보고할 때 주의할 몇 가지

#1

보고를 할 땐 말이 길어지는 것에 주의해야 합니다. 열심히 보고를 준비하면 할수록 하고 싶은 말도 많아집니다. 필요 이상으로 말을 많이 하다 보면 보고의 논점이 흐트러지게 됩니다. 제가 뱉은 말을 수습할 수 없을 정도까지 가면 보고가 망하게 되죠. 보고는 내가 아는 것을 말하는 자리가 아니라 상대를 이해시키는 자리입니다. 괜히 불필요한 말을 할 필요가 없습니다. 자제할 줄 알아야 하죠.

#2

보고 중에 상대가 물어볼 경우가 있습니다. 이때 알면 답하고, 모르면 모르겠으니 찾아보겠다고 답하면 됩니다. 사실 이건 모두가 다 아는 내용입니다. 문제는 물음에 제가 답을 아는지 모르는지 애매한 경우입니다. 분명 듣거나 본 것 같긴 한데 그렇다고 정확하게 찾아본 건 아니어서 틀릴 수도 있는 것이죠. 이건 모르는 것입니다. 모른다고 해야 하죠. 하지만 이걸 모른다고 하기 좀 아깝거든요. 그렇다고 아는 척 대답했다가 큰 사고가 날 수 있습니다. 알고 보니 제가 틀린 내용을 보고를 한 것이라면, 저는 영영 신뢰를 잃게 됩니다.

#3

보고할 땐 지시대명사를 말하지 않도록 배웠습니다. 많은 사람들이 말로 설명을 하다 보면 정확한 단어를 생각하기 귀찮아서 지시대명사를 종종 씁니다. '거기서', '이렇게', '저것도' 이런 식으로 말을 하면 듣는 사람 입장에서는 정확히 무엇을 의미하는지 알기 어려운 경우가 있습니다. 저도 처음에는 인식을 못했지만 지금은 우리가 지시대명사를 정말 많이 쓰고 있다는 것을 깨달았습니다. 가급적이면 보고할 때 제가 귀찮더라도 정확한 단어를 말하려고 노력합니다.

#4

한 과장님께서는 제가 보고하는 내용을 아는지 확인하기 위해 일부러 '왜?'라고 물어본다고 하셨습니다. 보고할 때는 '왜?'라고 5번 묻더라도 다 답할 수 있을 정도로 준비를 해라고 하셨죠. 실제 5번 캐물으실 때까지 대답할 정도로 준비하진 못하지만 왜 보고를 드려야 하는 건지, 왜 이렇게 검토를 했는지, 왜 이렇게 대응해야 하는 건지들을 생각하긴 합니다. 그렇게 준비했는데도 질문의 답을 모르겠으면 모른다고 말해도 아무도 뭐라 하지 않았습니다. 그 정도의 질문은 묻는 사람도 모를 수 있겠다고 생각하면서 묻는 것 같아요.