조용한 팀원이 가장 불안한 이유
일을 맡기고 나면 이상하게 조용한 사람이 있다.
아무 말이 없다가 마감 직전에 결과만 들고 온다. 본인은 최선을 다했다고 생각한다. 혼자 집중해서 완성해 냈다고 느낀다.
하지만 리더 입장에서는 전혀 다르게 보인다.
지금 이 일이 어디까지 왔는지, 방향이 맞는지, 문제가 없는지 전혀 알 수 없기 때문이다. 리더를 불안하게 만드는 사람이다.
이런 경우 대체로 더 큰 문제가 하나 있다. 마감 기한이 다 돼서 가져왔는데 완성도가 떨어진다면, 그건 단순한 실수가 아니라 대응이 불가능한 상황이 된다. 중간에 알았다면 충분히 고칠 수 있었던 일도 마지막에 드러나면 손을 쓸 수 없다.
그래서 리더 입장에서는 조용한 사람이 가장 불안하다.
같은 일을 맡아도 전혀 다른 방식으로 움직이는 사람이 있다.
일을 시작하기 전에 먼저 질문을 통해 방향을 맞춘다. 이 일이 왜 필요한지, 어떤 결과물이 나와야 하는지, 최종 의사결정권자가 누구인지, 어디까지가 자신의 역할인지 명확히 질문하고 확인한 뒤에 일을 시작한다.
그리고 일을 진행하는 동안에도 계속 상황을 공유한다. 지금 무엇을 하고 있는지, 어디까지 진행됐는지, 이 방향이 맞는지 중간중간 확인한다. 완벽하지 않아도 일단 보여주고 맞춰간다. 그래서 방향이 틀어지면 초기에 바로 수정할 수 있다.
이 차이는 능력의 문제가 아니다. 일을 못하는 사람은 일을 혼자 완성해서 보여주는 것이라고 생각한다. 그래서 중간보고를 생략하고 끝까지 끌어안는다. 끌어안는 것이 책임감 있게 일하는 것이라고 착각하는 것이다.
반대로 일 잘하는 사람은 일을 계속 맞춰가면서 만들어 내는 과정이라고 생각한다. 그래서 중간중간 끊임없이 커뮤니케이션한다.
일을 추진하는 과정에서 많은 사람들이 또 하나 착각하는 부분이 있다. 보고서를 잘 만드는 것이 커뮤니케이션을 잘하는 것이라고 생각하는 것이다. 그래서 장표를 컨설턴트 수준으로 깔끔하게 정리하고 완성도를 높여서 한 번에 가져가려고 한다.
물론 가독성은 중요하다. 하지만 의사결정권자 입장에서 더 중요한 것은 가독성이 아니다. 진행 중인 업무의 방향이 맞는지, 어떤 결정을 해줘야 업무가 제대로 완수 가능할지 등에 관한 것이다.
오히려 보고서를 지나치게 완성도 높게 만들어오면 문제가 생긴다. 실무자는 스스로의 보고서에 만족하며 이미 잘 만든 결과물이라고 생각하기 쉽고, 리더는 그걸 깨는 것이 부담스러워진다. 그래서 내용적으로 아쉬운 부분이 보여도 이 정도면 됐다고 넘어가는 경우가 생긴다.
겉으로는 문제가 없어 보이지만 실제로는 더 나은 방향을 놓친 결과가 된다. 결국 보고를 한 사람 입장에서도 좋은 결과가 아니다.
그래서 중요한 것은 완성된 결과를 가져오는 것이 아니라, 중간에 계속 맞추는 것이다. 커뮤니케이션은 한 번의 보고로 끝나는 일이 아니라 시작부터 끝까지 이어지는 과정이다. 방향을 맞추고, 진행 상황을 공유하고, 필요하면 수정하고 다시 맞추는 흐름 전체가 커뮤니케이션이다.
이 과정에서 email은 중요한 역할을 한다. 중요한 일일수록 진행 상황을 메일로 남기고 관련자와 리더를 email 참조(cc)에 포함시켜야 한다. 이렇게 하면 따로 보고하지 않아도 이 사람이 지금 무엇을 하고 있는지 자연스럽게 보이게 된다.
email은 단순히 기록을 남기는 것이 아니라 진행 현황을 공유, 서면 보고 하게 되는 것이다.
반대로 아무것도 공유하지 않으면 리더 입장에서는 판단할 수 있는 근거가 없다. 메일도 없고, 중간 보고도 없고, 진행 상황도 보이지 않으면 결국 “알아서 하고 있겠지”라고 생각하게 된다. 이건 신뢰라기보다 관심에서 멀어진 상태에 가깝다. 그리고 이 상태는 생각보다 위험하다.
리더는 많은 팀원을 동시에 관리한다. 그래서 누가 무엇을 하는지 하나하나 자세히 알 수 없다. '내가 말하지 않아도 내가 고생하는 거 다 알겠지'라는 생각은 대단한 착각이다. 결국 커뮤니케이션하고, 자주 눈에 보이는 사람과 보이지 않는 사람으로 구분되어지게 되고, 이 차이로 인해 큰 차이가 발생하게 된다.
그래서 실무에서는 일을 진행하는 동안에는 완성도를 높이려 하지 말고 최소 하루 한 번은 반드시 진행 상황을 공유해야 한다. 물론 완성도도 중요하지만, 완성도 보다 "현황 공유"가 훨씬 중요하다는 것은 명확히 이야기할 수 있다.
결국 일은 사람이 하는 것이다. 그래서 커뮤니케이션은 결과를 만들어 내기 위해 반드시 필요한 필수적인 업무의 방식이다.
한 줄 정리
리더는 많은 팀원들을 동시에 관리하기 때문에 누가 무엇을 하는지 정확히 알 수 없다. 따라서 하루 한 번은 반드시 구두로 커뮤니케이션하자.