05. 빌딩 현황을 한눈에 모아 보는 대시보드!
대시보드는 자동차의 계기판을 말한다. 자동차를 운전하려면 여러 가지 상황을 한눈에 파악을 하고 조정을 해야 하는데 대시보드가 중앙 통제소의 역할을 해준다. 그런 의미에서 대시보드는 어떤 운영 체제의 모든 정보를 관리할 수 있는 인터페이스를 가리키기도 한다.
빌딩에도 다양한 정보들이 존재하고 시시각각 변한다. 그래서 빌딩에도 운영과 관리를 위한 대시보드가 필요하다. 빌딩을 운영하는 동안 가장 중요한 정보는 임차인의 입주와 계약 현황이다. 임차인의 숫자가 그렇게 많지 않다면 관리하는데 큰 문제는 없을 것이다. 그렇지만 빌딩에 입주한 임차인의 숫자가 많아지면 챙겨야 할 것들이 많아진다.
임차인별로 계약 기간도 제각기 다르기도 하고 만약 임대료가 인상되는 조항이 있었다면 사전에 통지하고 인상을 위한 재계약도 해야 한다. 이런 세부적인 사항들을 모두 기억하기는 어렵다. 또, 그때마다 임차인들의 임대차계약서를 다 뒤져보는 일도 번거롭고 힘든 일이다.
임차인과의 계약을 제대로 관리하지 못해 문제가 되는 일도 종종 발생한다. 실제로 임대차계약서에 의해서 임대 기간이 만료되는데 이때 재계약 협의에 대한 통지를 정해진 날짜에 하지 못해 계약이 자동 연장되는 일도 빈번하게 발생한다. 임대인 입장에서는 임대료를 인상할 계획을 가지고 있었는데 통지를 제대로 하지 못해 동결된 금액으로 1년 더 연장이 돼버린 것이었다.
빌딩에 입주한 임차인의 현황과 중요한 임대차 계약의 정보를 정리하여 한눈에 볼 수 있도록 정리한 대시보드가 있으면 효과적인 관리가 가능하다. 운영 중에 발생 가능한 업무 상 실수를 줄일 수 있고 계약에 대한 관리를 쉽게 할 수 있다. 무엇보다 현재 현황을 통해 앞으로 계획을 세우는 기초 자료로도 활용할 수가 있다. 그러면 빌딩 운영을 위한 대시보드로 어떤 것들이 있는지 살펴보자.
먼저, 빌딩 임차인의 층별 입주 현황과 공실을 표 형태로 정리하는 것을 Stacking Plan이라고 한다. 각 층별로 입주한 임차인명과 면적 그리고 임대가 되지 않은 공실을 표기하여 빌딩 전체의 임대차현황을 한눈에 쉽게 알아볼 수 있다.
[Stacking Plan] 예시
다음으로 임차인과 체결한 임대차 계약서의 주요 정보들만을 정리하여 표로 정리한 것을 Rent Roll이라고 한다. Rent Roll에는 임차인명, 계약 기간, 보증금 및 임대료, 관리비 현황, 인상률, 중도해지 등 계약상 중요 내용들을 임차인 별로 정리해 놓은 것이다. Rent Roll을 잘 정리해 놓으면 임대차계약서를 따로 살펴볼 필요가 없어서 편리하다.
[Rent Roll] 예시
앞서 설명한 Rent Roll 보다 더 자세하게 임차인의 계약 내용을 요약한 문서를 Lease Abstract라고 한다. 영어 해석 그대로 계약을 요약한 것으로 임대차계약서의 내용을 Rent Roll 보다 더 자세하게 작성한 문서이다.
Lease Abstract는 보통 임대차계약 체결 전에 임대차계약 검토 시에 미리 작성을 한다. 여기에 기재된 정보로 임차인의 기본 정보는 물론 Rent Roll 보다 더 상세한 계약 내용들에 대한 정보를 한 문서에서 파악이 가능하다. Lease Abstract에는 임차인과 관련하여 진행했던 정보나 업무 상 필요한 모든 정보를 정리해 두는 것이다. 이렇게 한 곳에 모든 정보가 취합되어 있으면 이 서류를 바탕으로 자산관리, 회계 처리, 계약 변경 등 다양한 업무에 활용할 수 있다. 따라서 임차인과 관련된 중요 정보의 원본 서류라고 생각을 하고 정확하고 완벽하게 기재를 해놓을 필요가 있다.
위처럼 빌딩 운영을 효과적으로 하기 위해서는 다양한 정보들을 체계적으로 관리해야 할 필요가 있다. 임차인이 입주해서 퇴거하는 라이프 사이클 안에서 필요한 것들을 정리하는 방식과 체계를 잘 갖춰놓으면 프로세스에 맞춰 업무 처리를 할 수 있는 장점이 있다.
빌딩 운영을 위해서는 위와 같은 임대차계약 정보들 외에도 대시보드 형태로 관리해야 할 사항들이 많이 있다. 다만, 빌딩에 따라 어떤 정보들을 취합할 것이고 다른 업무들에서 활용해야 하는 정보들은 무엇인지를 잘 정리해서 정형화된 템플릿을 만들어야 한다. 보통 대형 빌딩들은 자산관리를 위해 개발된 소프트웨어를 사용하고 있지만 빌딩의 규모가 크지 않다면 간단한 정보 관리는 엑셀만으로 충분히 가능하다.
부동산 운영을 위한 요약된 정보를 잘 관리하면 회계 부문을 관리하는 담당자와 자산관리 업무를 하는 담당자 간의 업무처리도 원활해진다. 예를 들어, 자산관리 담당자가 계약을 체결하고 나서 임대차계약 관련 정보를 정리할 때 회계 부문에서도 필요한 정보들도 함께 취합해서 미리 정리해 두면 그것을 활용하여 회계 관련 업무를 처리할 수도 있다.
그리고 Rent Roll이나 Stacking Plan을 잘 정리되어 있다면 빌딩 운영 예산 작성할 때 요긴하게 활용할 수 있다. 임대차계약서를 정리해 놓은 것이기 때문에 빌딩을 운영하는데 예상 가능한 수입 내용이 잘 정리되어 있어 계약서를 일일이 펼쳐볼 필요가 없어진다. 이 데이터를 바탕으로 임대 수익을 예측할 수 있기 때문이다.
이렇게 빌딩의 주요 정보들을 대시보드 형태로 정리하고 관리하면 임차인의 수가 늘어나도 효과적인 업무가 가능해진다. 또, 부동산 자산관리 소프트웨어가 없다 하더라도 이에 준하는 기능들은 엑셀을 통해 구현해 낼 수 있다. 임대차 계약 기간 만료나 임대차 계약 변경 등 계약상 중요한 알림이 필요한 것들은 엑셀의 기능(날짜 변경을 표시하는 조건부 서식 기능)을 활용하면 관리할 수가 있다.
빌딩의 운영자는 다양하고 많은 업무들을 동시다발적으로 챙겨야 하는 일이 많다. 그래서 필요한 정보를 언제든지 쉽게 찾아볼 수 있도록 평소 정리를 잘 해 놓을 필요가 있다. 어떤 정보가 어디에 있는지 아는 것도 중요하지만 빠르게 찾아서 효과적으로 활용할 수 있는 것도 자산관리자가 가져야 할 능력 중에 하나이다.
[빌딩 운영 매뉴얼 시리즈]
