함께할 사람들을 선발하는 과정
[회고글] SOPT YB/OB 리크루팅은 이렇게 진행되었다
이 글은 쓸까 말까 고민을 좀 많이 했다.
하지만, 이왕 SOPT 기록을 남기는 겸 + 다른 단체가 리크루팅을 하는 과정에서 도움을 얻어가길 바라는 마음에 글을 쓰게 되었다. 우리 동아리는 동아리치고 자기소개서 항목이 무려 7-8개 정도나 되고, 선발 기준 또한 굉장히 체계적이고 까다로운 편이다. 그래서 내가 처음에 회장을 하게 되었을 때 비해 가장 반전 있는 업무가 바로 리크루팅이라고 시간이 많이 지난 지금도 확신한다.
단순히 동아리원을 뽑는 것이 아니라, 우리의 가치를 함께 실현시킬 수 있는 파트원들을 선발하는 SOPT만의 리크루팅 과정을 문제가 되지 않는 선에서 공개하고자 한다.
어떤 사람을 뽑을 것인가?
IT 창업동아리라는 명칭에 어울리게, 함께하는 사람을 뽑는 과정도 무척 체계적으로 인수인계받았다. 가장 먼저 들었던 이야기는 [누구를 어떻게 뽑을 것인가?]라는 책을 체화하는 과정이 필요하다는 것이었다. 기업이 사람을 채용할 때 어떤 부분에 포커스를 맞춰서 선발하는지, 그리고 지원서나 면접에서 물어봐야 하는 것이 무엇인지를 가장 체계적으로 정리한 도서라고 했다.
24기 기획파트장님 때부터 이 책을 바탕으로 리크루팅을 진행했고, 우리가 리크루팅 할 때 또한 굉장히 많은 도움을 받았다. 그 중 한 가지 예를 들자면 A기법이 있다. A기법을 통해서 사람을 뽑을 때 활용할 수 있는 방법은 아래와 같다.
(1) 평가표 : 평가표는 특정 직무를 맡을 사람이 갖춰야 할 것들을 기술화한 문서이다.
(2) 탐색 : 체계적인 인재 충원 경로를 미리 확보해두면 필요할 때 자질을 갖춘 지원자들을 선발할 수 있다.
(3) 선발 : 지원자에 대해 적절한 정보를 얻을 수 있는 구조화된 면접이 필요하다.
(4) 설득 : 선발 과정을 통해 필요한 인재를 선별했다면 그가 조직에 합류하도록 설득해야 한다.
우리는 평가표를 우리의 핵심 가치 3가지에 맞춰서 구성하고자 했고, 리크루팅을 각종 온라인 커뮤니티와 자체 SNS에 홍보하여 관심을 가질 만한 사람들을 타겟팅했다. 선발 과정 또한 구조화된 면접을 통해 진행했고, 사실상 설득 과정은 제외되었다. 평가표를 작성하는 기본적인 방법은 아래와 같다고 책에서 기술하고 있다.
<평가표 작성 방법>
(1) 임무 : 해당 직책의 존재 이유를 1-5 문장으로 간략하게 적는다.
(2) 실적 : 실적을 내기 위해 지원자가 반드시 달성해야 할 구체적인 목표치를 3-8가지 적는다.
(3) 자질 : 역할에 부합하는 행동이라 생각되는 자질을 가능한 많이 나열한다.
(4) 검증과 공유 : 평가표의 일관성과 항목의 우선순위에 유념하여 평가표를 작성한다.
기업처럼 딱딱하게 평가한 것은 아니었지만, 우리 또한 해당 파트에서 요구하는 Hard Skill과 함께하는 가치를 아는지에 대한 Soft Skill을 각각 나누어서 평가했다. 여기서, 각각의 Skill에서 세부적으로 봐야 하는 요소들을 정했으며 이는 자기소개서 항목으로 이어졌다.
자기소개서 질문은 이렇게!
