지식관리는 기본이다
피터와 함께하는 자기 경영 이야기 32
현대 조직에서 일하는 사람은 지식을 활용하여 목표를 달성하는 지식노동자입니다. 당신은 필요할 때, 즉시 지식을 끄집어낼 수 있는 지식 관리 시스템을 가지고 있습니까?
지식사회는 지식이 핵심 자원인 시대를 말한다. 지식사회를 살면서 다행스러운 일은 성과의 원재료인 다양한 종류의 지식이 넘쳐난다는 사실이다. 최근에는 유튜브와 같이 온 세상의 영상 자료까지 쏟아지고 있다. 다만 ‘구슬이 서 말이라도 꿰어야 보배’란 말이 있듯이 지식을 잘 활용하여 성과에 연결하지 못하면, 그림 속의 떡을 보는 신세가 된다. 그러므로 높은 성과를 산출하는 효과적 지식노동자가 되기 위해서는 잠자는 지식을 필요할 때 깨워 활용할 수 있어야 한다.
현대인은 누구나 많은 양의 지식을 가지고 있다. 학교에서 배운 지식도 있고, 일하면서 경험한 지식도 있다. 거기에 더하여 언제든지 끄집어낼 수 있는 인터넷 지식을 다 가지고 있다고 해도 틀린 말은 아닐 것이다. 하지만 아무리 많은 양의 지식이라도 여기저기 흩어져 산만하게 있고, 필요한 때 활용할 수 있는 지식이 되지 못하면 의미가 없다. 어떤 일을 수행하는데 필요한 지식이 머릿속에 다 있으면 쉽게 일을 할 수 있지만, 그것은 불가능한 일이다. 결국 자신에게 필요한 지식 자원을 잘 관리해야 일을 잘할 수 있다. 지식노동자에게 지식 관리는 핵심 역량이다.
오래전 얘기지만 한 일본인이 자신이 수집한 자료가 넘쳐 아파트 한 채를 새로 준비했다고 한다. 지식 관리를 위한 지식 관리의 극단적인 예이다. 어떤 사람은 “뭐 좋은 정보 없습니까?”라고 한다. 목표가 없는 상태에서 지식은 가치를 가질 수 없다. 좋은 지식이란 자신에게 꼭 필요한 지식이다. 그러므로 지식을 관리하기 위한 첫 번째 단계는 자신에게 필요한 지식이 무엇인지를 명확히 하는 것이다. 두 번째는 자신에게 필요한 지식이 어디에 있는지를 알아야 한다. 그러고 나서 주기적이고 습관적으로 필요한 지식을 수집해야 한다. 당장 일을 진행해야 하고, 빠른 기간 안에 일을 마무리해야 할 경우, 그 시점에 지식을 수집하는 것은 이미 늦을 수 있다.
지식을 잘 활용하기 위해서는 지식 검색 프로그램을 사용하는 능력이 중요하다. 또한, 자신에게 필요한 지식을 관리할 수 있는 시스템이 있어야 한다. PC 하드에 폴더를 만들어 관리하거나, 인터넷 블로그, 카페 등 클라우드 기반 플랫폼을 이용하여 자신의 지식을 관리할 수 있다. 특히, 빠르게 발달하는 기술에 기반한 업무 생산성 도구를 지식 관리 시스템으로 활용하는 것도 효과적이다. 최근에는 AI 기반 지식 생성 도구가 빠르게 발전하고 있다.
지식의 활용 측면에서 볼 때, PC를 이용한 지식 관리만으로는 충분하지 않을 수 있다. 상황에 따라서, 또는 사람에 따라서는 인쇄물로 내용을 볼 수 있는 전통적 시스템이 효과적이다. 오프라인에서 활용할 수 있는 다양한 지식 관리 시스템이 있지만, 그중 삼공바인더가 유용하다. 삼공바인더는 낱장으로 된 클리어 파일 넣고 빼는 방식이기 때문에 쉽게 순서를 바꾸거나 불필요한 자료를 버릴 수 있어 지식을 모듈화하여 융통성 있게 관리할 수 있다.
지식노동자로서 불필요한 물건 버리기를 통해 깨끗한 작업 공간을 만들었다면, 자신에게 중요한 지식이 무엇인지를 분명히 하고, 그 지식을 수집, 관리해야 한다. 지식사회에서 체계적으로 지식을 관리하는 역량은 효과적 지식노동자가 되기 위한 필요조건이다
