6화. 책상 위 서류 더미에 끔찍한 괴물들이 숨어 있다

업무 미루는 습관을 버리는 방법

책상 위 괴물들

직장에서 일은 대부분 마감기한이 있습니다. 고객사 제출 서류는 물론이고, 내부 보고서 작성과 경비 전표 처리까지 정해진 일정 내에 완료해야 합니다. 그런데 한 사람이 동시에 진행하는 프로젝트가 많다 보니, 관련 서류가 책상 위에 산더미처럼 쌓여버리죠.

아침마다 오늘의 To-do 리스트를 정리하고 마감기한을 확인하면서 우선순위를 세우지만, 이상하게도 가장 중요한 일 앞에서 손이 잘 안 나갑니다.

업무 우선순위 4분면

업무의 중요도와 긴급성을 기준으로 나누면 이렇게 됩니다.

긴급함 긴급하지 않음

①급하고 중요 ②급하지 않지만 중요

③급하지만 중요 X ④급하거나 중요 X

당연히 ①번, 급하고 중요한 일부터 처리해야 합니다. 하지만 실제로는 이 일을 가장 미루게 되는 경우가 많습니다.

서류 더미 속 괴물의 정체

조던 피터슨의 『12가지 인생법칙』에는 이런 대목이 나옵니다.

“지금 책상 위에 봐야 할 서류가 산더미처럼 쌓여있다고 해보자. 계속 그 서류를 외면하고 있다. 출근해서 그쪽으로는 아예 눈도 돌리지 않는다. 거기에는 분명히 끔찍한 괴물들이 숨어있는 것이다. 납세 신고서와 각종청구서, 검토해야 할 자료들, 확답하기 어려운 요청메일들이 당신을 잡아먹으려고 노리고 있다.”

괴물의 정체는 다름 아닌 막연한 두려움입니다. 특히 완벽 주의 성향이 강할수록 일을 더 미루게 만듭니다.
“완벽한 보고서를 써야 해.”
“고객이 감동할 제안서를 만들어야 해.”
이런 부담감이 오히려 착수 자체를 막아버리는 심리적 장벽이 되는 것이죠.

두려움을 이기는 방법: 일단 시작하기

제가 찾은 방법은 단순합니다. 두려움이 커지기 전에 바로 시작하는 것.

예를 들어 보고서를 작성해야 한다면,

전체적인 보고 라인을 구상하여 플롯만 간단히 짜고,

보고서 각 장에 제목만 올려 초안을 만들어 둡니다.

그다음 필요한 데이터는 차근차근 수집하고, 일부는 관련 부서에 협조를 요청합니다.

미완성본이라도 중간에 상사에게 보여주며 사전에 의도를 전달하고 공감을 얻습니다.

보고서에서 중요한 것은 ‘완벽함’보다 합의(Consensus)라고 생각합니다.
받는 사람이 이해하고 공감할 수 있어야 승인되니까요.

잔무 효율화로 덩어리 시간 확보

중요한 일에 몰입하려면, 소소한 업무를 시스템화해서 시간을 절약하는 것이 필요합니다.

예를 들어 법인카드 전표 처리.
그때그때 하지 않으면 언제 어떤 목적으로 사용한 카드내역인지 기억이 가물가물해서 히스토리를 되짚어 보는데 시간이 걸립니다. 그때그때 처리하는 것이 시간을 아끼는 방법입니다.

지금은 카드 전표처리가 전산화되었지만, 전엔 월말마다 카드 사용 영수증을 정리해서 제출했던 적이 있습니다. 종이 영수증을 제대로 정리해놓지 않아 여기저기 흩어져 난리가 나거나, 결국 분실된 영수증 때문에 개인 돈으로 처리하는 경우까지 발생합니다.

해결책은 단순합니다.

영수증 보관 장소를 한 곳으로 정해두고,

뒷면에 사용 목적을 간단히 메모해 두는 것.

이렇게만 해도, 귀찮지만 꼭 해야 하는 잔무들을 효율화할 수 있습니다.

그 결과, 정작 중요한 메인 업무에 집중할 수 있는 덩어리 시간을 확보할 수 있죠.

결론: 괴물 대신 아이디어

책상 위 서류 더미를 들춰보면, 사실 괴물이 숨어 있는 게 아닙니다.
일을 미루지 않고 일단 시작하는 용기,
그리고 소소한 업무를 효율화하여 덩어리 시간을 확보하는 아이디어가 숨어 있습니다.

업무 미루는 습관을 버리는 첫걸음은, ‘괴물’을 마주하고 바로 손을 대는 것에서 시작됩니다.

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