자기소개 질문과 세부 평가 기준표우리는 가장 중요하게 생각하는 가치를 바탕으로 자기소개 질문을 구성했다. 자세한 평가 기준은 공개할 수 없으나, 대략적으로 "TRY WITH IMPACT"라는 가치를 얼마나 자기소개서에서 잘 나타냈는지를 검증하고자 했다. YB와 OB는 질문에서 요구하는 답변 방향이 조금은 달랐다. 자기소개서 공통 질문은 아래와 같았다.
< OB 자기소개서 공통질문 >
자신에게 주어졌던 일 또는 경험 중 가장 힘들었던 상황은 무엇이며, 본인의 한계를 바탕으로 그 상황을 주도적인 노력으로 끈질기게 극복한 경험에 대해서 말해주세요
OB의 영향력에 대한 자신의 생각을 기반으로 자신은 어떤 OB가 되고 싶은지 말해주세요.
협업 시 필요한 책임감이란 무엇인지 본인만의 정의를 내리고 이와 관련한 경험을 말해주세요.
앱잼 시 팀 내에서 본인이 어떤 사람이었는지 한 단어로 비유하고 설명해주세요. 그 역할을 통해 팀 내에 어떤 영향을 끼쳤는지를 중심으로 작성해주세요. (만약, 앱잼을 참가하지 않았다면 가장 기억에 남는 단체 활동에서의 자신의 역할을 한 단어로 비유해주세요.)
< YB 자기소개서 공통질문 >
본인을 나타낼 수 있는 3가지 해시태그를 말하고, 각각을 설명해주세요.
최근 1년 내에 겪었던 가장 큰 어려움과 도전은 무엇이었나요? 그 과정에서 느낀 자신의 한계와 이를 극복하기 위해 실천했던 행동을 이야기해주세요.
팀 내에서 같은 목표를 위해 노력하던 중 의사소통 과정에서 갈등이 발생했을 때 어떻게 대처했는지 본인의 역할과 경험을 예시로 들어서 설명해주세요.
본인은 어떤 방식으로 팀 내에서 동기부여를 주는 사람인가요? 본인이 가진 장점과 경험을 중심으로 작성해주세요.
공통 질문 이후에는, 각 파트별 질문이 3-4개 정도 있다. 각 질문은 800자 정도로 제한을 두었다. 많은 지원자들은 "기업 자기소개서도 이렇게 많지 않은데, 왜 이렇게까지 평가를 하느냐"라고 물어봤다. 첫 번째는 그만한 의지가 있는지를 평가하기 위함이기도 하지만, 두 번째는 그만큼 세세하게 지원자를 평가하기 때문이라고 답한다.
우리는 합격한 지원자들의 지원서 내용을 조금만 되짚어보면 기억을 할 정도로, 꼼꼼하게 본다. 특히 파트장의 경우에는 한 학기 동안 호흡을 함께 맞춰갈 멤버를 선발하는 만큼 그들의 성향에 대해 세세하게 파악할 필요가 있다. 무엇보다도 선발에서 중요한 것은 협업을 할 때 본인만의 방법론이 있는지와 이 방법론이 한 기수의 핵심 가치와 일치하는지에 대한 것이다. 덕분에, 리크루팅을 통해 활동하는 파트원들은 적극적인 성격과 협업에 최적화되어 있는 성향, 그리고 멋진 삶을 살고 있는 사람들이 많다.
우리들만의 리크루팅 협업 툴, Notion
26기까지는 모든 지원서를 Admin 페이지에서 모아보고, 구글 폼을 활용하여 점수를 평가했다. 우리 또한 OB를 선발할 때에는 위와 같은 웹페이지를 활용하여 리크루팅을 진행했다. 하지만, UI 자체가 워낙에 딱딱하기도 하고 비슷한 질문에 대한 비슷한 답변에서 경쟁력을 찾아내는 과정은 뒤로 갈수록 쉽지만은 않았다.
