30명짜리 조직에서 회의하는 방법
효율 있는 회의를 하기 위한 가이드라인
안녕하세요, 모두싸인팀입니다.
오늘은 직장인이라면 빼놓을 수 없는 일, 회의에 대해 이야기해보려고 합니다.
보통 이런 글을 쓸때면, 사전적인 정의를 찾아보곤 하는데요, 저희도 평소에는 잘 안하는데 글을 쓴다고 하니 한번 찾아봤습니다.
회의 ( 回議) /회의/훼이/
주관자가 기안한 것을 관계자에게 돌려 의견을 묻거나 동의를 구하는 일.
몇 단어가 눈에 들어옵니다.
우선 '주관자'가 보이고, '기안한 것'이보이고, '관계자'가 보이고, '돌리는' 게 보이고, '의견/동의를 구한다는 것'이 보이네요. 단어에 보통 핵심이 들어 있는 경우가 많은데, 이번에도 그렇습니다.
단어의 뜻에 비춰보면, 이런 회의는 본질에 어긋나는 회의라고 볼 수 있겠습니다.
1. 주관자가 없는 회의
2. 주관자가 기안하지 않은 준비되지 않는 주제를 모여서 이야기하는 것
3. 관계자가 아닌 사람이 들어 오는 경우
4. 기안한 것을 관계자에게 (미리) 돌리지 않을 경우
5. 의견을 묻거나 동의를 구하는 것이 아니라 설명을 하는 자리
생각보다 회의라는 것은 형식과 준비, 목표가 있다는 것을 단어만 봐도 느끼게 되는군요.
정리하자면 회의는,
주관자가,
기안을 하고,
관계자를 파악해서,
관계자에게 기안한 내용을 (미리) 돌리고,
주관자와 관계자가 모여,
기안한 내용에 대해 의견을 묻거나, 동의를 구하는 일
라고 볼 수 있겠습니다.
모두싸인은 어떤가?
모두싸인은 회의를 적극 활용하고 있습니다. 누구나 회의를 주관하고 참여할 수 있는 준비가 마련되어 있습니다. 특히 작년 부터 서울 - 부산 - 재택근무의 3 spot 장소 근무가 일상화 되고 최근 코로나19 이슈로 multi spot 근무가 장기화 되면서 회의의 목적과 분명성은 더욱 강조되고 있습니다.
모두싸인은 이런 종류의 회의를 합니다.
정기 회의
1. 스쿼드별 매일 정기 회의
2. 스쿼드별 매주 스프린트 회의
3. 스쿼드 리더 매주 스프린트 회의
4. 구성원 전체 매월 정기 회의
5. 구성원 - 스쿼드 리더별 매월 면담
스쿼드/기능별 회의
6. 마케팅 - 영업 - 운영 스쿼드 매주 정기회의
7. 디자인 - 기획 챕터 매주 정기회의
8. 개발 - 리더 챕터 매주 정기 회의
9. PO(Project Owner) 매주 정기 회의
비정기 / 목적별 회의
10. 채용위원회 회의 (채용이 필요할 때마다)
11. 인사위원회 회의(상, 벌이 필요한 인사 이슈 있을때)
12. 기타
원격근무가 보편화 되면, 회의 소집하고 모이고 흩어지는 수고와 비용이 상대적으로 줄어들기 때문에 어찌보면 더 빈번한 회의가 생겨나고 정례화되는 것 같습니다. (얼굴을 직접 못보니 매일 짧게 회의라도 하자 싶기도 하네요) 그 밖에 다양한 주제, 빈도, 목적으로 생겨나는 별도 회의까지 하면 사실 회의가 일정의 굉장히 큰 부분을 차지하고 있는 것이 맞습니다.
당연히 회의의 목적과 방법, 문화도 매우 중요해집니다. 저희는 회의를 어떻게 할 것인가?에 대한 좋은 회의 문화는 무엇인가? 라는 주제로 공부, 논의를 했고, 결정한 것은 이렇습니다.
모두싸인에서 능률UP 회의방법
분명한 목적을 가지고, 필요한 회의를 합니다.
