노션(Notion)으로 프로젝트
운영하는 꿀팁 6가지
다양한 사이드 프로젝트와 팀 운영셋팅하는방법
문득 지인이 나에게 노션 활용법에 대해서 물어보았다.
정말 다양하게 활용하고 있기는 하나, 개인적으로는 노션만큼 다수의 인원과 프로젝트를 진행할 때 필요한 협업 기능들이 다 포함된 툴은 없다고 생각한다. 동아리 운영이나 각종 프로젝트 진행을 하면서 만약 노션을 사용하지 않았더라면 회의록과 일정, 자료 정리, 칸반, 소통 등을 하는 데 있어서 여러 툴을 각각 사용해야만 했을 것이다.
그래서 몇 차례의 사이드 프로젝트와 동아리 운영을 하면서 쌓은 노하우를 바탕으로, 노션을 활용하여 프로젝트를 운영하는 꿀팁과 기능 6가지에 대해 소개하고자 한다.
일정과 회의록 활용을 동시에
우선 프로젝트의 시작은 '일정 공유'라고 할 수 있다. 어떤 목표를 가지고 함께 움직이는 사람들과 협업하는 만큼, 목적을 달성하기 위한 기간 설정과 그 기간을 공유하는 것이 필요하다. 물론, 각자의 역할과 데드라인은 칸반으로 공유할 수 있지만 큼직한 아웃라인은 하나의 캘린더로 관리하면 좋다.
캘린더 : /calendar (inline)
회의록 : 날짜 클릭 - (+) 버튼 클릭 - New Template 클릭하여 회의록 템플릿 생성
여기서 운영을 좀 더 편리하게 하는 꿀팁이 있다. 바로 캘린더에 회의록 템플릿을 만들어서 활용하는 것이다. 프로젝트를 운영하다 보면 필연적으로 회의를 할 것이고, 회의록을 보이지 않는 곳에 따로 정리해두면 접근성이 떨어져 중요한 내용을 놓치게 될 수 있다. 그렇기 때문에, 위와 같이 캘린더에 회의록 템플릿을 만들어서 활용해보자.
캘린더에 각 회의 일정 카테고리를 나누기회의 타이틀, 회의 장소, 참여자, 간단한 회의 아젠다를 입력할 수 있도록 구성해두고 필요할 때마다 불러와 사용하면 무척 편리하다. 정기회의와 비정기 회의, 팀별 회의가 있는 경우에는 카테고리를 나눠서 볼 때도 편리하다. 해당 기능은 캘린더에서 'Filter'기능을 활용하면 각 카테고리에 해당하는 일정이나 회의록을 볼 때 더욱 쉽게 접근할 수 있다.
또 하나의 팁을 주자면, 'Calendar view'를 'Table View'로 바꾸면 모든 일정 리스트를 한 번에 확인할 수 있다. 이처럼, 프로젝트 운영이나 팀 운영을 할 때 가장 앞 페이지에 캘린더를 활용하는 것을 추천한다.
동일한 공지사항을 한 페이지에서
두 번째는 최근 노션에서 새롭게 출시된 기능 중 하나인 'Synced Block'을 소개하고자 한다. 노션을 활용해서 프로젝트 운영을 하다 보면, 필연적으로 계속 봐야 하는 공지사항이 생길 때가 있다. 이러한 상황에서 만약 A, B, C라는 페이지에 모두 해당 공지사항을 공지한 다음 내용을 수정해야 할 때 3개의 페이지에 모두 들어가서 직접 수정하는 번거로움이 발생할 수 있다.
한 번의 수정으로 전체 공지 변경 : /Synced block
그러한 상황에서 좀 더 쉽게 공지사항을 변경하는 기능이 바로 'Synced block'이다. 위의 이미지처럼 Original Page에서 블록을 형성하여 텍스트를 입력하면, Editing 페이지에서도 동일하게 텍스트가 수정이 된다. 만약 가장 메인 페이지에서 공지사항을 미리 저장해 두고, 세부 페이지에서 페이지마다 사용자 권한을 주거나 사용자마다 확인해야 하는 페이지가 상이할 경우에 활용하면 좋다.
또 하나의 팁이 있다면, 미리 공지용 페이지를 만들어 해당 페이지를 Orignial Page로 설정한 다음 필요한 공지를 정리하여 따로 관리할 때에도 편리하다.
칸반으로 업무 관리하기
동아리 행사 운영시 활용했던 칸반세 번째는 프로젝트 진행 시 확인해야 하는 팀원들의 일정, 칸반 보드에 대한 것이다.
칸반 보드 생성 : /board
이미 많은 노션 사용자들이 칸반 보드를 활용하여 프로젝트 운영을 하고 있을 것이다. 팀원들의 업무를 함께 공유하고 진행사항을 확인하기 위해서는 꼭 필요한 기능이다. 기본적으로 칸반에 포함되는 내용은 해야 할 업무, 담당자, 진행 정도, 기간에 대한 것이다.
Property 설정하는 방법처음 칸반을 만들면 가장 상단의 페이지에서 보여야 하는 Property가 보이지 않을 수 있다. 이러한 경우에는 칸반의 오른쪽에서 'Open as page'를 클릭한 다음, 'Properties'에서 카드에 표시되어야 할 요소들을 직접 선택할 수 있다. 각각의 요소들은 카드 클릭 시 생성되는 페이지에서 설정하여 관리할 수 있다.