설상가상으로, 이번 27기 YB는 또 한 번 역대급 경쟁률을 기록하며 '저 많은 지원서는 언제 평가하지'라는 생각을 하게 되었다. (*자기소개서 항목 하나를 보는 것에는 2-3분 정도가 걸리고, 평가까지 합치면 약 10-15분 정도의 시간이 걸린다. 그렇게 100명에 달하는 지원서를 평가했다.) 그래서, 우리는 리크루팅 과정에서 효율을 주고자 했다.
바로 노션으로 모든 작업을 해결하는 것이었다. Admin 페이지로 업로드되는 모든 지원서들을 파트장들이 노션에 업로드하고, 이를 노션의 필터 기능을 활용해서 평가할 수 있도록 한 것이다. 기존의 웹페이지 평가 방식에서 달라진 점은, 읽은 자기소개서를 표시할 수 있고 자기소개서 내에 코멘트를 달 수 있으며 주목해야 하는 포인트를 임원진 모두와 공유할 수 있다는 점이다.
또한, 특히 정성스럽게 작성한 자기소개서나 내용 자체에서 우리가 추구하는 핵심 가치를 찾아볼 수 없는 자기소개인 경우 '매우 기대됨' 혹은 '비추'를 달아두면서 자세히 읽어야 하는 자기소개서와 그렇지 않은 자기소개서를 쉽게 구분 지을 수 있었다. (*물론, 그렇다고 해서 지원서를 읽지 않은 것은 전혀 아니다. 회장단은 모든 지원자의 공통 자기소개서를 읽고 평가해야 한다.)
한 번 노션을 활용하기 시작하니 굉장히 편했다. 깔끔하게 정리해둔 지원서 노션 페이지는 면접으로도 이어졌다. 면접은 다대다로 진행되었기 때문에, 누군가는 면접 내용을 받아쓰기하고 누군가는 면접 질문을 해야 했으며 누군가는 평가를 해야 했다.
우리는 각 지원서를 노션 페이지 내에서 불러오기 하여, 사전에 물어볼 기본 질문들을 약 3-5개 정도 미리 기재해두었다. 이를 바탕으로 면접을 구성했으며, 필요시 추가 질문을 하는 식으로 진행했다. 실시간으로 면접 평가를 했던 방식에 대해서는 아래에 자세히 기재해 두었다.
기존의 스프레드시트와 구글 폼, 그리고 Admin 페이지를 동시에 활용해서 진행했던 리크루팅 방식이 아니라 노션 하나만으로도 깔끔하게 모두와 공유할 수 있는 리크루팅 방식을 택했기에 확실히 업무 효율이 더욱 향상될 수 있었다. 또한, 우리끼리도 반복되는 작업에 크게 지치지 않고 재미있게 일을 할 수 있었다고 생각한다.
면접을 통해 함께할 사람들을
선발하기 위해 활용했던 방법론
인터뷰, 즉 면접에서 가장 중요하다고 생각된 것은 '파고들기'였다. 해당 지원자가 자기소개서에 기재하거나, 면접 당시 지원자가 답변을 주면 무엇을, 어떻게, 좀 더 자세히라는 세 가지 원칙을 바탕으로 질문을 이어갔다. 이 방법은 스크리닝 인터뷰 방법론이라고 한다. 에시는 아래와 같다.
Q. 본인이 협업하기 가장 어려운 사람은 어떤 사람인가요?
A. 수동적인 태도를 가진 사람입니다.
Q. 그렇다면, 그러한 사람과 협업을 한 적이 있나요? 어떻게 대처했나요?
A. 활동에 좀 더 적극적으로 참여할 수 있도록 A라는 조치를 취했습니다.
Q. A라는 조치에 대해서 좀 더 자세히 말해줄 수 있을까요? 그때 본인의 역할은?
이렇게 몇 단계의 질문을 거치다 보면, 지원자에 대해서 어느 정도 파악할 수 있다. 그 경험이 정말 지원자에게 의미 있는 경험인지, 우리가 추구하는 핵심 가치를 가지고 있는 사람인지. 그리고 답변에 진실성이나 태도 등을 통해서도 협업을 할 때 문제를 일으키지 않을 원만한 성격인지 등을 알 수 있었다.
