핵심은 고객에게 있다.
핵심을 파악하는 방법
기업에서 매출을 올리는 사업은 영업조직이다. 회사에 매출을 올리는 활동을 적극적으로 하는 핵심조직이 영업으로 기업의 매출로 자금흐름을 제공하는 핏줄과도 같은 존재가 영업이다. 내가 몸담고 있는 곳은 일반 제품을 판매하는 곳이 아니다. ICT 중심의 공공기관 및 기업의 문제를 해결해주는 전산장비 제공과 시스템 구축 및 데이터 센터 이전 등을 수행하는 종합 ICT설루션을 제공하는 회사다. 그중 기술 중심의 영업을 기술영업이라고 하여 ICT설루션 중심의 전문성을 가지고 기술영업을 하게 된다. 비즈니스의 꽃이 영업인만큼 회사에서 매우 중요한 핵심집단이다. 경우에 따라서는 사전에 컨설팅을 수행하여 문제 진단과 해결방안, 그리고 최적의 견적을 제공하게 된다. 사업을 수주하기 위해서는 제안서 작성과 경쟁 PT를 해야 된다.
제안은 Q&A가 중요하다.
공공기관에 제출하는 입찰 제안서는 보통 200Page 내외의 제안서를 요구한다. 많은 분량을 2~3주 이내에 작성해야 되지만 제안서 작성보다 중요한 것은 사업의 핵심을 잘 정리하고 표출하느냐가 더 중요하게 된다.
제안서는 제한된 페이지에 맞춰 진행하지만 보통 넘어서는 경우가 더 많다. 그러면 일부 페이지는 별첨으로 옮겨서 페이지 수를 조정하여 맞춘다. 여기에 별첨과 증명자료도 제출해야 한다. 그러면 총 500page 분량이지만 별첨과 증명자료를 제외한 요구사항에 포함된 기술된 본 제안서는 200page 분량이 된다. 200page 분량을 평가위원이 다 볼 수는 없다. 내용이 text와 도표로 구성되어 중요사항을 확인하기 힘들기 때문이다. 보는 사람은 제안서를 설명서와 같은 느낌으로 평이한 느낌을 받게 된다. 그래서 조견표라고 하여 평가하고자 하는 항목이 몇 페이지에 있는지 표기하여 제출한다. 그러면 평가위원은 평가항목에 맞춰 페이지를 찾는 것이다. 목차와는 조금 다르며, 평가요소에 대해 정확히 어디에 있다고 알려주는 것으로 평가에 도움을 주는 장표가 된다. 단시간에 평가하기 위한 방법으로 조견표는 경쟁업체도 제출하는 항목이다.
제안서를 기준으로 별도의 제안 요약서를 제출한다. 제안 요약서는 50page내외의 분량으로 평가항목 중심으로 요약서를 작성하여 평가위원에게 핵심사항을 전달한다. 제안서보다 더 중요한 것이 요약서다.
발표자료도 제출해야 한다. 발표가 보통 15분을 주기 때문에 발표 자료는 25~30page 분량이 적당하며 설득이 될 수 있도록 그래픽을 입혀 제출하다. 발표 자료는 정말 평가위원에게 설득하기 위한 문서로 핵심적인 이슈사항 중심과 평가항목 중심으로 설득력 있게 구성해야 한다. 요약서 보다 더 평가에 반영되는 장표다.
그리고 발표다. 발표는 발표자료에 있는 내용을 설명하고 설득하는 과정이다. 발표자료의 요점만 설명한다. 보통 15분 진행하고 10분 질의응답 시간을 가진다. 이 또한 발표자료 보다 중요한 내용으로 발표자는 사업관리를 책임지는 PM(Project Managemant)이 하게 된다. 발표에 따라 PM의 역량도 본다. PM이 찌질하면 평가점수를 주지 못한다. 왜냐하면 PM은 프로젝트의 중심이며, 팀원과 고객 사이에 가교 역할을 하므로 매우 중요한 위치에 있다. PM 역량이 부족하면 리스크가 많은 프로젝트는 실패할 가능성이 높기 때문이다.
