우리 조직 타운홀 미팅,
이대로 괜찮을까?
타운홀 미팅을 더 잘하기 위한 3가지 팁
연말을 맞이하여 조직 내 연말 행사를 준비하고 계시나요? 지난 한 해를 회고하는 송년회나 새해를 맞이하는 신년회를 준비하는 시즌이 되었습니다. 1년 동안 열심히 달려온 만큼, 한 해를 의미 있게 마감하고, 동료들과 함께 새로운 도약을 기약하는 연말 이벤트는 연례행사 중 빼놓을 수 없는데요.
회고와 재점검의 연말 시즌인 만큼 리더와 구성원 모두가 한 자리에 모여 이야기를 나눌 수 있도록 타운홀 미팅(town hall meeting)을 기획하는 조직도 있을 겁니다.
*여기서 잠깐! 타운홀 미팅이란?
리더와 구성원 간의 소통 방법 중에 대표적으로 ‘타운홀 미팅'이 있습니다. 타운홀 미팅은 하나의 조직/본부 혹은 전사 단위로 전 구성원이 다 같이 참여하는 미팅을 의미해요. 많은 인원이 한자리에 모이는 미팅인 만큼 조직 내 사내 커뮤니케이션을 위한 효과적인 툴로 활용할 수 있습니다.
타운홀 미팅은 리더가 회사의 구성원과 질의응답을 자유롭게 주고받는 미팅이지만, 미팅 목표에 따라 프로그램 구성은 다양해질 수 있는데요. 회사의 비즈니스 현황을 공유하며 다 함께 성과를 회고하거나, 구성원을 격려하는 자리가 되기도 합니다.
타운홀미팅은 글로벌 기업부터 국내 기업에서 다양한 형태로 진행되고 있습니다. 기업에 따라 비즈니스 단위 / 업무 단위 / 직무 단위의 타운홀미팅이 진행되기도 하고, 다른 말로는 올핸즈 미팅 (All-hands Meeting)으로 불리기도 하죠.
전 구성원이 모이는 타운홀 미팅에서 리더로부터 메시지가 적시에 잘 전달된다면 구성원들의 궁금증을 해소할 뿐만 아니라, 일하는 방식이 원활하게 공유되어 업무 몰입도 또한 높일 수 있어요.
하지만 반대로 타운홀 미팅도 제대로 준비하지 않는다면 구성원들의 참여도가 떨어져 역효과가 날 수 있습니다. 미팅 내 구성원들의 적극적인 참여나 질문이 없으면 리더 분들도 어떤 메시지를 전달하면 좋을지 판단하기 어려우니까요. 결국 구성원들이 정말 궁금해하는 질문보다는, 리더의 메시지만 일방향으로 전달하게 되기 마련이죠.
이러한 커뮤니케이션이 지속되면 결국 리더와 구성원 간의 신뢰의 문제로 이어지고, 타운홀 미팅에서 기대하는 진정성 있는 커뮤니케이션보다 단순한 의례적인 회사 이벤트가 되어버릴 수도 있습니다.
어떻게 준비해야 효과적일까요?
그렇다면 우리 조직은 어떻게 진행하고 있는지 한 번 짚고 넘어가 볼까요?
미팅을 기획하며 위와 같은 경험을 해보신 분들이라면 이번 아티클을 주목해 주세요. 효과적인 타운홀미팅을 기획하고 싶은 분들을 위한 핵심만 모아둔 3단계 기획 방법을 가져왔어요.
그동안 우리 조직에서 타운홀 미팅을 잘하고 있었는지 돌아보고 싶은 분들이거나, 어떻게 해야 효과적으로 타운홀 미팅을 할 수 있을지 고민이 되는 분들이라면 이번 아티클을 강력 추천합니다. 마지막 장에 <성공적인 타운홀을 위한 3 Step 체크리스트>도 정리해 두었으니 꼭 확인해 보세요!
들어가기 전 본문 3줄 요약
[Step 1] 준비 단계 : 조직 내 메시지를 제대로 전달하기 위한 준비
[Step 2] 본 미팅 : 벽을 허물고 목소리를 내게 하는 커뮤니케이션
[Step 3] 팔로업 : 지속 가능한 커뮤니케이션을 위한 팔로업
Step 1.
조직 내 메시지를
제대로 전달하기 위한 준비
(1) 사전 아젠다 공유 및 서베이
미팅에 참여하기 전, 미팅에서 어떤 아젠다를 나눌지에 대해 미리 구성원에게 안내합니다. 아젠다가 사전에 공유되면 미팅에 대한 기대감을 조성할 뿐만 아니라, 사전에 질문이나 논의가 필요한 사항들을 구성원이 인식하고 준비해 오는 시간을 제공할 수 있습니다.
