우리 모두의 시간은 소중하니까요-회의 준비

2022.06.28

무의미하거나 반복되는 회의 시간에 드는 생각은 모두 똑같다. 우리 모두의 시간은 소중하다. 브레인스토밍 회의를 제외한 일반 회의에서 가장 중요한 것은 생산성이다. 모두의 시간을 소중하게 아끼려면 회의 전, 회의 중, 회의 후 각 단계별로 준비하고 지켜야 하는 것이 있다. 

회의 전 단계, 회의 일정과 진행 시간, 안건, 진행자와 기록자 사전 고지

비즈니스 미팅이든 조직 내 회의든 회의를 진행하기로 결정했으면 일정과 시간을 확정해야 한다. 시작 시간뿐 아니라 끝나는 시간도 미리 고지해야 한다. 회의 안건과 안건별로 준비해야 하는 부분과 담당자도 결정해야 한다. 회의를 진행할 사람, 회의를 기록할 사람을 사전에 정하는 것도 필요하다. 그리고 리마인드도 잊지 말아야 한다. 리마인드는 일정에 대한 확인뿐 아니라 회의 참석자들에게 사전에 회의를 준비하고 생각하게 만드는 효과가 있다. 보통 하루 전날 오후에 회의의 구체적인 안건과 더불어 리마인드 해주는 것이 가장 효과적이다. 사전에 공유하는 정보는 원페이지 혹은 반페이지 내로 정리된 것이어야 한다. 

회의 진행 

-아이스브레이킹은 회의 시작 전에 끝내자

회의 덕분에 오랜만에 한 자리에 모인 경우 먼저 아이스브레이킹을 하며 시작하기도 한다. 하지만 약속된 회의시간 전에 아이스브레이킹 타임은 끝나야 한다. 주어진 회의 시간 초반을 사담으로 이끄는 건 관계를 개선시키거나 조직문화를 바꾸는데 전혀 도움되지 않는다. 오히려 회의 시작만 늦추게 되고 참석자들에게 초반에는 늦어도 된다는 인식만 심어준다. 회의가 느슨해지고 길어지는데 영향을 미치기도 한다. 무엇보다 어리고 젊을수록 회의시간에 하는 아이스브레이킹을 싫어한다는 것을 경험하였다. 

-원페이지 슬라이드

사전에 공유한 회의 안건을 띄워놓고 회의를 진행하는 것이 효과적이다. 안건과 내용, 방향을 보며 회의를 진행하면 그렇지 않은 경우보다 회의 시간이 짧아진다. 핵심만 다루고 옆길로 새지 않기 때문에 보다 생산적인 회의가 가능하다. 사전에 파일을 공유했기 때문에 참석자는 각자 그 파일이나 종이에 메모를 하기에도 좋다. 

-진행자

1대 1 비즈니스 미팅이 아니라면 진행자가 있는 것이 더 좋다. 회의는 단순히 공지를 전달하는 것이 아니기 때문에 각자의 의견이나 아이디어를 취합하는 과정도 중요하다. 진행자가 발언권을 업무별로 배분하고 마치기 전에 발언하지 않은 사람들의 의견도 다시 확인하는 것이 필요하다. 보통 리더가 회의를 진행하지만 구성원의 성장을 원한다면 돌아가면서 회의 진행을 맡기는 방식도 고려할 만하다.

-회의 내용 기록

분명 같은 공간에서 같은 주제로 회의를 진행했는데 각자 다르게 기억하고 기록한 경우가 생긴다. 이를 방지하기 위해 회의 내용을 기록하는 것이 필요하다. 회의 당일 기록자를 결정하기보다 사전에 정해두면 보다 원활하게 그리고 정확하게 기록할 수 있다. 사전 공유 파일과 마찬가지로 원페이지로 정리하는 것이 중요하다. 속기록이 아니라 회의를 하며 결정된 것을 핵심만 정리해야 한다. 특히 업무분담이나 책임 소재, 마감 일정 등은 기록하고 공유하지 않으면 문제가 생길 수 있으니 반드시 리더가 회의기록을 확인해야 한다.

회의 종료 후 공유 단계

회의 기록은 협업 메신저나 클라우드에 공유해야 한다. 회의기록은 리더가 확인하고 공유하면 회의 내용에 대한 각자 다른 기억을 방지할 수 있고 책임소재도 명확해진다.

비대면 회의 준비

코로나로 우리는 zoom을 만났다. 2020년 상반기부터 온라인 비대면 회의 툴로 zoom이 확산되었다. 익숙하지 않아 고생하던 사람들도 이내 적응하였고 이제는 오프라인이 가능하더라도 참석자의 시간을 아끼는 차원에서 여전히 줌 회의를 대체하는 경우가 많다. 

회의 준비 과정과 내용은 대면 회의와 비슷한다. 다만 연결 과정에 지연이 나타날 수 있으니 회의 시작 시간뿐 아니라 접속 시간도 미리 확정해두는 것이 필요하다. 그리고 참석자들에게 카메라를 켜고 참석할 것을 요청하는 것이 좋다. 온라인 회의 특성상 카메라를 켜야 더 집중할 수 있는 환경이 만들어진다. 

온라인 화상회의는 자료를 공유하고 회의를 기록하기 좀 더 편리하다. 그래서 줌으로 회의할 때면 반드시 이를 활용하였다. 슬라이드를 띄워놓고 회의를 진행했고 영상을 저장하여 회의를 마친 후 이를 공유하였다. 

회의 진행자가 회의 영상 기록을 허용하지 않거나 공유하지 않는 경우도 있을 수 있다. 영상 저장 프로그램을 활용해 기록하는 방법도 있으니 개인의 권리 보호에 필요하다면 이 프로그램(오캠 등)을 활용하자.