회의록 작성시 기억해야 하는 너무나 당연한 4가지

1. 누락 없이 작성한다.

중요한 내용이 누락되면, 회의록의 최소 수준조차 달성하지 못하는 것이다. 

만약 자신이 없으면 참석자에게 사전에 양해를 구하고 녹취를 하는 편이 낫다. (반드시 사전 양해를 구해야 한다!)

처음엔 모든 대화 내용을 타이핑하여 중요한 내용이 누락되지 않도록 하는 것을 연습하는 것도 좋은 방법이다. 

별도의 회의 자료가 있었던 경우에는 회의록 자체에 누락이 없도록 회의록 안에 별도 회의 자료에 대한 출처(예시: 프로젝트 중간보고 - 별도 첨부파일 참고)를 기재하고, 회의록 공유 시 해당 자료도 함께 공유한다. 적어도 이 사람이 회의록을 작성하면 최소한 누락은 없다는 신뢰를 할 수 있도록 해야 한다. 

2. 정확하게 작성한다.

내용과 워딩이 정확해야 한다. 정확하지 않은 용어로 커뮤니케이션되거나 화자가 실수하는 경우가 생긴다.

이때 회의록에서 정정하지 않으면 영구적으로 정확하지 않은 내용으로 남게 되고, 더 많은 미스커뮤니케이션을 낳을 수 있다.  

따라서 회의록은 정확한 내용으로 작성해야 하고, 정확한 내용이 정확한 워딩으로 표현되어야 한다.

그러기 위해서는 회의록 작성자가 회의 내용을 모두 이해하고 있어야 하는데, 만약 회의 시간 동안 이해하지 못했다면, 회의 이후에 회의 참석자에게 설명을 요청하여 학습해야 한다. 무슨 말인지 이해하지 못하는 내용을 정확한 내용으로 쓸 수 없다. 

3. 구조화하여 작성한다. 

회의록을 공유받는 사람들이 효율적으로 정보를 습득할 수 있도록 구조화해야 한다.

회의가 구조적으로 진행되지 않았다 하더라도 사후적으로 구조화하면 된다. 

크게 회의 개요(일시, 장소, 참석자), 회의 내용, Next step으로 구분하고, 큰 구분 내에서 세부적으로 구조화한다. 구조를 누락 없이 만들고, 구조 안에서 논의된 내용이 없으면, 내용 없음으로 기재하는 편이 구조 자체를 누락하는 편보다 낫다.

4. Next step을 작성한다. 

회의를 의미 있게 만드는 것은 회의 이후에 대한 계획을 관리하는 수준에 달려있다. 

회의는 결국 Next step을 수립하기 위해 달리는 경주이다. Next step에는 회의 이후 해야 하는 일(산출물 기준으로 작성)과 담당자, 기한을 작성하여 해당 내용이 분명하게 Follow up 될 수 있도록 해야 한다. 

회의 내용이 너무 길 경우, next step을 회의 개요와 함께 첫 페이지에 기재해두면, 의사결정자가 결론부터 확인할 수 있어 효율적이다. 

만약 회의 때 불가피하게 논의하지 못했다면, next step을 수립하여 제안해야 하고, next step 수립이 체득되면, 회의록 작성자가 회의 대상자들이 next step을 논의하고 회의를 종료할 수 있도록 유도해야 한다.