Embaded로 이미지와 파일을 더 보기 쉽게
프로젝트 페이지에 Figma 페이지를 Embed 한 케이스단순히 텍스트와 이미지만으로 프로젝트를 관리하는 경우는 없을 것이다. 사용을 하다 보면 당연히 외부 프로그램을 활용하는 경우가 있을 것인데, 노션에서는 링크뿐만 아니라 'Embaded'라는 기능을 활용하여 중요한 외부 파일을 더 시각적으로 잘 나타낼 수 있다.
외부 파일 불러오기 : /embed
Embed 기능을 활용하기 위해서는 우선 명령어를 사용하고, 'Embed link' 혹은 'Upload'를 선택한다. 업로드 기능을 활용하면 일반적으로 노션에 파일을 올렸을 때 파일 형태와 이미지가 보이는 것과 달리, 미리 보기 혹은 바로 다운로드할 수 있도록 유도한다는 점에서 차이가 있다.
링크를 입력하면 해당 페이지를 미리 볼 수 있다. 이 기능을 활용하여 불러올 수 있는 프로그램 및 링크의 종류는 아래와 같다.
프로젝트를 진행한다면 가장 편하게 활용할 수 있는 프로그램으로는 구글 드라이브나 피그마, PDF 등이 있을 것이다. Embed 기능을 활용하지 않고 링크를 첨부하면 단순히 연결 링크만 보이지만, Embed 기능을 활용하면 해당 연결 페이지에 어떤 내용이 있는지 우선 알 수 있다는 장점이 있다. 이러한 장점을 이용하여 프로젝트에서 중요하게 다뤄야 하는 문서를 미리 볼 수 있도록 셋팅하는 것도 좋은 방법일 것이다.
퀵 메뉴로 프로젝트 페이지 쉽게 접근할 수 있도록
Table of Contents 기능으로 탭 쉽게 접근하는 방법프로젝트를 운영하다 보면, 페이지 수가 당연히 늘어갈 수밖에 없다. 그렇게 된다면 어떤 페이지를 찾기 위해서 드래그를 매번 해야 하는 불편함이 생길 수 있고, 카테고리별로 묶어둔다고 할지라도 접근이 어려울 수 있다. 이럴 때 활용하면 좋은 기능은 퀵메뉴 카테고리 상단 고정 기능이다.
퀵메뉴 설정 : /Table of Contents
위의 이미지와 같이 퀵메뉴가 고정되어 있으면 페이지를 카테고리화 시켜둔 페이지가 어디에 위치해 있는지 쉽게 접근할 수 있다. 단, 이 기능을 활용할 때 알아두어야 할 점은 모든 텍스트에 접근 가능한 것은 아니고, 해당 텍스트가 Heading 1, 2, 3 사이즈로 설정되어 있어야 한다는 점이다.
만약 특정 페이지로 바로 접근할 수 있는 기능을 활용하고 싶으면, 두 가지 방법이 있다. 첫 번째는 텍스트에 페이지 링크를 심는 것이고, 두 번째는 페이지 바로가기 링크를 넣는 것이다. 각각의 방법은 우선 빠르게 접근하고자 하는 페이지의 링크를 복사하여 아래와 같이 입력 후 활용할 수 있다.
복사한 링크를 첨부하는 방법페이지의 이름까지 한 번에 보이게 하고 싶다면 'Mention Page' 기능을, 특정 텍스트를 직접 입력하여 좀 더 일관성 있게 관리하고 싶다면 텍스트 입력 후 'Link' 탭에 복사한 페이지 바로가기 링크를 입력하여 사용하는 방법을 추천한다.
Callout 기능으로 각 페이지 쉽게 이해시키기
마지막으로, 노션을 활용해서 협업 환경을 셋팅하는 사람은 1-2명 정도밖에 되지 않을 것이다. 그렇기 때문에, 초기에 팀에서 사용하는 노션 페이지들을 각각 설명하는데 상당한 커뮤니케이션 비용이 들어갈 수 있다. 이런 상황에서는 'Callout'이라는 기능을 활용해서 위와 같이 각 페이지에 대한 설명을 상단에 달아보자.
상단 공지 : /Callout 활용, 블록 내에서 띄어쓰기 활용 시 Shift + Enter 사용
해당 페이지 안에 있는 콘텐츠들을 어떻게 다루면 좋은지, 지켜야 하는 룰은 무엇인지, 전반적인 마감 기한은 언제까지인지 등을 포함해서 배치하면 좋다. 또한, 각각의 노션 페이지 안 요소들이 어떤 의미를 가지고 있는지나 어떻게 활용해야 하고 주의사항이 무엇인지 등 페이지 전체를 소개하는 식으로 활용하는 것을 추천한다.
또 하나의 팁을 주자면, 수정 권한이 있는 페이지(혹은 페이지 생성자가 editing 권한을 부여한 페이지)에서는 텍스트를 드래그하면 아래와 같이 코멘트를 남길 수 있는 기능도 제공하고 있다.
코멘트를 남기는 방법이렇게 하면 드래그한 텍스트에 밑줄이 생긴다. 또한, 해당 텍스트에 페이지 권한이 있는 사용자를 태그 할 수도 있다. 택스트에 코멘트를 남기면 공유하고 있는 페이지에 알람이 생성되기도 한다. 이 알람은 Setting - Notification에서 온오프를 설정할 수 있다.
어느 정도 기본적으로 노션을 활용할 수 있는 사용자들이 프로젝트를 운영할 때 참고하면 좋을 기능들에 대해서 소개해 보았다. 이밖에도 프로젝트 운영을 할 때 사용하는 꿀팁들이 꽤 많은 편이라, 기회가 된다면 좀 더 고급 기능을 중심으로 내용을 추후 정리해보고자 한다,
