교육 시스템 전략 수립하기(3)

교육시스템 전략의 구체화 

교육 시스템 도입 배경에 맞게 자료를 모으고 개연성 있는 스토리를 만들었다면 이제 이 내용을 구체화하는 작업이 필요하다. 개선 방향성이라는 말은 개념적이기 때문에 실제 교육시스템에 관한 의사결정을 할 때 적용할 수 있는 수준으로 구체화된 산출물로 만들어 내야 하는 것이다. 여기서는 To-Be 교육시스템, 기대 효과, 시스템 요구사항 목록이라는 세 가지 형태의 산출물을 소개하고자 한다. 

To-Be 교육시스템 - To-Be 교육시스템은 새로운 교육 시스템의 범위 및 주변 연관시스템과의 관계를 그림으로 표현한 것이다. 교육시스템의 주요 기능군뿐 아니라 다른 시스템과 관계성, 즉 데이터를 주고받는 방식(ex. 양방향, 쌍방향)등이 주로 표현된다. 기술적인 시각이 필요하므로 IT 부서의 협업을 통해 작성하는 것이 좋다. To-Be 교육시스템과 같은 시각 자료를 이용하면 많은 양의 글을 요약하는 효과가 있어 내부고객뿐 아니라 IT업체들에게 원하는 교육 시스템의 모습을 효율적으로 커뮤니케이션할 때 매우 효과적이다. 

기대 효과 – 기대 효과는 새로운 교육시스템을 도입한 결과 기업과 임직원들이 얻게 되는 혜택(benefit)을 도출하는 작업이다. 여기서 말하는 혜택은 교육시스템 도입 배경 및 개선 방향성에 따라 새로운 시스템을 구성했을 때 최종 고객이 느끼는 가치를 표현한 것이다. 최종적으로 교육 시스템이 제공해야 할 성과를 다면적으로 보여주기 위해 기대효과를 적어도 2개 이상의 시각에서 정의해보길 권하는데, 가장 흔히 볼 수 있는 프레임은 회사, 관리자, 사용자 등 주요 이해관계자(혹은 사용자 그룹) 별로 혜택을 도출하는 것이다. 혜택의 내용은 시스템 도입 배경에 따라 학습 편의성, 업무효율 개선 및 성과의 증대, 비용절감 등 다양할 수 있으며 의사결정자와 조직 구성원이 실제 공감할 수 있는 내용으로 구성하되, 가능하다면 측정 가능한 지표의 형태(KPI)로 표현하는 것이 좋다. 이렇게 정의한 기대효과는 교육시스템 도입 과정 중에 의사결정을 내리기 어려운 모호한 사안이 발생했을 때 기준점으로 사용할 수 있어 유용하다. 

시스템 요구사항 목록 - 우리 회사의 교육 제도와 프로세스를 뒷받침하기 위해 필요한 시스템의 요건들을 구체적으로 기술한 것으로 이 챕터에서 소개한 산출물 중 가장 구체적인 내용을 담고 있다. 시스템 요구사항 목록은 여러 시스템 혹은 솔루션 업체를 비교하거나 입찰을 진행할 때 반드시 필요한 자료이다. 시스템 요구사항의 첫 시작점은 스프레드 시트에 기능 카테고리, 기능명, 그리고 설명을 구체적으로 표현해보는 것이다 (하기 표 참조). '아는 만큼 보인다'라는 말이 있듯이 초창기의 시스템 요구사항 목록은 다소 단순할 수 있으나, 추후 시장조사 과정에서 지식이 쌓이면서 점점 업데이트되어 기능뿐 아니라 자세한 기술요건을 담은 목록으로 점차 발전하게 된다. 

지금까지 교육시스템 전략 수립 방법으로서 시스템 도입 배경의 파악, 그리고 도입 유형별 조사 및 접근방법, 마지막으로 전략 수립의 구체화 단계에서 만들어야 할 세 가지 산출물에 대해 다뤄보았다. 다음 챕터에서는 이제 기업의 교육시스템 전략을 담은 산출물을 기준으로 하여 시장에 나와있는 제품들을 탐색하고 최종적으로 회사의 니즈에 맞는 하나의 시스템을 선택하는 과정에 대해 이야기해보도록 하겠다.