문서 작성 팁 #1

기초 레벨의 문서작성 4가지만 기억하자

전쟁에서 군인들은 총을 들고 싸우고, 
개발자는 설계한 프로그램이 무기가 되고,  
경영관리 직무에서 일하는 사람은 문서를 손에 쥐어야 한다. 

아래의 문서 작성 팁은 회사에서 문서를 작성하며 상사로부터 피드백을 받은 내용을 토대로 정리하였다.
문서 작성의 기초 레벨이어서 개인의 취향에 영향을 받지 않을만한 내용이다. 

작성 팁을 단 하나로 정해야 한다면, 그것은 단연코 '잘 만들어진 문서를 많이 보자'일 것이다. 
아무 문서가 아닌 잘 만들어진 문서를 많이 보면 좋은 문서의 조건을 자연스레 익힐 수 있다. 
유시민 작가도 책이 많이 읽은 사람 중에 글을 못 쓰는 사람은 있을 수 있어도, 글을 잘 쓰는 사람 중에 책을 많이 읽지 않은 사람은 없다며, 독서를 좋은 글의 필요조건으로 제시했다. (유시민의 글쓰기 특강 중) 

최근에 본 문서 중 잘 만들어졌다고 생각한 문서는 무엇인가?
떠오르는 것이 아주 많다면, 내가 좋은 문서를 만들 가능성 또한 높은 것으로 이해하면 된다. 
물론 잘 만들어진 문서를 많이 보기까지는 시간이 소요되므로, 과정 중에서는 아래와 같은 작은 팁들을 익혀 나가면 된다. 

1. 전체를 그려라 
문서의 퀄리티는 전체를 그렸는가, 그리지 않았는가로 좌우된다.
만약 예산변경 방법에 관해서 이야기 하고 싶다면, 예산변경을 포함하는 전체적인 예산 관리 절차를 전달해야 한다. 

이를 통해 전달하는 사람은 큰 틀에서 빠뜨린 것이 없는지를 검토할 수 있고,
전달받는 사람은 전체적인 관점을 가짐으로써 정확한 이해를 할 수 있다.

2. 구조를 체계화하라  
체계화하여 전달하지 않은 정보는 흩뿌려진다.
체계화에는 대항목, 중항목, 소항목을 구성하는 것부터 워딩을 통일성 있게 정리하는 것까지 포함된다. 
전달하고자 하는 주제들을 같은 구성으로 정리해보고, 체계를 나타낼 수 있도록 워딩을 정리한다.

아래의 예시로 살펴보고자 한다.  예산변경 가이드라인과 설문조사 결과 총 2개의 주제를 전달하고자 한다면, 각 주제를 개요와 내용으로 대항목을 구성하고, 개요 대항목을 목표와 절차 중항목으로 구성하는 것이다. 또한 가이드라인 내용을 예산집행 기준과 예산증빙 기준으로 워딩을 정리하였다. 
전과 후를 비교해서 어떤 것이 더 체계화된 정보인지는 직감적으로 전달된다. 

3. 텍스트부터 정리하라 
모든 문서의 가장 중요한 것 첫째는 내용, 둘째는 형식이다. 
내용을 정확하게 전달하는 것이 가장 중요하고, 형식은 주어진 시간에 가장 완성도 높게 전달할 수 있는 방법을 선택해야 한다. 따라서 내용을 텍스트와 표로 정리하는 일부터 시작해야 한다. 참고로, 거의 모든 내용은 표로 정리될 수 있다.
 
내용을 정리한 이후에 시간이 없다면 파워포인트가 아닌 워드로 작업하고, 워드로도 산출물을 만들어낸 시간이 안 되면, 핸드폰의 메모장을 보면 구두로 전달하는 방법을 택하면 된다. 
파워포인트는 단순히 색깔과 도형을 삽입할 수 있는 기능이 추가된 것이 아니다. 워드로 산출물을 만들어 내는 것과는 다른 고난도다.

4. 단계별로 피드백에 귀기울이자
좋은 문서는 한 번에 만들어지지 않는다. 
기획 단계부터 최종 전달까지 여러 사람의 피드백이 필요하다.
문서 기획 단계에서의 피드백은 구조를 체계화하는 것에, 문서 산출 단계에서 얻은 피드백은 정확한 단어를 찾거나 예상 질문을 통해 질의응답을 준비하는 것에 도움을 준다. 
문서 전달 현장에서도 피드백을 얻어야 하는데, 산출 단계에서 점검하지 못한 오류 및 현장에서 주고받은 질의응답을 토대로 문서의 정확도를 한 번 더 높여 최종적으로 전달해야 한다. 
추가로 사람들에게 가장 임팩트가 전달된 내용이 무엇인지 궁금하다면, 사람들이 사진을 찍어가는 내용을 살펴보면 된다.