였습니다. 이렇게 반복적인 피드백 과정을 거친 결과, 마지막 슬라이드에서는 내용이 어느 정도 충분히 포함된 것을 확인할 수 있었습니다.

1. 이번 글에서는 ‘Webpilot’, ‘Link Reader’ 플러그인을 통해 Chat GPT로 인터넷 글을 불러와 작업을 수행했지만 ‘AskYourPDF’ 등의 플러그인을 사용하시면 PDF 파일도 Chat GPT로 끌고와서 동일하게 업무를 수행할 수 있습니다.

2. Chat GPT 유료 사용자가 아니신 경우에는 콘텐츠 내용을 직접 Chat GPT에 넣어준 후 해당 내용을 슬라이드로 만들어 달라고 요청한 후 피드백을 통해 동일한 슬라이드 콘텐츠를 만들어 내실 수 있습니다.

2. 요약된 문서를 Word 개요로 전환

다음으로 PPT로 구성하고자 하는 내용을 워드 문서에 개요 형태로 작성하셔야 합니다. 워드 문서로 개요를 작성하면, PPT에 각각의 텍스트를 적절한 위치에 배치하는데 도움이 됩니다. Chat GPT에서 작성한 문서를 워드로 가져와 빠르게 구조화시키는 것은 이후 해당 글을 PPT 형식에 맞게 적용하기 위해 필요한 작업입니다.

(상좌) Word 개요 기능 실행화면, (상우) Chat GPT 내용 복사, (하좌) 내용 수준 설정, (하우) 제목 내용 정리

위의 화면을 보시면, Word 프로그램에 들어가서 개요 기능 실행하고 Chat GPT가 작성한 문서를 워드 개요 기능에 복사하였습니다. Word 개요에 복사한 후 각 텍스트에 대해 수준을 설정하였습니다. PPT 슬라이드 제목 수준에 해당하는 내용은 ‘수준 1’로, 슬라이드 본문 수준에 해당하는 내용은 ‘수준 2’로 설정하였습니다. 이와 같은 방식으로 단순 텍스트를 PPT 슬라이드 구조에 맞게 재구성할 수 있습니다.

3. Word 개요를 PPT로 연결하여 슬라이드 만들기

이제 워드로 작성한 개요를 PPT 슬라이드로 옮겨보겠습니다. PPT를 실행한 후에 [삽입] – [새 슬라이드] – [슬라이드 개요] 순으로 진행하시면, 파일 삽입 화면이 활성화됩니다. 여기에서 앞서 워드로 작성하고 저장한 개요 파일을 선택하시면 됩니다.

(상좌) 슬라이드 개요 실행 (상우) Word 파일 삽입 (하좌) Word 개요 파일 삽입 화면 (하우) 웹 MS Office 365에서 실행하기 위해 PPT 파일 저장

PPT에 Word 개요를 삽입하여 빠르게 PPT 슬라이드를 작성할 수 있었습니다. 슬라이드에 개요를 삽입한 후에는 제목 슬라이드, 목차 슬라이드, 본문 슬라이드 등 다양한 레이아웃 옵션을 활용해 내용을 깔끔하게 정리할 수 있습니다. 위의 캡처 화면은 워드로 작성한 개요를 PPT 슬라이드에 삽입하여 표시된 것을 확인한 후, 이를 다시 Web PPT로 실행하기 위해 PPT 파일로 저장하는 과정을 보여줍니다.

4. MS Office 365 디자이너를 활용하여 레이아웃 디자인 설정하기

Microsoft Office 365는 MS Office 365를 정기 구독하는 사용자만 이용할 수 있는 유료 서비스입니다. 그러나 MS Office 365의 웹 버전 Power Point(해당 링크를 통해 웹에서 PPT를 사용할 수 있습니다)에서는 무료 사용자도 Office 365 Designer 기능을 이용할 수 있습니다. 그래서, 이번에는 오프라인에서 작성한 PPT 파일을 웹 버전 Power Point로 이동시켜, Designer 기능을 활용해 보도록 하겠습니다.

Microsoft Office 365의 Designer 기능은 PPT 슬라이드에 전문적인 디자인 요소를 자동으로 적용하며, 슬라이드의 레이아웃, 색상, 폰트 등을 조정하여 전체 디자인의 일관성을 보장합니다. 이를 통해 디자인에 소요되는 시간을 크게 줄이고, 더욱 전문적이고 독특한 PPT를 쉽게 제작할 수 있습니다.

(상좌) MS Office 365 PPT 파일 업로드, (상우) PPT 파일 실행, (하좌) 디자이너 기능 실행 버튼 위치, (하우) 디자이너 기능으로 PPT 시각화 실시

위 스크린샷에서 볼 수 있듯이, MS Office 365의 메인 화면에서 작성된 PPT 파일을 업로드하고 이를 실행시키면, 데스크톱 PPT에서 기존 작성한 PPT가 웹상으로 실행됩니다. 웹 PPT에서 [Design] – [Designer]를 클릭하면, 오른쪽에 다양한 디자인 예시가 표시됩니다. 오른쪽 패널에서 원하는 디자인을 선택하면, PPT의 디자인이 즉시 변경됩니다. 이러한 작업은 슬라이드 별로 수행해 주어야 합니다. 또한 이미지나 사진 등을 슬라이드 이미지 화면 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하면 이미지를 변경할 수 있습니다. 또한 Designer는 변경된 이미지와 어울리는 레이아웃이 오른쪽 패널에 다시 자동으로 생성됩니다. 이와 같은 기능을 통해 효과적으로 디자인을 설정할 수 있습니다.

