당신의 온라인 협업의 수준을 높이는 5가지 도구

코로나 사태로 회사보다 자택이나 공유 오피스, 카페등에서 업무를 보는 상황들이 많아지면서 기존 사무실에서 서로 얼굴을 보면서 일을 협의하고 진행하던 일상이 점차 사라지고 있습니다. 같은 사무실, 근처 옆자리에 앉은 직원분에게 간단히 말 몇마디로 요청하고 부탁해서 처리 할 수 있던 일들을 이제 일일이 메일로  문서로 아니면 카톡으로 일일이 상황 내용을 정리하고 요청하고 자료받고 정리해서 다시 보내는 일들의 반복은 사무실에서 함께 얼굴보면서 일하던 시기의 고마움도 느끼게 합니다. 이제 새로운 변화를 맞이하는 비대면 업무 환경 속에서 개인의 업무 생산성을 높이고, 협업과 협력의 수준을 높이는데 유용한 온라인 도구와 서비스 5가지를 소개하고자 합니다.

1. 회의시간부터 잡아야하는데 … doodle

여러명이 회의를 진행하려면 회의 시간을 잡는 일도 엄청 스트레스로 다가옵니다. A직원은 되는 일정에 B직원은 않되고, 팀장님되는 시간에 팀원들 시간 않맞아 여러번 가능 일정을 묻고 회신받다보면 회의 시간도 하기전에 지치기 마련입니다. 이러한 상황이라면, doodle을 활용해 보세요. 가능한 일정과 시간을 편리하게 표시하고, 모두 되는 시간을 빠르게 확인할 수 있습니다. "Free online meeting scheduling tool”이라는 부제에 맞게 미팅이나 회의 스케줄을 협의하는데 유용합니다. 최근에 온라인 화상 회의도구인  Zoom과도 연동이 되었다고 하니, Zoom을 사용하신다면 앞으로 화상회의 참가자들과 빠르고 손쉽게 일정을 정하고 온라인으로 회의진행이 가능할 것 같네요(무료로 사용하는 경우, 일자 설정 화면에 광고가 많이 표시된다는 점은 아쉬워요 -_-;;;).

  

2. 화상기반 온라인 회의를 시작한다면 … Zoom

회의 일정을 잡았다면, 이제 온라인에서 회의를 진행해야하는데요. Whereby, skype, Google Meet등 다양한 화상기반 온라인 회의 서비스가 있지만, Zoom의 인기가 가장 높은 것 같습니다. 보안와 안정성등에 여러 이슈들이 있었지만, 5.0 버전 출시를 통해 그간의 여러 문제점들을 빠르게 개선하고 있는데요. Zoom을 활용하면 소회의실(소그룹)기반의 회의도 가능하고, 회의내용을 자신의 PC/노트북 혹은 클라우드를 통해 녹화할 수 있어서 회의나 교육이 끝난 후에 공유가 가능하다는 점이 교육이나 소규 팀 워크샵/회의등에 강점이 있는 것 같습니다. 재택근무나 온라인 회의는 오프라인 회의와 달리, 웹캠으로 회의참가자의 얼굴이나 모습이외에 방이나 공간의 뒷면도 모두 보여서 회의전에 미리미리 정리하는 일도 중요한데요. Zoom이 제공하는 가상배경의 기능을 활용하면 회의 전 공간 정돈의 번거로움을 덜 수 있습니다. 배경에 사용할 다양한 이미지들을 제공하는 서비스들도 요즘 많이 출시되어 있습니다. Canva, hellobackgrounds, Unsplash Zoom Backgrounds, Biteable의 사이트나 페이지를 참고하시면 온라인 회의 시 유용한 다양한 가상 배경들을 다운로드 받아 설치 후 사용가능합니다. 멋진 배경이 회의 분위기를 바꾸는데 큰 도움이 됩니다.

  

3. 회의 자료들을 모와야 한다면 .. Padlet 

업무나 회의진행을 위해 사전에 자료들을 모으거나 온라인 회의중에서 필요한 정보나 기사, 미디어 컨텐츠등을 검색하고 추가해야하는 경우라면, 모든 자료들을 한번에  ‘모와서 보기’ 기능이 필요합니다. Evernote, Dynalist, Webjets, Wakelet등도 유용하지만 Padlet의 장점은 수합된 자료이 모여있는 하나의 보드(Padlet)을 협업을 위한 여러 형태 - 캔버스(포스트잇 방식으로 자유 배치 후 화살표로 자유롭게 연결), 칸반(영역으로 분류햐여 정보나 자료 할당 가능), 타임라인(시간축으로 구분) - 로 바로 변경이 가능합니다. 단순 자료 수합을 넘어 협업의 공간을 만들고 토의와 자료 정리가 필요하다면, Padlet은 가장 좋은 선택이 될 것입니다.

