직장인 보고서 작성 비법
05. 레이첼 과장 이직하다.
인사팀 에치알 팀장"안녕하세요 OO회사 인사팀장 에치알 팀장입니다. 지원하신 디자인 2팀에 최종 합격되신 걸 축하드립니다!
레이첼 과장님과 함께 일하게 되어 정말 기쁩니다. 입사에 필요한 준비 서류와 당일 일정에 대한 내용은 별도 이메일로 전달드리겠습니다.
우선, 첫 출근 일정을 확정해야 하는데요, 해당 팀의 인원 배치가 시급한 상황이라 최대한 빠른 일정으로 부탁드리겠습니다. 기존 회사와 잘 상의하셔서 가능한 일정을 말씀해 주세요."
지원한 회사로부터 최종 합격 통보를 받은 레이첼 과장은 모든 것이 얼떨떨했다. 이력서 제출 후 1차 면접, 2차 면접 그리고 최종 합격 통보까지 모든 과정이 3주 만에 일사천리로 이루어졌기 때문이다.
입사 일정이 촉박하여 재직 중인 회사에 빠르게 퇴사를 통보하고 인수인계까지 마무리해야 하는 난감한 상황이었다. 소속 팀의 진명철 팀장님께 면담 신청을 하고 먼저 회의실에 들어와 있는데, 무슨 말을 어디서부터 어떻게 꺼내야 할지 너무 난감했다.
진명철 팀장｜"무슨 일로 면담을 다 신청한 거야?"
레이첼 과장｜"팀장님, 제가 퇴사를 하게 되어 급하게 면담 요청드렸습니다. OO회사로 이직을 하게 되었고 어제저녁 최종 합격 통보를 받았습니다. 그쪽에서는 최대한 빠른 일정으로 출근해달라는 입장이지만, 진행하던 업무는 제대로 인수인계를 하는 게 맞을 것 같아서 2주 정도는 정리할 시간을 벌어보려고 합니다."
생각보다 인수인계할 업무가 많이 남아 있었다. PC를 반납하기 전에 폴더를 일목요연하게 정리하고, 괜히 헷갈릴 수 있는 중간 내용은 삭제하고 최종 파일만 폴더에 남겨두었다. 회사의 인수인계서 양식에 따라 주요 진행 업무의 내용을 정리하여 업무 담당자에게 설명과 함께 전달하였다.
친했던 동료들에게 퇴사 소식을 전하고 대화를 나누면서 다들 직장인으로서 나와 비슷한 고민과 성장에 대한 갈망이 있음을 느낄 수 있었다. 챙겨주시던 선배님들과 임원분들은 직접 찾아뵙고 인사를 드렸는데 생각보다 따뜻하게 앞길을 응원해 주셔서 가슴이 뭉클해지기도 했다.
2주 간의 업무 정리를 마치고 곧바로 새로운 회사로 출근을 하였다. 디자인 2팀에 안내받아 소속 팀장님과 부서장님을 차례로 뵙고 간단한 인사를 나누었다. 배치받은 자리에는 앞으로 사용하게 될 노트북과 비품들이 담긴 웰컴 세트가 놓여 있었다.
업무 파악을 위해 전달받은 서류를 읽어보니 익숙하지 않은 새로운 업무 용어들이 낯설게 느껴졌다.
'동종 업계이지만 회사마다 사용하는 용어와 표현방식이 다르구나.' 속으로 생각하던 와중에 팀장님께서 급한 걸음으로 내 자리에 오셨다.
"레이첼 과장. 출근 첫날부터 업무 파악에 정신이 없지? 지금 A파트에서 반려동물 시장분석 보고서를 준비하고 있는데, 그게 보고 기한이 좀 급해서. 레이첼 과장이 보고서 작성을 좀 도와줄 수 있겠어?"
"네 알겠습니다. 바로 보고서 초안 확인해보겠습니다."
시장분석 보고서 초안회사 생활하면서 보고서를 정말 많이 쓰게 됩니다. 기획, 제안, 현황 공유, 업무 결과, 전략 수립 등을 위해 신입사원부터 어느 정도 연차가 붙은 선임들까지 보고서 작성에 많은 시간을 소요하게 됩니다.
보고서는 업무 담당자가 주로 유관부서나 상급자에게 주요 의사 결정을 받거나, 현재 추진 중인 업무를 공유하여 공감대를 얻기 위한 목적으로 사용됩니다.