회의 전, 회의 목적과 도출해 내야 하는 결과를 분명히 하여 불필요한 회의는 최대한 자제해주세요. 회의주최자는 회의 시작 전 회의 목적과 도출해야 하는 결과를 화면에 공유해주세요
슬랙과 노션을 적극적으로 활용합니다.
회의주최자는 가장 효율적인 회의 방식을 택합니다. 만나지는 않고 의견만 주고받아도 되는 회의는 슬랙과 노션을 적극 활용합니다.
회의는 논의하는 자리지 파악하는 자리가 아니예요
회의 주최자는 사전에 회의의 목적, 주제, 논의할 내용을 미리 설정해 공유해주세요.
회의 참여자는 회의 시작 전, 공유 받은 내용을 충분히 숙지해주세요.
필요한 인원만 참석합니다.
많은 사람이 모여도, 이야기를 나누는 사람들은 제한적입니다. 의사결정이 가능하도록 참여인원은 가능한 8명 이내로 줄이고, 의견을 나누어야 하거나, 의사결정 과정에 꼭 참석해야 하는 사람만 참여해주세요
방해요소는 사전에 차단합니다.
시간을 지연시키는 외부 요인은 사전에 차단하여 회의 집중도를 높입니다. 회의 중 휴대폰은 무음으로 설정하고, 슬랙 상태 표시는 회의중으로 변경해주세요.
* 슬랙 상태 표시 변경
역할은 명확하게, 진행은 부드럽게
회의 참석 인원은 사회자/서기/참여자로 구분합니다
회의 사회자의 역할
- 토론이 가능한 범위 내에서 참석 인원을 설정하기
- 회의 시작 가능 여부 확인(음향, 화면 등 문제없는지 체크)
- 참석자들에게 회의 안건 리마인드
- 회의 목적 및 도출해야하는 결론 공유
- 답변이 너무 길거나, 없거나, 기회가 놓치는 일이 없도록 적절한 개입
- 중간중간 참석 인원이 회의에 잘 참여하고 있는지 확인(예시: 현재 잘 안들리거나 문제 있으신 분 계신가요? 물어보기)
참석이 아니라, 참여가 필요해요
내 작은 아이디어가 누군가에겐 큰 영감이 될 수 있어요.
회의 참석자는 회의 전 충분히 회의 관련 내용을 숙지하고, 반드시 한 번 이상의 발언을 해주세요.
짧은시간안에 효율적인 회의를 만들어주세요
계획한 회의시간을 지키기 위해 가능한 회의주제와 어긋나는 발언은 삼가해 주세요.
회의 시간이 지연될 경우, 회의 종료시간 전 이후 일정, 연장 필요, 추가 회의 필요 여부를 회의 참여자 간 조율 후 회의 진행여부를 판단해주세요.
결론은 명확하게
의사결정이 필요하다면 의사결정권자에게 빠르게 공유합니다.
회의 시간 내에 결론이 나지 않았다면, 추가 회의를 잡거나 작은 결론이라도 빠르게 도출해 진행해야 할 사항을 명확히 해주세요.
기록은 보물입니다.(회의록을 남겨주세요)
소중한 시간을 들인 만큼 회의 기록을 보관하여 모든 구성원이 볼 수 있도록 해주세요.(민감 정보 제외)
기록의 형태는 날 것, 즉각적으로 기록하여 공유해도 좋지만 실행 및 결정사항은 정확하게 이해할 수 있도록 요약해주세요 (회의 목적, 참석자, 회의에서 도출한 결론, 후속조치 사항 및 담당자, 추가 회의 여부 및 일정)
모두 함께 회의실을 정리합니다.
회의 종료 후 다음 사람을 위해 회의 참석한 모든 사람이 함께 회의실을 정리합니다.
여러분의 회의문화도 들려주세요!
* 참고 글타래
https://brunch.co.kr/@modusign/49
* 예정 글
원격근무 가이드 라인
덧, 시간관리를 위한 참고글
* 참고해보면 좋은 글 https://publy.co/content/4473?s=62vohx
퍼블리 박소령 대표님이 RT해주시도!참고해보면 좋은 툴 https://www.getclockwise.com/ (개인적으로 만족도가 높습니다, 무료)