  

4. 업무 아이디어 발상과 정리를 해야한다면 ... Miro

일이나 프로젝트를 위한 자료나 정보들도 어느 정도 모여졌고 자료들도 일정수준 분석이  되었다면, 문제해결이나 새로운 아이디어를 도출해야하는 다음 단계로 접어들게 됩니다.  팀원이나 부서원들이 함께 참여해서 아이디어도 내고 토의도 하는 시간이 필요한데요. 일반적으로 회의실이나 프로젝트룸의 화이트보드 앞에 모여 이러한 일들을 하는데요. 온라인이라면 디지털/온라인 화이트 보드 활용이 가능합니다. Twiddia, AWWapp, Sketchboard, Whitebord Fox, Google Jamboard(Google Drive에서 사용가능)등 현재 많은 제품과 서비스들이 출시되어 사용되고 있습니다. 이중에서 오프라인기반의 발상 회의 방식을 수용하면서 온라인만의 장점들을 결합한 Miro는 빠른 실행속도와 커다른 캔버스 공간을 통해 여러 주제들을 펼쳐놓고 토의주제에 맞추어 하나의 공간 안에서 자유로운 이동이 가능합니다.  다양한 형식의 비즈니스 프레임워크나 아이디어 창발을 위한 다수의 템플릿들도 기본 제공하며, 디지털 포스트잇 사용 및 dot 투표등도 지원되어 오프라인 회의 분위기를 만들 수 있습니다. 그리고, 부서나 팀이 사용하던 문서, 작성 양식이나 워크시트등을 그대로 업로드하고 Miro 내에 고정해서 함께 토의하고 아이디어를 낼 수 있는 기능을 잘 활용하면 부서나 팀에 알맞는 온라인 회의 환경을 만드는데 유용할 것 같습니다.

  

5. 영상으로 설명하고 보고하고  .. loom

함께 모여하는 회의도 여러차례 진행되면서 각자의 할일들도 정해지고, 이제 개별로 업무보고나 진척상황등을 리더나 부서장 혹은 소수의 팀원이나 부서원들이 모여 협의하고 진행하는 일들만이 남게되었습니다. 메일, 협업도구나 서비스, 메신저, 카톡등을 통해 안건마다 텍스트 기반으로 연락하고 자료나 파일을 보내고 요청하고 피드백을 받은 일도 가능하지만, 간단히 말로 질문하거나 자료나 문서의 내용 함께 설명하면서 영상기반으로 요청사항을 전달하고 피드백을 받는 일이 보다 간편한 경우도 많습니다. 현재 해외에서 screencastify, Hippo Video, loom등과 같은 영상기반 비동기 협업 커뮤니케이션 도구가 크게 각광을 받고 있습니다.  주요 특징으로는 PC/노트북의 설치형 프로그램과는 달리 웹 브라우져에 확장프로그램(크롬확장 프로그램) 설치만으로 손쉽게 언제 어디서나 빠르게 컴퓨터 화면의 영상과 음성을 녹화해서 기록 및 저장할 수 있으며,  생성된 링크를 통해 공개 혹은 비공개 공유가 가능합니다. 영상 기반 커뮤니케이션 용도 이외에도 회사 내 영상기반 교육 자료를 만들거나 업무처리 순서나 단계등을 글이나 이미지로 설명이 어려운 경우에 영상으로 만들어 배포하는등 다양한 용도로 활용이 가능합니다. loom은 무료로 지원되는 기능들이 풍부하고 녹화시간의 제약이 적으며 녹화후 영상 업로드에 따른 긴 대기 시간없이 바로 공유 가능하다는 점에서 무료 사용자들에게도 충분히 유용합니다.    

언택트 근무환경들이 앞으로도 점차 늘어날 것으로 예상되는 바, 위에서 소개한 협업 서비스나 도구들중에서 몇가지를 직접 업무나 일에 사용해보신다면 사용의 방법도 익히고 활용의 가능성도 크게 체감해보실 수 있는 시간이 될 것으로 생각됩니다. 물론, 혼자 해보셔도 좋습니다만, 주변에 관심있는 팀원이나 부서원들과 함께 시도해 보세요. 함께 일하시는 분들의 디지털 활용 역량이 높아질 때, 비로서 언택트 환경의 협업 능률도 같이 향상될 수 있겠죠? 글을 읽고, 관심가는 서비스나 도구 하나를 선택해서 오늘부터 시작해 보세요.