논리적으로 대화를 이끄는
말하기 기법 PREP
논리적으로 말하는 것은 상대방을 설득하는 가장 좋은 말하기 방법이다
아래의 글은 품질경영 2018년 8월호 리더십 소통 컬럼에 게재된 글입니다.
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말콤 글래드웰은 <아웃라이어>라는 책에서 한국의 대한항공 추락 사고의 원인을 언급하는 부분에서 소통과 관련된 사례를 볼 수 있다. 내용은 이렇다.
“1997년 8월 5일 오후 10시 30분 한국의 김포공항을 출발한 대한항공 801편이 한밤중인 오전 1시 30분경 목적지인 괌 공항에 착륙하기 위해 비행하던 중 언덕을 들이받고 추락하여 254명의 탑승객 중 224명이 사망한 사건이 발생했다. 이 비행기에는 한국인 기장과 부기장이 조종실에 있었다. 착륙 할 당시 바깥 날씨가 무척 나빴으며, 공항에서 수 킬로미터 떨어진 지점에 나타난 storm cell을 통과해야 하는 상황이었다. 통상 이 같은 상황에서는 VOR/DME (전방향 무선거리 측정장비)에 의해 공항에 접근하는 식으로 비행기를 조종하나, 기장은 육안으로 의존하는 접근 방식인 시계 접근을 하기로 결정했다.”
부기장은 날씨를 추적하는 임무를 맡고 있었으므로 주변의 좋지 않은 기상상태에 대해 기장에게 분명히 이야기하고 착륙방식을 재고하도록 요구했어야 하나 그러지 않았다. 부기장은 간접적으로 기장에게 바깥 날씨가 무척 나쁘다는 것을 알려주려고만 했다. 기장은 이러한 간접적인 표현방식에 대해 인지하지 못했고, 경보장치에서 경보음이 울린 다음에야 부기장은 ‘착륙을 포기합시다.’ 라고 말했다. 그러나 이 때는 이미 늦었다. 부기장이 그 말을 한 6초 후에 이 비행기는 산중턱을 들이받고 추락했다. 왜 부기장은 기장에게 좀 더 일찍이 그리고 명확하게 조종방식을 재고 할 것을 요구하지 않았을까?
물론 이 상황은 우리나라 항공사고로는 최악의 상황이었으며 여러가지 문제점들의 민낯을 드러낸 충격적인 사고임에 틀림없다. 한국적인 위계질서가 부기장이 기장에게 반론할 기회를 갖게 하지 못했다는 말도 있지만 가장 큰 문제는 소통의 부재로 보인다. 부기장이 기상상태가 좋지 못한 최악의 상황에서 자신의 의견을 최대한 논리적으로 잘 설명했다면 이런 불상사는 없었을 것이다. 그러나 부기장은 기상상태가 좋지 않다는 말만 반복했고 구체적으로 왜 착륙을 하지 않아야 하는지에 대해서 설명하지 못했다. 본인의 역할과 임무에서 자신이 가진 생각을 논리적으로 설명을 했다면 이런 대형 사고는 없었을 것이다. 여기에서 우리는 논리적인 말하기가 얼마나 중요한가를 깨닫게 된다.
주로 상사에게 보고하거나 동료들을 설득할 때 논리적으로 말하는 방법이 PREP 기법이다. 나의 주장에 대한 근거를 갖고 말하면서 상대방이 이해가 되고 설득이 되면 훌륭한 말하기가 된다. 따라서 PREP 말하기 프로세스를 숙지하고 회의나, 미팅, 보고 상황에서 항상 머릿속에 PREP 프로세스에 맞게 말할 수 있도록 준비해야 한다. 물론 PREP 프로세스도 부단한 연습으로 숙련될 수 있음을 잊지 말아야 한다.
PREP는 Point – Reason – Example – Point 의 약자로 보고를 하거나 설득을 할 때 논리적으로 요점을 말하고 그 요점에 대한 이유를 설명하고 사례와 근거를 들어 다시 결론을 말하는 방식으로 진행된다. 내가 이야기 하고 싶은 결론의 이유와 근거가 있기 때문에 상대방은 이야기를 듣고 논리적으로 수긍할 수밖에 없게 된다. 따라서 논리적으로 말하기는 조직의 업무 현장에서 매주 중요하다고 할 수 있다.
Point(결론) - 표에서 Point(요점)을 결론으로 바꿔주세요
우리가 보고할 때 가장 유의해야 할 점은 결론부터 말을 해야 한다는 것이다. 상사의 스타일에 따라 조금씩 다르긴 하지만 대부분의 상사는 결론을 먼저 듣기를 원한다. 해야 되는지, 말아야 되는지, 어떻게 해야 하는지에 대한 의사결정을 위해서는 명확한 결론(Point)이 우선 되어야 한다. 비즈니스 화법의 원칙은 요점부터 말하는 것이다. 요점을 말함에 있어서 듣고 싶은 핵심이 가장 먼저 귀에 들어올 수 있도록 구성해야 하며 서두에 할 말을 잘못 선택하면, 이야기가 정리되지 않을 뿐만 아니라 듣는 사람으로 하여금 ‘감정적인 발언’, ‘초점이 어긋난 발언’ 이라는 생각을 갖기 때문에 명확하고 간결하게 결론부터 이야기해야 한다.
