온라인 과정 진행자, 교수자 필수 체크사항
온라인, 비대면 미팅과 워크샵에 꼭 필요한 5가지 체크포인트
이제는 본격적으로 온라인으로 미팅과 강의를 하는 분들이 많아졌습니다.
지난 몇달간 집중적으로 온라인 과정을 진행하고 시행착오와 피드백을 받을 수 있었습니다. 그렇게 경험하게 된 내용 중에서 참가자의 몰입도 향상을 위해 꼭 가져야 할 다섯가지 요소를 체크리스트 질문으로 정리해 보았습니다.
1. 도구의 기본활용에 온전히 익숙한가?
어떤 도구를 사용하든 기본 기능을 능숙하게 활용할 수 있어야 합니다. 실제 진행을 하다보면 두가지 문제를 경험하게 되는데요. 첫째는 말을 하면서 도구를 조작하는 것이 생각보다 쉽지 않다는 것입니다. 아날로그 상황에서는 펜을 집어들면서, 칠판을 닦으면서 말하는 것이 전혀 어렵지 않지만, 마우스를 움직여 기능을 찾으면서 말하는 것이 생각보다 쉽지 않습니다. 둘째는 진행중에 조작을 실수하면 의외로 영향이 크다는 것입니다. 말을 하는 중간에 도구를 조작하는데 시간을 써버리게 되면 참가자는 빠르게 집중력을 잃게 됩니다. 기본 활용에 익숙해지는 가장 좋은 방법은 많이 테스트해보는 것입니다. 테스트를 할 떄 최대한 이것저것을 클릭하여 실행해보는 것이 필요합니다. 글이나 영상을 보고 충분히 숙지했다고 생각했다가 낭패보는 경우가 많습니다. 진행자의 입장과 참가자의 입장에서 화면이 어떻게 보이고 기능이 어떻게 실행되는지 영상도 보고 실제 경험도 해볼 필요가 있습니다. 우선은 기본기능을 충분히 능숙하게 활용하는 것을 목표로 하고, 그것이 되었을 때 다양한 추가기능을 활용하는 것이 좋습니다. 실제 진행을 하면서 기본기능을 충분히 활용하고 있다고 느껴지는 시점이면 자연스럽게 추가적 기능에 대한 호기심과 니즈가 생깁니다. 그 때 단계적으로, 필요에 따라 익히고 활용하면 됩니다.
2. 번호와 역할을 지정하여 운영하는가?
참가자들에게 고유번호를 지정해 놓으면 좋습니다. 가급적이면 참가자 스스로가 이름 앞에 부여된 번호를 추가하도록 해주면 좋습니다. 이렇게하면 "이제 시작할 준비가 된 분들은 채팅창에 본인의 번호를 찍어주세요" 하는 식으로 응용할 수 있습니다. 이름보다는 번호 입력이 훨씬 빠르고 직관적이기 때문에 피드백을 받기에 좋습니다. 이외에도 공유화면에 참가자들이 주석을 추가하는 경우 번호가 사전에 지정되어 있으면 구분하기 좋습니다. 온라인 상에서는 다양한 역할자를 지정해 주는 것이 운영 효율상 좋습니다. 예를 들어 참가자를 관리하는 '공동 호스트' , 댓글을 집중적으로 확인하고 피드백하는 '댓글 관리자' , 자막기능이 있는 경우 '자막 관리자' 등 각 역할을 사전에 요청하는 것입니다. 이렇게 되면 진행자는 진행 자체에 집중할 수 있고, 각 역할 관리자도 역할 때문에 몰입하게 되고, 전체 참가자는 매끄러운 진행 속에서 핵심에만 집중할 수 있게 됩니다. 말 그대로 진행자, 역할자, 참가자 전체가 과정에 몰입할 수 있는 일석삼조의 효과를 기대할 수 있습니다.
3. 참가자의 집중을 돕고 있는가?
