AI와 함께 전시 행사 부스 기획
BNI 내셔널 컨퍼런스에서 1등하기 위한 기획
업무 효율을 10배 높인
5단계 협업 프로세스
최근에 BNI라는 비즈니스 모임에서 활동하고 있어요. (저는 부산 자이언츠 챕터에 있고요!) 한국 뿐만 아니라 미국, 캐나다, 일본, 호주 등 전 세계에 걸쳐 BNI 모임이 왕성하게 활동하고 있는데요, 매년 나라를 돌며 글로벌 행사도 진행하고 있어서, 해외 진출에 관심이 많은 저에게는 가장 매력적인 부분이었습니다.
오는 6월에 내셔널 컨퍼런스 행사가 열린다는 소식에 냅다 부스를 신청했어요. 일본, 몽골, 베트남 등 해외 디렉터들이 온다는 소식에 어떻게 연결될지는 모르지만 일단 추진해버렸죠! 적지않은 금액이 들어가니 가장 큰 고민은 '어떻게 하면 아시아 각국 디렉터들에게 강렬한 인상을 남길 수 있을까?'였어요.
홈페이지 제작이라는 무형의 서비스를 유형의 부스로 표현해야 하는 과제 앞에서, AI를 전략적 파트너로 활용한 기획 프로세스를 만들어 봤습니다.
왜 AI와의 협업이 필요했을까?
서비스업의 부스 기획은 제품을 진열하는 것과는 완전히 다른 접근이 필요해요. 손에 잡히는 제품이 아니다보니 컨셉부터 카피라이팅까지 모든 것이 브랜딩이 되어야 하죠. 하지만 혼자서는 아이디어의 한계가 분명했고, 특히 해외 디렉터를 대상으로 영문까지 감안해야 하는 기획에서는 더욱 그랬습니다.
AI를 단순한 도구가 아닌 기획팀의 일원으로 생각하고 체계적인 협업 프로세스를 설계했어요.
1단계: 뼈대를 이루는 아이디어 기획
핵심은 여전히 사람의 몫이라 생각해요. 정말 신박한 아이디어나 뼈대를 이루는 생각은 사람에게서 온다고 믿어요. 서울 일러스트 코리아 행사까지 직접 발품을 팔았어요. 다양한 부스를 보며 어떤 부스가 사람들의 발길을 끄는지 분석하며 아이디어를 얻기 위해서요.
이 단계에서 중요했던 건 방문자의 관점에서 생각하는 것이었어요. 아시아 각국 디렉터들이 우리 부스를 지나칠 때 어떤 메시지가 3초 만에 전달되어야 할지, 어떤 경험을 제공해야 할지를 구체적으로 상상해봤습니다.
한 부스가 눈길이 갔고 왜 그럴까 팀원과 얘기하다보니 이유를 찾았어요. 전시회 공간에서 볼 수 없는 의외성이었습니다. 이 영감 덕분에 키친 컨셉의 부스 아이디어가 떠올랐어요. 부스에서 전환을 높여주는 홈페이지 레시피와 시식회를 하자는 구체적인 아이디어로 연결되었죠!
2단계: 아이디어 구조화 (with AI)
머릿속에 있는 아이디어들을 AI에게 구조화를 맡겼어요. 이때 사용한 프롬프트는 다음과 같았습니다. 이 과정에서는 최대한 맥락을 풍부하게 담아야 해요. 두서없이 전달하는 것보다는 구조화할 수 있으면 더욱 AI가 정리하기 좋겠죠!
AI의 강점은 객관적인 시각에서 아이디어를 재배열하는 것이에요. 제가 놓친 연결고리나 논리적 흐름을 찾아내는 데 탁월하죠.
3단계: 아이디어 시각화
Figma의 Figjam을 평소에도 많이 활용하는데요, 복잡도가 있는 기획에서는 Figjam은 필수템입니다. 시각화하기에 Figjam만한 것이 없죠. 구조화된 내용을 방문자의 동선에 따라 시각적으로 배치하고, 무드보드와 레퍼런스를 함께 정리했습니다.
시각화 과정에서 발견한 건, 머릿속의 아이디어와 실제 공간에서의 구현 사이에는 큰 차이가 있다는 것이었어요. 보이는 것으로 만들어야 진짜 문제점이 보입니다.
4단계: 세부적인 기획안 짜기 (with AI)
시각화를 통해 드러난 빈틈들을 GPTs와 함께 하나씩 메워나갔어요. 방문자의 흐름별로 시각화 요소, 문구, 배치 방식 등을 구체화하는 과정에서 AI에게 구체적인 기획안이나 아이디어 제공 역할을 맡겼어요.
특히 도움이 되었던 건 부스 위치에 대한 조언이었어요. 부스 위치 선택권이 있었는데 어느 동선에서 가장 우리 부스 컨셉이 적절할 지 판단이 확실하게 서지 않더라고요. 이 부분은 ChatGPT, Gemini에게 같이 요청해서 각기 다른 관점의 의견을 받고 최종 결정을 내렸어요. 재밌는 부분은 다른 참여자들 모두 원하는 위치가 같았어요. 다들 AI를 쓰셨는지는 모르겠지만.. 결국 처음에 원하던 위치는 아니지만 가장 최적의 위치를 선별했니다.
5단계: 카피라이팅 개선하기 (with AI)
마지막 단계인 카피라이팅에서 AI의 역할은 가히 최고라 생각해요. 특히 영문 번역과 뉘앙스 검토에서 그랬습니다.
제가 원했던 잠재 타겟은 일본 사람이기에 그들의 관점에 설득이 되는 영어 번역이 필요했어요. AI는 부스와 문화적 맥락까지 고려한 개선안을 제시해주니 이런 과정에서 큰 도움이 되었어요.
AI와의 협업에서 느낀 인사이트
도구가 아니라 팀원이다!
이번 프로젝트를 통해 깨달은 건, AI는 단순 도구나 대체재가 아니라는 거예요. 팀원처럼 생각하고 대해야 질문의 깊이도 수준도 높아져요. 핵심 아이디어와 방향성은 여전히 사람의 영역이지만, 그 아이디어를 구조화하고 발전시키고 다듬는 과정에서 AI의 도움을 받으면 혼자서는 불가능한 수준의 결과물을 만들 수 있습니다.
어떤 연결이 될까요?
이렇게 기획한 내용을 바탕으로 디자인 제작부터 발주까지 모든 과정을 마쳤어요. 6월 컨퍼런스에서 실제 성과가 어떨지는 아직 모르지만, 기획 과정 자체가 하나의 학습이었습니다. 컨퍼런스 행사를 끝낸 후에 후기도 공유해볼게요!