5. AI를 통해 PPT를 만들 수 있는 유용한 Tool

지금까지는 Chat Plugin, Word, PPT를 이용해 PPT 작업을 효율적으로 진행하는 방법을 함께 살펴보았습니다. 사실 처음에는 Beuatiful.AI와 PPT 프로그램을 연동하여 PPT를 작성하는 방법을 중점적으로 다루려고 했었습니다.

그러나 Beautiful.AI는 연간 144달러라는 비용이 필요한 유료 서비스입니다. 이러한 비용 때문에 실제로 이 도구를 사용하는 독자가 많을지에 대한 의문이 들었습니다. 그래서 가능한 많은 사람들이 함께 이해하고 실습할 수 있는 방법을 찾아보게 되었고, 결국에는 Chat GPT Plugin, Word, PPT를 활용한 PPT 작업 효율화를 최종 주제로 선정하게 되었습니다.

다만, 대학생이시고 학교 이메일 계정이 있다면 Beuatiful.AI 학생 무료버전을 1년 동안 무료로 이용할 수 있습니다. 해당 내용을 참고하시기 바랍니다. Beuatiful.AI는 고급 이미지, 폰트 등을 제공하며, PPT 전체 디자인을 짧은 프롬프트로 간편하게 작성할 수 있어 매우 유용한 툴입니다. 시간이 허락한다면 나중에 Beuatiful.AI에 대해서도 따로 다루어 보고 싶습니다.

AI 기반의 프레젠테이션 작성 툴은 이외에도 Tome과 Gamma AI 등이 있습니다. 이 두 가지 프로그램은 동일한 방식을 취하고 있습니다. 사용자가 AI 프레젠테이션 프로그램에 주제를 입력하면, 프로그램은 그 주제에 맞는 콘텐츠와 이미지를 자동으로 생성해 줍니다. 이를 통해 사용자는 PPT를 편리하게 만들 수 있습니다.

Tome과 Gamma AI는 주제에 따른 콘텐츠를 생성하는 것 외에도, 그 콘텐츠와 이미지를 쉽게 수정할 수 있습니다. 이 기능을 활용하여 사용자는 개인화된 PPT를 만들 수 있습니다. 아래 Tome, Gamma AI 프로그램 홈페이지를 연결해 놓았습니다. 혹시 관심 있는 분들께서는 아래 링크에 접속해서 서비스를 확인해 보시기 바랍니다.

나가며

Chat GPT 플러그인, Word, 그리고 PPT 디자이너 등을 이용하면, PPT 작업을 보다 효율적으로 처리할 수 있습니다. 그러나 더욱 흥미로운 변화는 바로 Microsoft에서 예정하고 있는 Microsoft 365 Copilot 서비스입니다. Microsoft사는 기존 MS Office 365 – Excel, PPT, Word 등에 AI 기능을 추가함으로써 Excel, PPT, Word 등 기본 Tool의 업무효율성을 극대화하는 서비스를 제공할 예정(서비스 내용은 발표하였으나 아직 상용화는 되지 않음)입니다. 특히, PPT는 발표 자료의 작성부터 디자인까지, AI가 적극적으로 활용되어 편리함을 한층 더 높일 것으로 기대됩니다.

Microsoft 365 Copilot의 PPT 기능을 이용하면, 명령어 몇 개만으로도 PPT를 빠르게 구성할 수 있습니다. 뿐만 아니라 AI가 자동으로 디자인을 제공하므로, 사용자는 디자인과 애니메이션 효과에 대한 부분보다는 콘텐츠 내용에 더욱 집중할 수 있습니다. 이러한 변화는 PPT 제작에 소요되는 시간을 절약하고, 결과적으로 발표 자료의 품질을 향상시키는 데 큰 도움이 됩니다. 이에 대한 세부적인 내용은 Microsoft사가 최근 발표한 Microsoft 365 Copilot 중 PPT 시연 영상을 통해 확인할 수 있습니다. (출처: Microsoft 365 유튜브 채널)

Copilot 영상을 처음 보았을 때, 제가 든 생각은 ‘Copilot과 같은 프로그램으로 인해 향후 효과적인 발표자료를 만들기 위한 역량이 크게 변화하겠구나’였습니다. 학교나 직장에서 발표자료를 준비해야 하는 상황이 자주 발생합니다. 이럴 때 AI의 기능을 적극적으로 활용하면, 창의적인 콘텐츠와 효과적인 디자인을 갖춘 발표 자료를 만드는 데 큰 도움을 받을 수 있습니다.

이번 ‘Chat GPT를 활용한 PPT 작업 효율화’ 글이 발표자료 작성에 도움이 되기를 바라며, 효과적인 발표자료 제작을 위해 AI를 어떻게 적극 활용할지에 대한 고민을 함께 나누는 계기가 되었으면 좋겠습니다.