PMO를 하며 배운 것들(2)
업무 환경 및 관리 구조 셋업하기
드디어 프로젝트가 시작되고 팀원들이 사이트에 하나둘씩 모여들었다.
PMO로서 가장 먼저 해야했던 일은 사람들이 맡은 바를 잘 수행할 수 있도록 물리적인 환경을 셋팅하고, 프로젝트 목표를 달성하는데 필요한 최소한의 프로젝트 관리 구조를 만드는 일이었다.
보통 프로젝트는 고객사가 제공하는 장소에서 진행이 된다. 따라서 프로젝트 인력의 PC 환경 구성이라던가 사내 네트워크망 사용, 고객사 인트라넷/저장소에 대한 ID 확보, 심지어 건물/식당 등에 대한 출입 권한까지 고객사 내부 프로세스에 맞춰 처리해야하는 서류 작업이 많았다. 이런 과정을 통해 모든 인원이 본인의 PC로 인터넷을 사용할 수 있고 서로 소통하고 자료를 공유할 수 있는 환경이 만들어지게 되었다.
특히 이번 프로젝트는 유난히 인력 확보가 어려웠던 터라 처음에는 일부 인원만 소집이 되고 이후 순차적으로 남은 사람들이 들어왔다. 따라서 나는 이러한 행정성 업무를 꽤 오랜 기간 루틴하게 수행하였는데, 다소 지루할 수도 있는 일이었지만 나는 이 과정이 인사(HR)에서 말하는 온보딩(onboarding)과 굉장히 유사하다고 생각 됐다.
온보딩이란 조직내 합류한 사람이 빠르게 조직의 문화를 익히고 적응하도록 돕는 과정
비록 한시적 조직이기는 하나 개개인이 프로젝트 팀의 제반 환경과 문화에 잘 적응할 수록 빠르게 성과를 낼 수 있다고 믿었기에, 나는 아래의 활동들을 통해 상대적으로 늦게 투입된 인력들이 프로젝트 맥락/현황을 빠르게 파악하고 환경에 잘 적응할 수 있도록 도왔다.
프로젝트 목표 및 고객의 요구사항을 파악할 수 있는 핵심 자료 전달
업무 영역 별 고객사 담당자(counterpart) 파악 및 초기 미팅 셋업
업무 영역 별 수행 방법 구체화하는데 있어 필요한 프로젝트 맥락 정보 및 가이드 제공
온보딩과 동시에 진행했던 또 하나의 중요한 업무는 바로 기본적인 프로젝트 관리 구조를 수립하는 일이었다. 각 파트들이 전체 프로젝트의 방향성과 부합하는 형태로 업무를 수행하는지, 요구되는 범위(Scope)와 기한에 맞게 산출물을 만들어내는지를 모니터링하기 위한 목적으로 아래의 3가지 장치를 셋팅하였고 각각 PMO 입장에서 유용한 점이 있었다.
◆ WBS(Work Breakdown Structure)
프로젝트 관리를 위한 가장 기본적인 도구로 스프레드 시트에 작업 범위를 잘게 쪼깬 태스크와 주요 산출물을 나열하고 각각의 태스크 별로 예상되는 작업 기간을 명시한 업무 계획표이다.
▷ WBS를 취합해보니 각 파트가 생각하는 업무역할이 전체 프로젝트 시각에서 기대했던 업무역할이 격차, 파트 간 업무 중복 혹은 누락 등이 눈에 띄었다. 이러한 문제점들을 해소하기 위해 많은 대화가 오고 갔고, 결국 프로젝트원들의 생각을 통합하고 누가 무슨일을 할 것인가에 대한 컨센서스를 이룰 수 있었다.
◆ 이슈 관리 목록
Integration Management를 위한 주요 도구로 팀원들이 생각하기에 예상되는 혹은 이미 가시화된 문제점을 주기적으로 취합하기 위한 문서이다. 이슈를 등록할 때 발제자, 연관 파트, 요청일 등을 함께 기술하였고 이후에 PMO가 지속적으로 관리하고 이슈 해결 현황을 고객사에 공유한다.
▷ 등록된 이슈들을 살펴보니 자원 부족, 고객의 요구사항 확대로 인한 어려움, 파트간 산출물의 선후 관계로 인한 애로사항 등 파트 내에서 자체적으로 해결하기 어려운 내용이 대부분이었다. 이슈 목록을 통해서 프로젝트에 존재하는 문제점들을 조기에 발견하여 공론화 시킬 수 있었고, PMO가 이를 적시에 해결하기 위해 노력을 기울일 수 있었다.
이슈관리란
- 아직 발생되지 않았으나, 발생될 가능성(Probability)이 있는것.
- 발생될 경우, 프로젝트에 차질(Impact)을 가져올 수 있는것
- 하지만, 적절히 대처할 경우, 기회(Opportunity)가 될 수도 있는것.
출처: YcKim's Blog
◆ 주간 보고
주간 보고는 파트별로 이번 주에 한 일, 다음 주에 한 일을 취합하고 이를 전체 회의를 통해 공유하는 절차로 구성되어있다.
▷ 주간 보고를 통해 파트별 업무 진척 수준과 더불어 차주에 일어날 일들을 미리 파악해볼 수 있어 유용했다. 이를 바탕으로 파트들이 서로 유기적으로 움직이기 위해 팀원 전체에게 공유되어야 할 산출물이 있는지, 업무 진행에 있어 PMO 차원에서 지원해주어야할 부분이 있는지를 확인하여 PMO 활동들을 계획했다.
물리적 환경과 더불어 위의 세 가지 관리 장치를 세팅한 것은 크게 두 가지 측면에서 의미가 있다고 판단이 되었다. 첫째로 프로젝트 원들이 업무 현황 혹은 문제점들에 대해 프로젝트팀과 소통할 수 있는 정례화된 창구를 마련하게 되었다는 점이다. 둘째로 이를 통해서 PMO가 모든 파트의 모든 업무를 매번 속속들이 이해하기는 어렵더라도 전체적인 진척 현황과 개입해야될 포인트를 파악하는데는 충분한 정보를 얻을 수 있다는 점이다.
참고자료
- [용어] WBS란
https://vivi-world.tistory.com/38
- 프로젝트 관리 조직 - 위키백과