사실 처음 리크루팅 면접을 할 때만 해도 고작 몇 개의 질문을 통해서 이러한 포인트를 잡아낼 수 있을까 싶었다. 놀랍게도 첫인상과 면접 중간, 그리고 면접을 통해 선발한 사람들을 직접 만났을 때의 인상은 크게 다르지 않았던 것 같다. 또한, 면접 때 가장 유의해서 질문을 했던 부분은 바로 '빨간 깃발'에 대한 것이다.
'빨간 깃발'이란, 잠재적 위험을 알리는 행동 신호를 뜻한다. 겉으로 드러난 모습의 이면을 더 깊게 파고들기 위해서 꼭 필요한 검증 과정이고, 그러한 신호는 아래와 같다.
지원자가 자신의 과거의 실패를 감추는 경우
과장된 답변을 하는 경우
다른 사람의 실적을 제 것인 것처럼 말하는 경우
함께 프로젝트에 참가했던 사람들을 좋지 않게 말하는 경우
전문가처럼 보이려고 지나치게 애쓰는 경우
그 외에도 답변 자체를 신뢰할 수 없는 경우나, 긴장이 아닌 해당 활동에 대해서 구체적으로 배우고 느낀 점이 없는 것 같은 경우에도 그 검증 과정을 더욱 깊게 가져가고자 했다.
OB는 레퍼런스가 큰 평가 요소였다. 이미 1번의 면접을 통과하고 지난 기수를 함께 했던 멤버들인 만큼, 새로운 무언가를 질문하기보다는 SOPT 내에서와 앱잼 내에서 어떤 포지션을 취했는지와 갈등을 해결한 방식은 무엇인지 등을 주로 질문했다.
하지만 YB는 달랐다. 이번 YB는 개인적인 감상으로는, '내가 감히 이 사람들을 평가해도 괜찮은가?'라는 생각이 들 만큼 대단한 사람들이 많았다. 모두와 면접 기회를 가져갈 수 없는 것이 너무 아쉬운 정도였다. 하지만, 우리는 리크루팅 시작 전 룰 세팅을 굉장히 철저히 했던 만큼, 개인적인 감정이 아닌 완전히 문서화된 기준으로 함께할 파트원들을 선발했다.
언택트 환경에서 면접을 진행했던 방법
리크루팅_면접 당시 활용했던 면접 평가표전화로 면접을 해야 했던 OB와는 달리, YB는 다대다 오프라인 면접이 필요했다. 하지만, 면접을 볼 때 또한 오프라인이 쉽지만은 않은 상황이었기에 면접에서 우리는 노션과 Zoom을 활용했다.
< 대기 Zoom >
한 번 경험이 있는 OB들과는 달리, 긴장을 하는 YB들이 굉장히 많다. 특히, SOPT 면접이 태어나서 처음 보는 면접인 경우도 있으니 긴장은 배가 될 수밖에 없다. 이렇게 긴장한 면접자들의 긴장을 풀어주기 위해, 운영팀 OB(* OB 선발이 완료되면 27기 활동 OB들을 대상으로 운영팀과 미디어팀을 선발한다. 그중 운영팀은 앱잼이나 솝커톤 등의 공식 행사를 제외한 SOPT의 다양한 행사를 기획하고 STAFF 역할을 한다)가 대기 Zoom에 존재했다.
면접을 보기 약 20분 정도 전 미리 그다음 면접자들을 접속할 수 있도록 하여 면접 전체 프로세스를 설명하고, 네트워크 체크 및 인원 점검을 실시한다. 이후, 간단히 궁금한 점을 질의응답할 수 있는 시간을 마련함으로써 조금이나마 긴장을 풀어주는 역할을 했다.