또한 구성원의 미팅 참여도와 몰입도를 높일 수 있도록 사전 서베이를 진행합니다. 구성원이 리더와 조직에 궁금한 점을, 미팅 전에 미리 서베이를 통해 질문할 수 있도록 해요.
(2) 메시지 준비
사전 서베이를 통해 수집한 질문을 카테고리별로 나누어 인사, 재무, 사업 부서 등 각 담당자에게 확인하는 과정이 필요합니다. 해당 질문 내용과 배경, 질문자의 의도 등을 고려하여 답변을 준비합니다.
문제 제기에 대한 질문을 받은 경우, 미팅 일정까지 해결책이 준비되지 않거나 현실적으로 도입하기 어려운 개선사항이라면 현재 우리 조직이 어떤 상황인지에 대해 투명하게 공유합니다. 만약 조직에서 문제로 인식하고 개선에 대한 논의가 진행 중이라면 이를 위해 어떤 노력을 하고 있는지에 대해 메시지를 준비합니다. ‘지금은 우리가 이러한 상황 때문에 당장 개선이 어렵지만, 언제까지 개선하도록 노력하겠다.’는 메시지로도 답변할 수 있습니다.
각기 다른 경험과 가치를 갖고 있는 구성원에게 모두가 만족하는 답변을 제공하기 어려워도, 객관적인 상황을 공유받음으로써 ‘회사가 이 문제를 인식하고 있으나 아직 해결되지 않는 이유가 있었구나.’로 이해하고, 더하여 조직과 리더가 문제를 대하는 태도까지 공유받을 수 있습니다.
(3) 주의사항
모든 리더와 조직의 스피커가 사내커뮤니케이션에 능하지 않을 수도 있습니다. 하지만 타운홀 미팅 내 발언은 모든 구성원이 듣고 있기 때문에 파급력이 높습니다. 리더의 한마디 발언이 타운홀미팅 후에도 조직 내 지속적으로 회자되는 경우도 있습니다. 타운홀미팅 참여 전에는 아래 <Do’s and Don’ts>를 참고해서 메시지를 준비합니다.
Step 2.
벽을 허물고 목소리를 내게 하는
커뮤니케이션
(1) 시작 전 타운홀미팅 목적과 아젠다 공유
본 미팅을 시작하기 앞서 오늘 진행할 타운홀미팅의 목적과 아젠다를 다시 한번 언급하여 미팅에 참여하는 구성원의 몰입도를 높입니다. 지난 아젠다에서 팔로업하지 못했던 사항을 먼저 언급하고 설명하며 시작하는 것도 구성원의 몰입도를 높이는 한 가지 방법이 됩니다.
(2) 쌍방향 프로그램 구성
타운홀 미팅에서는 구성원이 조직의 메시지에 공감하는 것뿐만 아니라, 구성원도 적극적으로 질문과 논의에 참여하는 쌍방 커뮤니케이션이 중요합니다. 타운홀 미팅이 참여하기 어렵거나 번거로운 자리가 아니라 구성원들이 회사를 잘 다니기 위해 리더와 얼라인할 수 있는 기회의 장이 되어야 합니다.
일방향 커뮤니케이션과 쌍방향 커뮤니케이션을 아래 표를 통해 비교해 보면, A 기업은 화자가 보통 리더 한 명입니다. 리더가 주요한 기업의 소식과 성과를 공유하고 구성원과 Q&A로 마무리하죠.
반면, B기업은 부서장이 신규 프로젝트를 소개하고 구성원이 참여하는 커뮤니케이션 시간이 있습니다. 이 시간에는 커뮤니케이션 툴을 활용해서 간단한 퀴즈 혹은 찬반 사항에 투표를 하게 하거나 조를 짜서 아이디어를 내게 하는 세션을 넣기도 합니다. 이를 통해 각 조직 간의 흩어져있던 정보들을 자연스럽게 업데이트하는 시간을 갖게 됩니다.
온라인으로 미팅을 진행하는 경우에도 인터랙티브 툴을 활용하면 구성원들이 직접 발표하지 않더라도, 채팅방이나 투표, 퀴즈 등의 다양한 기능을 통해 본인의 의견을 좀 더 부담 없이 표현할 수 있어요. 다양한 부서에서 직접 발표를 하는 등, 짧게라도 구성원 참여가 가능한 세션을 넣으면 무거운 전사 미팅 내 긴장감을 풀어주는 역할을 합니다.
