지금까지 교육시스템 전략 수립이라는 큰 그림을 그렸다면 이제는 시장에 나와있는 상품을 탐색하고 선택할 차례이다. 이 단계에서 여러 상품의 기능과 특성을 분석하여 적합성(fit)을 판단하게 되는데, 여기서 얼마나 좋은 선택을 할 수 있는지가 교육시스템의 성패를 좌우한다고 해도 과언이 아니다. 실제로 포맨(Foreman)과 이러닝 길드(eLearning Guild)가 580여 명을 대상으로 설문한 결과에 따르면 LMS 선정 과정이 효과적이지 않았다고 답한 응답자 중 1/4 미만이 새롭게 도입한 LMS에 만족한다고 답했다. HRD 부서가 상품을 탐색하고 구매하는 과정에 많은 노력을 들여야 하는 이유를 알 수 있는 대목이다.
우리 회사의 상황과 니즈에 맞는 상품을 최종 선택하기까지의 과정을 세 단계로 나누어 본다면 바로 시장조사, 상품의 비교 및 평가, 콘텐츠 소싱 및 애플리케이션 선택이다.
시장 조사는 시중에 어떤 상품들이 어떤 기능을 가지고 있는지 파악하는, 말 그대로 탐색의 과정이다.
상품의 비교 및 평가는 처음 수집한 업체 후보 목록을 기반으로 각각의 상품을 더 구체적이고 종합적으로 요구사항 기준으로 평가하고 선택하는 과정이다. 마지막으로 콘텐츠 소싱 및 애플리케이션 선택은 회사가 필요로 하는 교육 서비스를 완성시키기 위해 LMS 이외에 필요한 추가 서비스를 확보하는 구매 단계의 마지막 요소라고 볼 수 있다.
이 과정을 성공적으로 수행하기 위해서 HRD 담당자가 참고할 사항은 세 가지로 요약될 수 있다.
첫째. 시스템 요구사항은 계속 업데이트되어야 한다. 전략 수립의 산출물 중 하나로 이미 시스템 요구사항이
존재하지만 이것은 최종 버전이라기보다는 오히려 초안에 가깝다. 상품을 탐색하는 과정에서 최신 교육시스템이 무엇을 할 수 있는지 더 많이 알게 될수록 요구 사항은 점점 더 구체화되고 명료해진다. 또한 LMS 시장은 계속 진화, 발전하고 있기 때문에 최신 기능들에 대해 알아갈수록 몰랐던 니즈를 깨닫게 되기도 한다. 따라서 적어도 시장조사 단계까지는 계속 학습하면서 요구사항을 다듬고 업데이트하겠다는 생각을 가지는 것이 좋다.
둘째. 상품의 선정 과정에 이해관계자를 적절히 참여시켜야 한다. 전략 수립 단계에서 이해관계자의 니즈를 이미 어느 정도 조사하였다면 상품 선정 단계부터는 더 이상 그들로부터의 인풋이 필요치 않다고 여길 수도 있다. 하지만 교육 시스템은 조직 내에서 다양한 사람들이 사용하는 복잡한 시스템이며, 따라서 교육담당자가 아무리 사전에 꼼꼼히 체크한다고 해도 모든 이해관계자의 다양한 요구와 우려사항을 헤아리기는 어렵다. 따라서 상품을 비교하고 평가 및 선정하는 과정에서 이해관계자의 피드백에 귀를 기울일 필요가 있다. 특히 기존 교육시스템의 운영을 해온 IT 담당자는 시스템 안팎을 가장 잘 파악하고 있어, 그들의 의견을 구하는 것은 HRD 담당자의 시각을 보완하는데 필수적이다. 또한 교육시스템 결정에 따른 직접적인 이익이나 피해는 없지만 이 문제에 대해 큰 관심을 가지고 있는 유관부서(ex. 인사부서)와의 협력관계 역시 좋은 의사결정을 내리는데 많은 도움이 될 수 있다. 마지막으로 교육시스템 결정에 직접적으로 영향을 받는 사용자 집단(ex. 법인 교육담당자)의 경우, 때때로 진행상황을 공유하고 중요한 의사결정의 자리에 참여시킴으로써 그들의 피드백과 지원을 받고, 추후 시스템 확산 시기에 발생할 수 있는 저항(resistance)에 대한 리스크를 사전에 관리할 수 있다.
셋째. 시스템 벤더들과의 협력 관계를 잘 유지하는 것이 필요하다. 상품을 탐색하는 과정에서 여러
시스템 벤더의 영업사원들과 교류하게 되는데, 이들과 상호 신뢰와 존중의 관계를 형성하는 것이 필요하다. 시스템 벤더에게 회사가 가지고 있는 교육 시스템에 대한 방향성과 니즈를 정확히 알려준다면 해당 상품의 어떤 기능과 특성이 회사의 니즈에 부합하는지에 대해 빠르게 확인할 수 있다. 또한 영업사원들과 대화하는 과정 중에 몰랐던 니즈나 미처 고려해보지 못했던 시각을 얻을 수도 있다. 단, 만약 어떤 질문이나 자료 요청을 했을 때 시스템 벤더의 응답이 늦어지거나 제한된 정보만을 제공한다면 그 상품의 어떤 기능이나 특성이 우리 회사의 제도나 문화와 맞지 않을 가능이 있으므로 확인해보아야 할 것이다.
위의 참고사항을 한 문장으로 요약해 보자면, 성공적인 상품의 선택을 위해서 HRD 담당자는 교육시스템 상품에 대해 주도적으로 학습하고 우리 회사의 상황에 적용하는 자세를 가지되, 열린 태도로 이해관계자의 의견에 귀를 기울이고, 시스템 벤더들과 신뢰 및 존중으로 기반으로 한 교류를 해야 한다는 것이다. 교육시스템을 탐색하고 선정하는 과정이전략적인 사고뿐 아니라 디테일에 대한 꼼꼼함이 동시에 요구하기 때문에 HRD 담당자 입장에서 어려운 점이 많지만, 주변의 많은 내/외부 이해관계자들과의 팀워크를 잘 활용한다면 그렇게 힘든 일만은 아닐 것이다.
다음 챕터부터는 상품을 탐색하는 과정인 시장조사, 후보업체를 상세 비교하고 입찰을 통해 하나의 업체를 선정하는 상품 비교 및 평가, 교육 서비스를 완전하게 만들기 위한 콘텐츠 소싱 및 애플리케이션 선택에 대해서 좀 더 자세히 알아보도록 하겠다.