< 회장단 Zoom >
이후, 운영 대기 Zoom에서 회장단 면접으로 넘어갈 수 있는 링크를 전달받는다. 회장단 면접은 자기소개서 공통 문항을 기반으로 한 면접이며, 기업의 면접으로 따지면 '인성 면접'이라고 할 수 있다.
공통 질문을 약 20개 정도 사전에 마련해두고, 이 중 자기소개서에서 더 알고 싶은 내용을 바탕으로 공통 질문을 미리 셋팅해둔다. 이후, 공통 질문의 꼬리 질문이나 자기소개서에서 추가로 물어봐야 할 것 같은 내용에 대해서 질문을 한다. 보통 1명당 약 3-5개 정도의 메인 질문이 주어지고, 면접 시간은 다대다 기준으로 약 20-30분 정도 진행된 것으로 기억한다.
이때, 면접을 듣고 있는(면접에 참가하지 않고 답변을 받아쓰기하거나 평가를 진행하고 있는) 임원진이 궁금한 점이 생기면 바로 질문을 할 수 있도록 '하고 싶은 말' 칸을 노션에 배치해서, 빠르게 물어볼 수 있도록 하기도 했다. 오프라인으로는 회장단 전체가 쭉 앉은 채로 진행하기 때문에 질문이 자연스럽지만, 온라인 상으로는 면접을 위한 화면에 모두가 송출될 수 없었기에 마련한 룰이었다.
< 파트장 Zoom >
마지막으로, 파트장 면접에서는 '기술 면접'에 가까운 면접이 진행된다.
주로 자기소개서에 작성한 내용들을 바탕으로 프로젝트 진행 경험이나 해당 파트에 가지고 있는 하드 스킬, 그리고 프로젝트를 진행하는 데 본인이 어떤 역할을 맡았는지 등에 대해서 물어본다. 파트장 면접은 1:1, 혹은 1:2 형태로 회장단 면접과 동일한 시간만큼 진행된다.
그만큼 파트장은 세세하게 면접자들과 대화하고자 하고, 회장단 면접이 끝난 직후 바로 파트장 면접으로 넘어가 진행되는 만큼 직접적으로 면접하는 것을 보지 못한 점은 매우 아쉽게 생각한다.
그렇게 30번 이상의 1시간 정도의 면접을 통해서, 195명의 27기 SOPT가 완성되었다.
27기 SOPT가 거의 끝나가는 시점인 지금, 리크루팅을 다시 리마인드 해보는 것은 상당히 새록새록했다. 보안성의 문제로 작성하지 못한 리크루팅 과정이 아쉽지만, 그건 우리들만의 추억으로 남겨두고 다음 기수 임원진에게 잘 전달해주고자 한다.
여태 많은 행사와 프로젝트를 진행했지만, 사실 가장 힘들었던 과정은 리크루팅이 아니었나 싶다. 하루에 2-3시간씩 자면서 지원서를 읽고 평가한 다음, 쉬지도 못하고 바로 면접을 진행했다. 거의 2주일 정도는 초죽음 상태에서 리크루팅을 진행하며 힘들었던 기억이 있지만, 그만큼 재미있었다.
리크루팅을 하면서 드디어 한 학기 동안 SOPT를 이끌어야 하는구나, 라는 것을 실감했다. 나는 한 번 계획과 일정을 세우면 그것이 틀어지지 않기 위해 무던히 애를 쓴다. 덕분에, 리크루팅에서 평소보다 더 많은 인원이 지원했음에도 약속한 기한에 결과 발표를 하기 위해 임원진 전체가 더 많이 노력하지 않았나 싶다.
함께 일을 하면서 가장 좋았던 점은, 임원진이 정말 일을 잘한다는 것이다. 각자의 성격도 물론 정말 좋지만, 일을 하는 데 있어서와 SOPT에 대해서는 진심인 사람들이다. 리크루팅 때 고생하며 건강을 조금 잃기는 했지만(?) 협업을 하는 데 있어서 멋진 사람들을 만났다는 생각에 행복했던 경험이었다.