- 보고 주체: 업무의 담당자
- 보고 대상: 유관부서 및 상급자 (의사 결정자)
- 보고 내용: 기획, 제안, 현황 공유, 업무 결과, 전략 수립 등
레이첼 과장은 전달받은 보고서 초안을 다음과 같이 수정해서 팀장님께 최종 제출하였습니다.
레이첼 과장이 작성한 최종 보고서첫째, 보고서의 핵심 내용은 '두괄식'으로 작성 하기
담당자가 보고서의 데이터를 정리할 때 머릿속의 흐름은 '현황 파악 → 내용 분석 → 결론 도출'의 순서 즉 미괄식으로 흘러갑니다. 그러나, 보고서는 도출된 결론을 '두괄식'으로 작성하는 것이 좋습니다.
1 page 보고서의 경우엔 상단의 원 메시지(One Message) 문장으로 핵심 내용을 표현합니다. 이때, 보고서 주요 내용을 빠짐없이 담으면서도 너무 장황해지지 않도록 주의합니다.
예시 보고서를 보면 ① 반려동물 시장 규모가 지속적으로 성장하고 있다는 것 ② 영양이 강화된 기능성 제품의 출시가 늘어나고 있다는 것 ③ 유기농 및 Non-GMO 등 좋은 원료가 사용된 프리미엄 사료의 판매량이 증가하고 있다는 것을 알 수 있습니다. 이렇듯 시장분석을 통해 파악된 내용을 다음과 같은 원 메시지로 축약하여 작성하였습니다.
- One Massage : 반려동물 시장규모가 성장하면서, 좋은 원료의 기능성이 강화된 프리미엄 펫푸드 판매량이 증가하고 있습니다.
둘째, 줄글보다는 이미지나 도표로 직관적으로 설명하기
보고서는 시간을 들여 읽어야 하는 줄글보다는 도표나 그래프로 데이터를 직관적으로 설명하는 것이 더 효과적입니다.
예시 초안 보고서를 보면 2개의 데이터가 있습니다. 하나는 반려동물 시장규모의 연도별 숫자이고, 다른 하나는 '21년과 '22년의 일반사료와 프리미엄 사료 판매비율 변화입니다. 둘 다 도표를 사용하여 데이터를 정리하였고 숫자의 흐름을 잘 살펴보면 추이를 유추해볼 수 있습니다.
그러나, 레이첼 과장은 최종 보고서에서 2개의 데이터를 그래프로 표현했습니다. 시장규모의 경우 꺾은 선 그래프를 사용하면 우상향의 형태를 통해 연도가 지날수록 규모가 성장하고 있다는 것을 쉽게 파악할 수 있습니다. 그래프에 데이터를 같이 표시하고 숫자의 단위 (단위: 억)를 기입하여 숫자의 의미를 명확히 했습니다.
또한, '21년과 '22년의 2년간 일반사료와 프리미엄 사료의 판매 비율 데이터는 막대그래프로 표현하고, 프리미엄 사료 비율에 시선이 집중될 수 있도록 붉은색으로 표시하여 판매가 확대되고 있음을 강조했습니다.
셋째, 가독성이 높은 글자 크기와 적절한 레이아웃 구성하기
보고서는 담당자가 의사결정자 (주로 상급자)에게 제출하는 문서입니다. 서면으로 제출하거나 혹은 화면에 자료를 띄워놓고 대면 보고를 진행하게 됩니다. 효과적으로 보고서 내용을 전달하기 위해서는 적절한 글자 크기와 페이지 레이아웃을 통해 가독성을 높이는 것이 중요합니다.
보고서 상단의 주제명과 원 메시지는 폰트를 키우거나 볼드체를 사용하여 눈에 잘 띄게 표현하고, 본문 글자 크기는 최소 12 point 이상을 사용하여 작성합니다. 또한, 파워포인트의 안내선 기능을 활용하여 전체 구성 레이아웃의 위치가 움직이지 않도록 설정할 수 있습니다. 1~2장의 보고서에서는 상관이 없지만, 보고 내용이 많은 경우 보고 장표를 넘길 때마다 레이아웃이 흔들리게 되면 보고 내용에 집중을 방해하는 큰 원인이 될 수 있습니다.
보고서를 작성하면서 전문 용어나 줄임말 등을 사용할 때는 각주를 달아서 어떤 내용인지 설명해 줍니다. 이번 예시 보고서의 경우, 순수 유기농 및 Non-GMO 등 좋은 원료를 사용한 프리미엄 사료 판매량 확대라는 부분에 각주 표시를 하고 보고서 하단에 Non-GMO에 대한 설명을 추가하였습니다.
(예시｜Non-GMO : Non-Genetically Modified Organism, 비 유전자 변형 식품)
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