PM의 발표가 끝나면 평가위원이 질문을 한다. 평가위원은 보통 8명 내외로 구성된다. 다양한 관점의 평가위원으로 발표를 듣고 자기가 맡은 평가항목에 맞는 질문을 찾아 질문한다. 발표와 제안서에서 궁금한 점을 질문하거나 듣기만 하기도 한다. 제안에서 핵심은 Q&A 시간이다. 왜냐하면 제안서와 발표자료는 내용이 비슷하고 차별점을 크게 느끼지 못하기 때문이다. Text와 도형으로 구성된 페이지는 보는 사람이 읽기 바쁘지 제대로 된 차별점으로 비교 우위점을 찾기 힘들다. 결국 평가 때 잘못된 사항과 점수를 주기 전에 확인하기 위한 세부사항을 물어본다. 또한 경쟁업체와 다른 점에 대해 참고가 될만한 질문을 한다. 이때 발표자가 주로 답변을 하지만 사업분석이 되어 있지 않으면 좋은 점수를 받지 못한다. 결국 Q&A 시간에 경쟁사와 비교하여 평가하기 쉽기 때문에 질의응답 시간이 발표보다 더 중요하다. 여기서 핵심을 주장하고 평가위원에게 심플하게 전달해야한다. 많은걸 고려하기 보다는 주요 핵심을 통해 전체를 반영해야한다.
핵심을 관통하면 쉽게 풀린다.
제안서 작성과 입찰에 중요도 순서와 영향력 비율을 정리하면 제안서(10%) -> 요약서+발표자료(20%) -> PM발표(30%) -> 질의응답(40%) 순이 된다. 오히려 제안서 작성시간이 더 걸리지만 평가위원을 설득하는 방향과 핵심사항은 다른 곳에 있다. 제안서는 요구사항에 부합하는 하나의 설명서와 같으며, 내용의 핵심을 흔들어 설득하는 것은 발표와 Q&A에 집중되어 있다. 오히려 제안서 작성에 밤을세우고 더 잘만들기 위해 노력하는 것은 결과와 아무런 상관이 없다. 요건만 잘 맞추면 된다. 그 보다 발표, Q&A에 집중해야한다. 중요사항과 이슈를 모아 그중 가장 핵심적인걸 정리하여 발표하는 PM의 역량이 좌우하게 된다. PM은 그만큼 심적 부담이 커지고, 책임감이 높아진다. 그래서 제안 준비 단계부터 참여하여 제안을 준비해야 한다.
평가를 받기 위한 제안은 평가위원이 제안서를 펼처 봤을 때를 생각해야한다. 최종 완성본을 어떻게 평가할것인가가 핵심이다. 평가위원들의 제안서를 바라보는 가독성, 첫느낌, 핵심사항, 분석적인 시각, 이슈사항, 해결능력, 회사의 역량, 인력의 역량, 요구사항 반영 등 다양할 것이다. 여기에 과점의 UI도 필요하다. 생각을 유도하는 것이다.
이상적인 생각의 구도는 '피라미드 형태'라고 바바라 민토는 <논리의 기술>에서 얘기한다. 관점도 최종 평가자의 생각에서 출발해야 한다. 고객의 관점의 평가 기준이 중요하다.
핵심은 고객에게 있다.
공공사업의 20억 원 내외의 프로젝트는 다양한 이슈와 제품 및 기능이 들어가기에 전문성을 가지고 방대한 기능과 제품, 많은 수행 인력이 투입되게 된다. 제안 단계부터 참여하지 않으면 결국 '질의응답'때 드러나게 된다. 주요한 핵심사항이 무엇인지, 사업을 전반적으로 이해를 하는지 등 다양한 요구사항에 관여하여 이해하는지가 중요한 판단이 되겠다. 그렇기에 사전 준비와 프레젠테이션과 질의에 대한 답변을 잘해야 한다. 무엇보다 중요한 것의 고객의 니즈이다. 그 사업에 대한 니즈를 고객이 가지고 있기에 고객의 니즈를 잘 반영하고 그에 대한 해결 솔루션을 제공하면 된다. 제안 승률 85%나 되는 쉬플리코리아의 김용기 대표는 <최강입찰제안서> 제안의 핵심은 고객의 니즈에 있으며, 고객 니즈의 이슈에 따라 전략과 문제 해결, 이슈에 대해서는 고객의 니즈에서 출발해야 한다.
고객의 니즈에서 출발하라!
물론 모든 팀이 함께 해야 PM 역량이 올라가게 된다. 팀원이 제기하는 이슈사항을 전반적으로 파악하고 전체그림을 그려 그중 핵심사항과 이슈사항을 분류하게 된다. 핵심을 도출하기 위해서는 전체 그림을 검토한 이후 선별해야되기 때문이다. 팀원의 지원과 뒷받침이 있기 때문에 PM은 중심을 잃지 않고 핵심사항을 충분히 파악하여 준비할 수 있다. 이렇듯 제안에서도 중요사항이 있고 이를 뒷받침하기 위해 제안 팀원과 협력사가 합동하여 총력을 기울여야 한다.
핵심을 파악해야 기억에 남는다.
