110. 업무보고 잘 하는 법

직장생활을 하면 필히 따라 붙는 것이 보고이다. 아무리 일을 열심히 해도 보고력이 떨어지면 잘 한다는 소리는 듣기 어려운 것이 현실이다. 함께하는 직원들에게 강조하는 3가지가 있는데 기획안이나 리포트를 작성하는 워딩 능력, 그것을 상사나 동료들에게 보고하거나 발표하는 PT능력과 마지막으로 타 부서와의 협조 등을 위한 네트워킹 능력이다. 이 세 가지 능력을 갖추면 웬만큼 일 좀 한다는 소리는 듣게 된다. 업무 보고에는 몇 가지 원칙이 있다.

첫째는 최초-중간-완료의 3단계로 보고하라.
어느 정도 진행에 시간을 요하는 업무지시를 받게 되면 최대한 빨리 일의 방향을 정하는 목차 같은 것이라도 작성해 상사와 의견조율을 거쳐야 한다. 이 단계를 거치지 않으면 상사의 의중을 제 마음대로 해석하여 헛수고 하는 경우를 많이 보았다. 도형의 각은 처음에는 벌어지는 정도가 작으나 갈수록 차이가 많이 벌어지는 것처럼 일은 초기단계에는 방향 수정이 쉬우나 진행될 수록 어려워지는 면이 있다. 다음은 중간 보고인데 일이 어느 정도 진행 되었을 때 보고를 한 번 더 거친다. 업무를 지시한 사람은 일의 진행을 궁금해 하기 때문이다. 그 상태에서 마지막으로 완료 보고를 하면 큰 무리없는 보고가 될 것이다.

둘째는 봇짐장사식 보고는 하지 마라.   
흔히 이런 업무지시를 받을 경우가 있다. 대안 선택을 위해 사전조사를 하고 그에 따른 보고의 경우이다. 이런 경우에는 선택지가 몇 가지 대안으로 좁혀지게 마련인데 1안과 2안이 있다고 치자. 어떤 경우든 장점만으로 또는 단점만으로 구성된 대안은 없고 장단점이 함께 있게 마련이다. 흔히들 저지르는 실수가 1안의 장단점과 2안의 장단점을 봇짐장사처럼 나열해 두고는 상사더러 선택하라는 식의 보고이다. 상사는 의사결정의 부담을 팍 안겨주는 부하직원이 좋게 보일리가 없다. 이럴 땐 이렇게 보고하는 게 좋다. 조사해 보니 1안의 장단점은 이러저러하고 2안의 장단은 이러한데 지금 중요한 것은 거래처에 대한 납기일이니 비용이 좀 더 들더라도 1안을 선택하는게 좋아 보인다는 식이다. 의사결정권자에게 판단의 근거를 함께 조언해 주는 직원이 이뻐 보이는 법이다.  

셋째는 결론을 말하고 이유를 대라.
보고를 받다 보면 보고자의 사족이 긴 경우가 있다. 속으로 그래서 어쩌라고라는 생각이 절로 난다. 보고는 결론을 먼저 치고 들어가고 이유를 이어서 제시하는 게 좀 더 효과적인 것 같다. ‘결론부터 말씀 드리면 A입니다. 그 이유는 ~’ 식의 보고는 웬지 깔끔해 보인다.  

마지막으로 3의 법칙을 적절히 활용하는 것도 좋다.
세상의 많은 일들은 3으로 귀결 되는 것 같다. 그래서 3은 기억하기도 좋고 설득하기도 좋은 숫자이다. 삼시세끼, 삼 세번 처럼 3이라는 숫자를 적절히 활용하면 보고에 체계가 서는 것 같다. ‘이유는 세 가지입니다.’ ‘세 가지 방안이 있습니다.’ 처럼 보통 보고 중에 많이 언급되는 멘트이다.

열심히 일을 해서 좋은 결과물을 만들어 냈는데도 보고에서 무너지면 너무 허무하지 않겠는가.