각종 회의, 보고, 발표 등에서 의미 전달을 방해하는 쓸데없는 말 세 가지가 있다. 하나씩 살펴보자.
1. 준비 과정을 장황하게 이야기한다
"저는 이번 사업 기획안을 준비하면서 지난 3년 동안의 매출 자료를 분석했는데 그것만으로는 정확한 판단을 내릴 수 없었습니다. 그래서 선후배로부터 많은 조언을 구했으며 10년 동안의 자료를 입수하여 분석한 결과, 이번과 같은 방안을 도출할 수 있었습니다."
직장에서 무엇인가 보고하거나 발표를 할 때, 자료를 만들기 위해 엄청난 고생을 했다는 것을 알리고 싶은 게 보통이다. '나의 노력을 좀 알아줬으면...'하는 욕심으로 발표의 첫머리에 준비 과정을 장황하게 떠드는 것이다. 이렇게 이런저런 이야기를 붙이다 보면 발표의 핵심이 흐려지고, 결국 너덜너덜 누더기가 되고 만다. 발표자는 조직에서 자신의 노력을 인정받고 싶겠지만, 직장 상사가 듣고 싶어 하는 것은 준비과정이 아니라 '결론'이다.
2. 자기 의견의 단점을 부각한다
"결론적으로 저는 1 안을 지지하지만, 사실 1안은 비용 측면에서 ~~~과 같은 결점이 있고 이 부분에서는 2안이 더 우위에 있습니다. 그래서 좀 염려스러운데요, 그래도 1안은 비용 관련 단점을 상쇄할만한 장점이 많이 있다고 봅니다."
위와 같은 식으로 발표한다면, 의사결정을 해야 하는 상대가 어떤 느낌이 들까? 의견을 전달하면서 똑 부러지게 주장하는 것이 아니라, 부정적인 면을 구구절절 나열한다면 전달력만 약해진다. 견해를 확실히 정리하고 만약 일부분에 문제가 있다면 그에 대한 대비책도 같이 설명한다면 훨씬 효과적일 것이다.
3. 여러 가지를 지나치게 배려한다.
"김과장의 방안은 매우 훌륭하군요. 최근의 트렌드를 잘 반영하고 있고 이해하기가 쉽게 정리되어 있습니다. 하지만 최과장의 방안도 좋습니다."
사회자가 회의에서 참석자 모두를 배려하며 위와 같이 이야기하다 보면 결국 뭐가 결론인지 아리송하게 되는 경우가 있다. '도대체 뭘 어쩌라는 거야?'라는 생각을 하게 한다면 소통은 실패한 것이다. 갈팡질팡하지 말고 자신의 의견을 다음과 같이 확실하게 정리하는 것이 중요하다.
"훌륭한 의견이 여러 개 있었지만, 최과장 방안이 시장분석과 마케팅 계획이 탁월하기 때문에 최우선으로 고려하는 게 좋다고 봅니다."
