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by 남시언 Oct 05. 2018

할 일을 관리해야하는 이유

능률과 생산성 향상을 위하여

오늘날 대다수의 업무는 큰 업무 몇 개가 통으로 있는 형태가 아니라 분할된 작은 업무가 엄청나게 많은 형태로 진행된다. 업무분할은 여러가지로 유용하고, 큰 업무를 할 때에도 그것을 잘개 쪼개서 조금씩 처리해나가는 방식이 일반화되어있다. 예를들어 책 1권을 쓰는 일은 200페이지짜리 1권을 통째로 쓰는 것이 아니라, 각 파트별, 꼭지별로 나누어 10페이지짜리 20개를 만들어 묶어내는 형태로 진행한다. 이렇게 작은 단위로 쪼개서 추진하는 업무 방식은 확실히 전략적이다. 이것은 책쓰기 뿐만 아니라 회사 업무, 여행, 미팅, 의전, 자료조사를 비롯한 대다수의 업무에서 활용할 수 있다.

반면 잘개 쪼개진 수 많은 일들은 각각의 주제를 갖고있어서 어느순간 파도처럼 밀려온다. 따라서 피터드러커가 지식근로라 부른 오늘날 대다수의 업무 환경에서는 작은 업무를 관리하는게 하나의 업무가 될 수 밖에 없다. 다행스럽게도 작은 업무를 관리하는 몇가지의 방법론이 도출되어있다. 대표적인 방법론으로 프랭클린플래너같은 우선순위방식과 GTD같은 당장처리방식으로 나누어 생각해볼 수 있다.

나는 작가로서, 블로거, 프리랜서, 잡지 등에 기고하는 칼럼니스트, 콘텐츠 제작자로서 다양한 일들을 한다. 이때 작은 단위의 많은 일들을 처리해야하는 입장이다. 이메일과 카카오톡 같은 메신저의 답장같은 짧은 시간단위를 가진 일에서부터 장문의 기사와 글을 쓰고, 사진과 동영상을 분류하고, 데이터를 백업하는 일과 책의 씨앗글이 될 칼럼이나 글 자체를 쓰기 위한 자료수집 및 관리, 개인데이터베이스구축같은 장시간을 요하는 일 뿐만 아니라 여행일정을 계획하고 SNS를 관리하는 것같은 다양한 할 일들이 산발적으로 퍼져있다.

이 모든 것들을 단지 메모지나 머릿속에서만 관리한다면 나는 당장 미치광이가 되거나 아무런 일도 하지 못하는 공황상태에 빠질 것이다. 그래서 나는 생산성, 특히 개인생산성메니지먼트시스템(소위 PPMS라 불리는)에 큰 관심을 갖고 있다.

할 일을 관리하는 이유

나는 업무 특성상 프랭클린플래너같은 우선순위 방식보다 GTD 방식을 선호한다. GTD에 대한 기본개념은 인터넷에 많이 나와있으므로 여기에서는 생략하고 대신 할 일을 왜 관리해야하는지 알아보려고한다. 이것은 할 일을 관리할 때 꼭 기억해야할 가장 중요한 부분이다. 역설적이게도 사람들이 할 일 관리에 실패하는 이유는 할 일을 관리하는 이유를 모르기 때문이다. 이유와 명분이 있다면 그것을 할 수 있다. 그리고 할 일 관리는 어려운 일이 아니다.

할 일을 관리해야하는 이유는 단순하다. 그 할 일을 확실하게 처리하기 위해서다. A라는 일을 확실하게 하기 위해 A를 제외한 다른 모든 할일들을 관리해야하는 것이다. 데이비드 알렌이 제시한 GTD 방식에선 2분이라는 시간이 중요 단위가되는데, 이것은 문화적,개인적 성향에 따라 다르게 판단하고 자신에게 맞춰가면 된다.