예를 들어 아래와 같이 표현을 하면 좋다.
저는 ~ 입니다. (찬성이나, 반대 의견 등을 표현할 때)
저는 ~ 하는 편이 좋다고 생각합니다. (~을 권해 드립니다. ~해야 한다고 생각합니다 등)
결론부터 말씀드리면 ~ 입니다.
제가 여기에서 말씀 드리고 싶은 것은 ~ 입니다.
여기에서 가장 중요한 것은 ~입니다.
Reason(이유)
이유는 이렇다가 논리의 핵심이다. 결론을 뒷받침하는 이유를 이야기 해야 한다. ‘왜’ 이런 결론이 나왔는지에 대한 논리적인 이유를 밝히는 것이 중요하다. 논리의 설득력 여부는 ‘왜?’에 적절하게 대답할 수 있느냐에 따라 달려있다. 우선 이유를 이야기 할 때 전체적인 것부터 설명하고 개별적인 것을 세부적으로 설명하는 것이 좋다. 논리는 큰 덩어리에서 작은 덩어리로 쪼개가면서 설명해야 하기 때문이다.
예를 들어 표현하면
왜냐하면 ~ 이기 때문입니다.
그것은 ~ 이기 때문입니다.
그 이유는 ~ 입니다.
그것은 ~라는 이유에 의합니다.
Example(사례)
타인을 설득한다는 것은 이유에 대한 명확한 설명이 필요하다. 사례는 PREP 논리적 말하기의 핵심 특성인 데이터, 사실, 사례 등으로 이유를 보충함으로서 결론의 정당성을 지원하는 것이다. 사례 부분이 탄탄하면 객관성이 높아 신뢰를 얻기가 쉽다. 이유를 확실하게 해주는 백업 역할을 사례가 해주는 것이다.
예를 들어 표현하면
예를 들면
구체적으로 말씀을 드리자면
~~의 경우를 보면
이것은 ~~의 경우입니다만
만약 ~~라고 합시다. 그러면 여기에서~~~
그런데 여기서 ~~에 대해 생각해 봅시다.
Point(결론)
결론은 확실한 전달과 설득의 마침표이다. 앞에서 설명한 결론과 이유, 사례를 거쳐 최종적으로 나의 결론에 방점을 찍는 것이다. 그래서 처음과 끝의 공통성 있는 내용 반복이 PREP 공식의 파워이자 원천이다. 말하기를 할 때 반복을 하는 것이 좋은 점은 듣는 사람의 기억이 촉진되고 핵심에 대해서 확정할 수 있으며 듣는 사람의 이해가 쉽게 되는 장점이 있다.
예를 들면
이상과 같은 점에서
결론적으로
다시 말씀 드립니다만
마지막으로 말씀 드리고 싶은 것은
이렇게 되었으니 여러분이 ~~해 주셨으면 합니다.
꼭 ~~ 했으면 합니다.
조직에서의 사례
Point(결론)
팀장님, 회의 문화를 개선해야 회사의 업무 효율을 높일 수 있습니다.
Reason(이유)
이번에 조직문화 개선 때문에 조직진단 서베이를 했는데 회의 문화가 업무 효율성을 떨어뜨린다는 의견이 많았습니다.
Example(사례)
서베이 결과 필요 없는 회의가 많다는 응답이 80%, 회의시간이 너무 길다가 90% 응답이 나왔습니다. 주관식 의견으로는 회의만 줄여도 업무시간에 일을 더 잘 할 수 있다는 의견이 다수였습니다.
Point(결론)
그래서 회의문화를 개선해야 합니다. 필요 없는 회의는 줄이고 시간도 제한을 해서 업무 중에 낭비되는 시간을 줄이는 것이 좋을 것 같습니다.
이 사례는 근거가 명확한 데이터를 갖고 논리적으로 말한 사례다. 논리적인 말하기는 자신의 결론을 뒷받침할 합당한 근거와 자료가 있을 때 타인을 설득할 수 있다.
PREP은 말하는 사람의 이야기 과정과 듣는 사람의 이해 과정이 일치하기 때문에 정보를 쉽게 공유할 수 있다.
유 경 철
현재 소통과 공감 대표. 사람들의 변화와 성장을 돕는 컨설턴트로서 기업과 공공기관에서 리더십과 소통강의를 하며 저술활동을 하고 있다. 코오롱베니트 인재개발팀, 능률협회컨설팅(kmac), PSI컨설팅 등에서 근무했으며 고대에서 경영학 석사(MBA)를 마치고 aSSIST(서울과학종합대학원)에서 경영학 박사 리더십을 전공중이다. 2015년 한국HRD명강사 대상을 수상했으며 저서로는 “완벽한 소통법”, “문제해결자”, “피터드러커의 인재경영 현실로 리트윗하다” 가 있다.