쌍방 커뮤니케이션을 위한 아래와 같은 포인트를 짚고 넘어가면 좋습니다.
· 부서별 신규 소식 및 프로젝트를 리더가 아닌 구성원이 직접 발표한다.
· 미팅 중간에도 질문이 가능하도록 실시간 질문 창구를 열어둔다.
· 질문을 ‘익명’으로 받는 것이 더욱 솔직한 문제 제기나 참여도를 높이는 데에 도움이 되기도 한다.
· 퀴즈나 게임, 혹은 안건에 대한 투표 등 간단한 툴을 통해 참여도를 높일 수 있다.
[참고 TIP] 효과적인 타운홀미팅을 위한 인터랙션 툴 사이트를 참고해 주세요.
(1) 쁘띠타운홀 : 디지털 의사결정 플랫폼 (투표, 퀴즈, 객관식, 출석 체크 가능)
(2) slido : 미팅 인터랙티브 툴 (실시간 질의응답, 투표, 통계 가능)
Step 3.
지속 가능한
커뮤니케이션을 위한 팔로업
(1) 구성원 의견에 대한 지속적인 팔로업 제스처
사내 커뮤니케이션은 마지막 팔로업까지 중요합니다. 오늘 미팅 내에서 답변이 어려운 사항에 대해서는 다음 미팅에서 팔로업 하거나 혹은 서면으로 안내를 하는 등 구체적인 팔로업에 대한 예고를 하여, 아직 마무리가 안 된 사항에 대해서도 조직 내 필요한 정보 제공에 최선을 다하겠다는 제스처를 보여줍니다.
(2) 미팅 내 약속한 의사결정에 대한 팔로업
가장 중요한 것은 타운홀 미팅 중에 구성원 앞에서 약속한 의사결정에 대해서는 바로 후속조치를 통해 조직 내 반영이 될 수 있도록 팔로업을 하는 것입니다. 이를 통해 미팅 내에서 결정한 내용이 바로 의사결정까지 이어지는 경험을 구성원에게 제공하게 되고, 자신의 참여로 조직의 변화를 경험한 구성원들은 더욱 리더를 신뢰하며 또다른 소통 기회에도 적극적으로 나서게 됩니다.
(3) 오픈된 커뮤니케이션 기회 제공을 위한 사후 서베이
미팅 종료 후 간단한 구성원 사후 설문을 진행합니다. 미팅에서 아쉬웠던 점이나 개선사항을 모아서 다음 커뮤니케이션 전략에 반영할 수 있습니다. 만약 정기적인 타운홀 미팅을 운영하는 조직이라면, 고정으로 오픈된 서베이 폼을 만들어두어 언제든지 구성원들이 의견이 있을 경우 참여할 수 있도록 소통 채널을 열어둘 수 있습니다.
여기까지 타운홀미팅을 준비-진행-마무리까지 3단계로 살펴보았습니다. 타운홀미팅이 단순한 이벤트를 넘어 여러분의 조직 내 구성원과 리더의 얼라인먼트를 위한 훌륭한 툴이 되기를 바랍니다.
< 효과적인 타운홀미팅을 위한 3 step 체크리스트>를 공유하며 이번 아티클을 마무리합니다.
- 글 : 외부 필진 소루
- 편집 : 콘텐츠 빌더 단
- 디자인 : 디자이너 우디
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누틸드는 혁신 조직을 위한 조직 매니지먼트 파트너입니다. 성장하는 스타트업을 위한 하이퍼포먼스팀 빌딩 솔루션을 제공하며, 이를 통해 각 조직의 고유한 정체성을 강력한 시스템으로 만듭니다. 우리는 좋은 팀이 더 나은 세상을 만든다고 믿으며, 누구나 훌륭한 조직을 쉽게 시작하고 경험하며 실천할 수 있도록 돕습니다. 이것이 누틸드가 가장 잘하는 일로, 더 나은 세상을 만드는 방법입니다.
함께 읽어보면 좋을 자료
SHRM, <How to Run Employee Town Hall Meetings Post-Pandemic>
SHRM, <HR Magazine: Guidelines for Speakers: Doing Town Hall Meetings Better>
Professional Leadership Institute <What is a Town Hall Meeting and How to Conduct One!>
Riverside, <What is a Town Hall Meeting?: A Comprehensive Guide & Definition>
LinkedIn Community, <Town hall meetings for employee engagement>