2분 시간단위는 이런식으로 활용한다. 예를들어 갑자기 어떤 이메일에 답장을 해야한다면, 이 답장을 지금 당장 할 것인가? 아니면 나중에 할 것인가?를 결정해야한다. 데이비드 알렌이 제시한 2분은 여기에 활용된다. 다시 말해서 이메일 답장을 2분 안에 할 수 있으면 지금 한다. 2분 이상이 걸릴 것 같으면 나중에 한다. 그러나 그 답장이 2분이 걸릴지 5분이 걸릴지 정확하게 판단하는건 쉬운 일이 아니다. 따라서 나는 딱히 시간에 구애받지 않고 일 그 자체에 집중하는편이 더 효율적이라고 주장하는 입장이다.

집중력이 아무리 좋은 사람이라 하더라도 답장해야 할 이메일 수십통 있는 상황에선 제실력을 발휘하지 못할 것이다. 우리들이 할 일을 관리하는 것은 바로 이 지점에서부터다. 가령, 어딘가에 답장해야할 이메일 수십통에 대한 메모(할 일)와 답장내용에 대한 간략한 정보를 적어둔다면 당장 이메일 수십통 답장에 대한 이미지를 머릿속에서 지워버릴 수 있다. 그러면 자연스럽게 현재하고 있는 일에 집중할 수 있을 것이고, 당연히 능률은 오른다. 그리고 현재하고 있는 일을 모두 끝마친 뒤에 메모와 내용을 참고하여 하나씩 이메일에 답장해주면 된다. 능률은 곧 생산성이고 생산성이 높다면 더 적게 일하고 더 많은 것을 얻을 수 있다. 이것을 효과적으로 일한다고 부른다.

할 일을 관리해야하는 두번째 이유는 할 일을 관리하지 않고서는 할 일을 할 수 없기 때문이다. 우리들은 너무 많은 정보, 너무 많은 업무에 시달린다. 10페이지짜리 칼럼 한 편을 쓸 때만해도 전화 몇 통, 이메일 10개, 메시지 수십개가 날아오고, 페이스북과 인스타그램은 연신 띵동거린다. 이 중에서 이메일과 메시지에 대한 답장은 언뜻보면 별 필요없는 일로 보일 수 있으나 경우에 따라서는 현재하고 있는 일보다 훨씬 중요할 때도있다. 순간순간 마주하는 모든 일의 우선순위를 미리 결정하는건 불가능하다. 따라서 할 일을 착실하게 하기 위해서라도 할 일은 관리되어야한다.

자료 관리는 어떻게 하나?

예전에는 MAC의 데본씽크(Devonthink) 및 포켓(Pocket)같은 개인 데이터베이스 전용 애플리케이션을 이용했었는데 이제는 개인 데이터베이스를 직접 구축한 NAS에 데이터들을 2중으로 백업하고 그곳에서 관리하고 있다. 뉴스 기사나 웹사이트의 글들은 RSS 리더기로 받아본다. 요즘에는 페이스북과 유튜브 등에도 좋은 정보가 많아서 그곳에서도 유익한 정보 매체들을 구독하여 정보를 얻곤 한다.

년도별 일정은 캘린더로, 그리고 마지막으로 가장 중요한 할 일 목록은 분더리스트를 사용하다가 Things3라는 앱으로 바꾸어 몇 년간 활용해오고 있다. PC 뿐만 아니라 스마트폰에서도 사용가능한 유니버셜 앱이기 때문에 매우 유용하다. 꼭 Things3같은 유료 애플리케이션이 아니더라도 앱스토어에는 수 많은 무료 todolist 또는 할 일 관리 프로그램이 있다. 여러가지를 사용해보면서 자신에게 잘 맞는걸 고르면 된다. 중요한건 어떤 앱을 쓰느냐가 아니라 어떤 앱을 쓰던간에 내 할 일을 잘 관리하는 것이다.

스스로가 수 많은 할일들을 거의 완벽하게 처리할 수 있다는 사실을 인지할 때, 엄청난 자신감과 업무적 생산성 향상을 느낄 수 있다.

글이 너무 길어져서 구체적인 할 일 관리 방법에 대해서는 다음 글에 이어서 소개할 예정이다.

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