제안서는 그때그때의 이슈에 따라 자료 분석과 내용 파악, 핵심 내용 정리 등 준비 작업부터 방향 설정과 전략, 기획, 리스크 관리 등에 대해 검토를 하고 어떤 것이 더 효율적이고 명확한지 고민한다. 나의 생각과 고민은 나의 마음속에 있는 내용을 어떻게든지 고민하여 정확히 기록하고 정리하여 상대방에게 전달하려 한다. 나 또한 인간이기에 전달의 방법과 내용 정리 등에 대해서는 최선을 다해 전달하려 하지만 상대방이 이해를 못한다면 그 내용은 나만의 것이 되고 의사소통으로써는 실패한 내용이 된다. 다시 전달하고 체크하고 부족한 부분을 보강하여도 상대방이 이해하기 위해서는 더욱더 압축하고 핵심을 정리하는 과정이 동반하게 된다. 결국 어떤 내용이든 고객 혹은 상대방에 맞춰 작성해야 하며, 요구사항에 대한 의도와 이해가 동반되어야 한다. 전달방법은 다양하지만 핵심을 중심으로 쉽게 전달하려 한다.
쉬운 전달은 전체적인 상황에 대한 이해와 상황설명이 필요하다. 전체 상황은 본론에 대해 어디까지가 범위인지, 전체 윤곽이 무엇인지? 다른 검토사항은 없는지? 어디까지가 한계점이며, 본 내용에 수용되지 않는 내용은 어떤 것이 있는지를 검토해서 종합적인 사고로 접근해야 한다. 처음부터 세부적인 핵심만 나열하면 주변 정황의 전체 내용의 이해가 부족할 때 오는 혼란을 느끼게 된다. 이것은 어디에 적용되며, 어느 항목에 분류된 내용인지 알 수 없는 경우가 많다. 전체적인 범위에서 본 내용이 어디에 속하며 이에 따른 배경과 영향은 어떻게 분류되는지 자연스럽게 상황 정리가 되도록 해야 한다. 하나라도 누락이 없는지를 검토한다.
의견교환을 하다 보면 많은 직원들이 자기가 고민하고 생각하는 사실을 자기의 주관적인 판단을 포함하여 문제가 큰 것처럼 설명한다. 하지만 훈련이 되지 않은 직원은 내용을 이해하기 위해서는 원론적인 질문을 하게 되고 다시 처음으로 돌아가는 경우가 발생한다. 처음이라면 전체 범위와 요구사항에 대한 내용을 다시 분석하여 직원이 무엇을 얘기하고 무엇을 놓치고 있는 다시 판단하는 경우가 있다. 처음부터 다시 질문을 통해 이해를 하게 되는 경우가 있다.
잘 훈련된 직원은 전체적인 이해를 바탕으로 이야기한다. 그런 경우는 잘 경청하면 되고 스스로 결정을 내리도록 유도하면 된다. 사전에 충분한 고민과 전체 범위를 이해하고 핵심 중심으로 요약 설명한다면 서로 간의 혼란을 줄일 수 있고 방향도 쉽게 결정할 수 있다. 문서도 초안 작성이 있듯 대화도 가볍게 전체적인 관점에서 접근하고 상대방이 관심 있는 부분을 집중적으로 다시 얘기한다.
보다 더 효율적인 방법은 내용을 압축하여 1Page로 정리하는 방법이 필요하다. 바쁜 상황에서 많은 정보를 꼼꼼히 보는 사람은 많지 않다. 또한 처음 접하는 내용을 이해하기에는 예열이라는 상황 정리가 필요하게 된다. 이를 방지하고 신속하고 효과적으로 전달하기 위해서는 1장의 문서로 첫눈에 모든 것을 파악할 수 있도록 쉽게 정리할 필요가 있다.
핵심을 파악하는 방법은 1page로 요약하는 방법이 있다. 여러안건에 대해 요약하여 관리하면 핵심을 볼수 있다. 또 다른 방법은 마인드 맵을 통해 요약 정리하는 방법이다. 많은 양은 요약본을 정리하고 쉬워야 상대방과 원활한 의사소통을 할 수 있다. 책을 보거나 과제를 분석할 때 생각의 사고에서 핵심을 짚어야 한다. 핵심을 발취하지 못하면 기억에서 쉽게 사라진다.
책의 제목이 책 선택의 70%를 차지한다고 한다. 독서도 그 책에 대해서 한마디로 요약할 수 있어야 기억에 남는다. 책의 핵심이 제목이자 컨셉이기에 책의 핵심은 제목이 된다. 핵 삼사항을 정리하기 위해서는 요약 기술이 중요하다. 마인드맵 혹은 별도 핵심 정리 노트와 Q&A노트를 정리하여 핵심사항을 정리하면 좋다. 1장으로 축약하여 한눈에 볼 수 있으면 더 좋으며, 전체 사업을 한눈에 볼 수 있기에 중요사 항고 중복 사항을 심플하게 볼 수 있다. 이를 중심으로 핵심사항을 정리하면 된다.