원래 적극성이 있는 참가자라도 온라인, 비대면의 상황에서는 집중도가 떨어질 수 있습니다. 본인의 앞에 PC만 놓여 있기 때문에 조금이라도 흥미와 집중이 떨어지면 다른 것을 할 수 있는 환경이기 때문입니다. 따라서 참가자의 의지를 믿거나 불성실을 탓하기 보다는 진행자, 교수자가 집중을 도와줄 방법을 찾는 것이 더 좋습니다. 의외로 비대면, 온라인은 상황 설정에 따라 오프라인 보다 더 많은 상호작용적 요소를 활용할수 있습니다. 기본적으로 '대화창(음성) , 채팅창(글), 화면공유(시각)' 세가지의 채널이 있기 때문에 진행자와 교수자는 이 세가지 채널을 교차하여 사용할 수 있어야 합니다. 참가자의 집중유지를 위해서는 최소 평균 3분에 한번씩은 상호작용 요소를 활용하는 것이 도움이 됩니다. (3분 이상 혼자서 말하지 않도록 유의하라는 뜻이예요.) 그렇다고 말을 하다가 갑자기 "어떻게 생각하세요?"라고 질문하면 아무도 반응을 하지 않습니다. 따라서 진행자가 내용에 맞게 미리 '가이드'를 설정해 놓는 것도 좋습니다. 누군가를 명확히 찍어서 물어볼 수도 있고, 전체가 채팅창에 피드백을 남기도록 할 수도 있고, 공유화면을 띄워서 그 위에 참가자들이 자신의 의견을 직접 써보게 할 수도 있습니다. (ZOOM에서는 모든 참가자가 직접 피드백을 남길 수 있는 주석 기능이 잘 갖춰져 있습니다.)
4. 전체, 소그룹 상황의 교차 활용을 하는가?
4명 이상의 인원이 함께 있는데 각자가 돌아가며 발표하는 경우 시간소요가 많다는 단점이 생깁니다. 각 발언자의 내용이나 방식이 모두의 집중을 유도한다면 좋겠지만, 주어진 환경상 그럴 확률은 현저히 낮습니다. 이런 경우 세가지 접근법을 상황에 따라 활용해 보세요. 첫째, 전체가 나눔의 시간을 가질 때는 30초 원칙 (또는 5문장의 원칙)을 적용해 보세요. 사전에 원칙을 공지하고 양해를 구하면 대체로 잘 지킵니다. 특히 초반에 발언을 한 사람이 이 원칙을 잘 지켜주면 이후의 발언자들도 자연스럽게 그 원칙을 따르게 됩니다. 이는 곧바로 그 회의 공간에서의 문화로 정착됩니다 . 둘째, 소그룹 기능을 최대한 활용합니다. 현재로서는 ZOOM이 소그룹에서도 화상까지 제공하는 유일한 도구이지만, 다른 도구들도 보완이 될 것으로 기대됩니다. 소그룹은 3~5명 내외로 운영하며, 밀도있는 논의를 위해 소그룹의 진행자를 미리 선정할 수도 있습니다. 소그룹 기능의 또 다른 장점은, 참가자들이 각자의 논의를 하는 시간 동안 메인 진행자도 다음 단계를 여유롭게 점검 또는 계획할 수 있다는 것입니다. 셋째, 패널 개념을 활용합니다. 특정 주제에 대해서 특정 시간동안 특정 인원을 대화에 참여시키는 것입니다. 나머지 참가자는 구두상으로는 발언할 수 없지만 채팅으로 얼마든지 참여할 수 있도록 해두면 됩니다. 발표자의 발표 내용이 아무리 좋더라도 듣는 이들을 대변해서 피드백하거나 질문해주는 패널이 있어야 제대로 빛을 발 할 수 있습니다.
5. 피드백을 받고 개선을 지속하는가?
누구나 처음이라는 것이 있습니다. 그리고 처음에는 익숙하지 않아 실수할 수 있죠. 중요한 것은 실수를 통해 얼마나 빠르게 깨닫고 개선해 가느냐입니다. 기존의 교수법을 그대로 온라인으로 옮겨와 똑같이 진행하여 좋지 못한 피드백을 받는 경우를 접하게 됩니다. 잘잘못을 따질 필요는 없지만, 미팅, 회의의 본질적 목적이 달성되고 있는가는 따져볼 필요가 있겠지요. 물론 사람과 사람의 대화와 상호작용이라는 측면에서 공통점이 있을 수 있겠지만, 대면과 비대면, 온라인과 오프라인은 분명히 상황이 다릅니다. 따라서 온라인으로 소통하는 환경에서 내가, 상대방이 과연 의도했던 바를 잘 얻고 있는지 체크해야 합니다. 문제가 있다면 당연히 개선점을 찾아야겠죠. 그 문제점과 개선점을 찾는 출발점은 바로 함께하는 이들에게 '솔직한 제안과 피드백'을 받아 점차 고쳐 나가는 것입니다. 디지털, 소프트웨어 세계의 가장 큰 특징은 '지속적 개선'입니다. 소프트웨어는 언제나 변화하고 바뀔 준비가 되어 있습니다. 그래서 서비스의 한켠에 달린 'Beta'라는 단어를 우리가 보게 되는 것이죠. 시대와 기술이 계속 Beta 상태로 개선되어 가는데 나 역시 지속적으로 Beta변화를 추구하고 있는지 돌아보아야 합니다.
