지식 관리 시스템을 만들자
피터와 함께 하는 자기경영 이야기 33
일상에서 만나는 정보가 필요한 때에 효과적인 지식이 되기 위해서는 평소 지식 관리가 중요합니다. 당신은 잘 작동하는 지식 관리 시스템을 유지하고 있습니까?
마치 폭우처럼 쏟아지는 정보를 활용하기 위해서는 평소 지식 관리 노력을 유지하고 있어야 한다. 많은 사람이 이미 나름의 지식 관리 체계를 구축하고 있지만, 더 생산적인 시스템을 만들기 위해서는 집중적으로 시간을 투자해 지속 개선 시스템으로 재탄생시켜야 한다.
지식 관리 시스템을 구축하기 위해 첫 번째로 할 일은 자신에게 필요한 지식이 무엇인가를 명확히 해야 한다. 자기 삶과 일에서 달성해야 할 목표를 분명히 설정하면 자신에게 필요한 지식이 무엇인지 알 수 있다. 이후 자신에게 필요한 지식을 포괄적 문장으로 기술하고, 구체적 정보 영역을 정리한다.
두 번째는 자신에게 필요한 지식이 어디에 있는지, 즉 정보 출처를 파악한다. 예를 들면 인터넷의 다양한 사이트, 커뮤니티 또는 모임, 유튜브 채널 또는 방송 프로그램, 도서, 정기 간행물, 전문가 등이 그 출처일 수 있다. 정보 출처는 가능한 구체적으로 정리해야 관리 효율이 높아진다.
세 번째는 정기적이고 습관적으로 정보 출처에 접근하여 정보를 수집한다. 할 일의 성격에 따라서는 정보 수집을 위한 계획적 노력이 필요할 수 있지만, 평소 정보 출처에 접근했을 때 습관적으로 자신에게 필요한 정보를 수집하면 효율적이다. 다만 꼭 필요한 정보인지 신중하게 판단해야 한다.
네 번째는 수집한 정보를 분류한다. 즉, 당장 활용할 수 있는 정보가 아니라면 어느 곳에 보관할 것인지를 결정하는 것이다. 이를 위해서는 사전에 정보 분류 시스템, 즉 PC 상의 폴더, 또는 오프라인에서 활용할 수 있는 파일이 준비해야 한다.
다섯 번째는 지속하여 정보를 관리하고 평가한다. 정보 관리의 핵심적 과제는 불필요한 정보를 버리는 것이다. 그렇게 해야 필요할 때 정보를 찾아 활용할 수 있다. 필요한 정보와 불필요한 정보가 혼재돼 있으면 최악이다. 하지만 평가 활동을 지속하는 것은 현실적으로 쉽지 않다. 필요에 따라 파일에 접근할 때, 그 파일 안에 있는 내용을 살펴보고 버리거나 정리하면 효율적이다.
마지막 단계는 정보의 활용이다. 정보의 활용은 지식 관리의 궁극적 목적이다. 아무리 정보가 많고, 정보를 체계적으로 관리하고 있다 하더라도 필요한 때에 활용하지 못하면 시간을 낭비한 셈이 된다. 그러므로 수집한 정보를 어디에 활용할 것인지를 분명하게 정리해 놓아야 한다.
피터 드러커는 ‘지식이란 성과를 내는데 필요한 정보이다.’라고 말한 바 있다. 지식노동자로서 목표를 달성하고 성과를 이루기 위해서는 반드시 지식이 필요하다. 지식은 정보의 거듭난 모습이고, 지식 관리는 정보를 활용하기 위한 기초 공사이다.
[Check Point] 지식 관리 프로세스
나에게 필요한 지식 정의 >> 정보 출처 확인 >> 지속적 정보 수집 >> 정보의 분류 >> 정보 관리 및 평가 >> 정보의 활용
지식이란 행동을 하는 데 효과적인 정보이며, 결과에 초점을 맞춘 정보이다. 지식에는 서열이 없다. 어떤 지식은 주어진 과업에 적합할 수도 있고, 부적합할 수도 있다. -피터 드러커(Peter F. Drucker)–
