생각을 쉽게 구조화하는 8단계 접근 방법
2부. 콘텐츠 구성의 문제 해결
“김 과장, 3/4분기 매출 확대 방안 말인데…. 자네가 맡아서 프레젠테이션 한번 해봐.”
“제가요?”
“응, 잘 준비해서 멋지게 해봐. 자네만 믿네.”
“네, 알겠습니다.”
대답은 시원하게 했으나 어떻게 해야 할지 걱정이 태산인 김 과장.
그의 머리 속은 뒤죽박죽 혼란스럽기만 한데....
프레젠테이션 자료를 만드는 것은 참 고통스럽고 어려운 일입니다. 일반 보고서와는 달리, 프레젠테이션이라는 특수성 때문에 깊이 고민해야 하는 것들이 너무나 많기 때문입니다. 청중을 설득하기 위해 어떤 구조로 접근할지, 감동을 끌어 낼 수 있는 스토리는 무엇을 준비해야 할지, 한 눈에 쏙 들어오는 세련된 슬라이드는 어떻게 만들지 등 해결해야 할 숙제가 넘쳐 납니다.
발표자료 구성을 보다 쉽고 효과적으로 할 수 있는 방법은 무엇일까요?
훈련과 경험이 부족한 이들에게 가장 필요한 것은 ‘생각의 구조화’입니다.
이것은 머리 속에서 떠다니는 수많은 생각을 체계화하기 위한 뼈대를
슥슥 그리는 것입니다.
생각을 정리하여 문서로 만들 때에 일의 흐름(프로세스)을 미리 정의해 놓고 차근차근 따라하면 실수 없이 효율적으로 진행할 수 있습니다. 이것을 보통 ‘방법론’이라고 부르는데, '2부. 콘텐츠 구성의 문제 해결'에서 집중적으로 다루게 될 내용입니다.
맨 땅에 헤딩해봐야 머리만 아픕니다. 쉽고 빠른 방법이 있다면 내 것으로 만들어 잘 활용하는 것도 능력인 것이죠. 프레젠테이션의 대가들이 그들 나름의 ‘방법론’을 가지고 있는 것도 그런 이유입니다.
다음 그림은 골치 아픈 프레젠테이션 발표자료를 만들 때 쉽게 생각을 구조화하고 빠르게 적용할 수 있는 8단계 진행법입니다.
발표자료 구성의 8단계
8단계 진행법은 기초작업 - 틀 만들기 - 내용 구체화 - 시각화 및 마무리의 흐름으로 구성되어 있습니다. 가장 먼저 해야 할 기초작업은 주제를 선정하고 제목을 다는 것이며 그 후 청중에 대해 가능한 많은 정보를 수집하고 이해해야 합니다. 청중을 깊이 알수록 그들을 감동시킬 수 있는 확률은 점점 올라가니까요.
다음은 발표자료의 틀(골격)을 만드는 단계로서, 자신이 말하고자 하는 바를 한 줄로 요약한 핵심 메시지부터 뽑아 봅니다. 핵심 메시지는 프레젠테이션의 처음과 끝을 관통하면서 중심을 잡아가는 방향타 역할을 합니다. 그 다음에는 발표자료를 어떤 논리구조로 설계하고 목차를 잡을 것인가에 대한 고민이 필요합니다. 이것은 마치 건물의 설계도와 같은 것인데 논리구조가 튼실하게 짜여 있으면 막힘없는 주장의 전달이 가능합니다.
발표의 뼈대를 만들었다면 세부 내용을 구체화하는 단계로 넘어갑니다. 전체 목차를 보면서 내용 구성에 필요한 키워드와 청중의 마음을 움직일 만한 자신의 경험담(스토리) 등을 정리해 나갑니다. 이후에 각 키워드와 감성 요소들을 스토리보드 형태로 만들어서 전체의 흐름을 다듬어 봅니다.
이제는 그동안 작업한 내용을 슬라이드 형태로 시각화할 차례입니다. 전체 작업의 흐름에서 볼 때 슬라이드 만들기를 너무 늦게 하는 것 아닌가라는 생각을 할 수도 있겠으나, 앞 단계에서 충분히 생각을 다듬은 상태이기 때문에 슬라이드 작업을 훨씬 속도감 있고 수월하게 할 수 있습니다. 슬라이드를 다 만든 후 구어체 형태로 ‘발표원고’까지 작성하면 프레젠테이션을 위한 발표자료 구성은 끝이 납니다.
각 단계별로 해야 하는 작업의 상세한 설명은 다음 글에서 차례대로 이어 집니다.
Presentation Insight
발표자료를 만들 때 갈팡 질팡 멘붕에 빠져 든다면, 커다란 골격부터 먼저 그려보기 바랍니다. 그 후에 단계별로 속살을 채우다 보면 어느새 멋진 발표자료가 완성되어 있을 겁니다. 이것이 가장 빠르고 실패하지 않는 길입니다.
