일, 시간, 성과 - 일 잘하는 시간관리 습관

본질적 업무에 얼마의 시간을 투자하는가가 일의 성패를 가른다

일과 업무를 수행하는데 있어 시간관리는 매우 중요합니다. 시간이 어떤 일에 어떻게 배정하고 사용하는가에 따라 성과도 일의 품질도 모두  달라지기 때문이죠. 일의 효율적인 수행을 위해 “우선순위”를 부여한다고 생각하지만, 사실은 희소자원인 “시간”을 어떤 일에 우선하여 사용할지를 정하는 것으로 생각할 수 있습니다.  이번에 소개할 책은 “일, 시간, 성과”으로, 삼성경제연구소의 연구원분들이 저술한 책입니다. 일을 잘하기 위한 시간 관리법과 이를 위한 습관에 대한 주제를 담고 있습니다.

개인적으로 책을 읽어보면서 일과 시간관리에 대해서 많은 부분들을 새롭게 이해하고, 생각하게 되었는데요. 책의 특징을 몇가지로 요약해보면 다음과 같습니다.

일과 시간관리에 관련된 다양한 이론적 배경을 충실하게 조사하여 설명하고 있다는 점입니다 실제로 사람들의 습관이나 행동의 다양한 사례들과 그러한 원인과 이유에 대해서 폭넓게 알 수 있어서 유익했습니다. 

기업이나 기업, 회사 내에서 실제 일을 하는 직원들 입장에서도 참고하면 많은 도움이 될 부분들도 많지만, 특히 관리자 입장에서 직원들의 업무 생산성과 효율을 높이는데 어떻게 생각하고 행동해야하는지에 대한 리더십 관점의 내용들을 따로 담고 있어서 팀이나 부서 내 생산성에 고민이 많은 관리자들에게도 좋은 가이드를 제공하고 있습니다.

실제 활용 가능한 수준의 방법들이 다수 포함되어 있습니다. 이론적이고 실제 활용이 어려운 내용들을 담고 있는 책들과는 달리 실천 가능한 내용들이 많아 바로 일이나 업무에 적용해 볼 수 있어서 유용합니다.

이 책이 기존 시간관리에 대한 책들과 다른 점은 기업(직장) 내 직원들의 근무시간의 축소, 업무 환경의 변화(비대면등), 성과측정 방식의 다변화등으로 인한 상황속에서 팀과 부서의 업무 성과를 높이고, 직원 개개인의 생산성을 향상시킬 방법에 대해서 일과 시간, 성과 측면에서 여러가지 방안들을 제시하고 있습니다.  일의 생산성을 높이기 위한 시간관리 관점에서 가장 폭넓게 활용되고 있는 “스티브 코비” 박사의 “시간매트릭스” 방식이 유용하지만, 이는 일의 실행에 대한 권한의 주도권이 개인에게 있는 환경에서 좀더 적합하다는 점에서 기업환경에서는 적용하기에 한계가 있다는 점에 착안하여 “일의 가치 - 시간제한”이라는 기업환경에 맞은 일의 성과 향상을 위한 프레임워크를 제안하고 있습니다. 

위의 오른쪽 그림에서 알 수 있듯이, 기업환경에서는 기업(직장)에서 개인(직원)에게 일이 주어지고, 개인은 그러한 일을 자신의 생각과 신념으로 취사 선택하여 일을 처리하기 어렵다는 환경을 고려할 때, “일 자체의 가치” - 일을 받는 입장에서 체감되는 가치 - 와 “일의 시간 속성” - 마감시간의 유무 - 의 2가지 기준에서 일을 구분하여 총 4가지로 나누어 분류하고 있습니다. 분류된 업무들을 간략히 살펴보면 다음과 같습니다.

본질적 업무 (70%) - 일의 가치가 높고, 시간 제약이 존재하는 업무입니다. 기업이나 회사, 기관내에서 본인이 담당해야할 업무. 기업(직장)이 개인(직원)에게 성과를 기대하는 일로, 그 일을 잘해내지 못하면 기업 내에서 더이상 생존은 어렵게되는 가장 필수적인 일입니다.

미래 준비성 업무(15%) - 일이 가치가 높고, 시간 제약이 없는 업무입니다. 당장이 아닌 미래에 담당할 일들을 준비하기 위해 수반되는 업무. 직급이 높아질 것 같다면, 리더쉽이나 커뮤니케이션, 외국어 역량을 높여야하고, 담당업무의 전문성을 위해서 필요한 공부나 연수, 후배들의 성장을 높는 일이 이에 해당됩니다.  

단발성 업무 (10%) - 일의 가치는 낮고 시간 제약도 있지만, 기업 내 일이 수행되기 위해서 필요한 단발적인 업무들입니다. 예를 들어, 회의, 협업등이 이에 해당됩니다. 

보조적 업무 (5%) - 일의 가치도 낮고 시간 제약도 없는 일입니다. 해야하지만, 당장해야하는 일은 아니고 내일 보다는 외부에서 부탁을 받거나 지원차원에서 해야하는 일입니다. 예를들어, 문서를 타 부서에 전달하거나 다른 팀과의 업무 일정과 미팅을 조율하거나 자료등을 취합하는 일들입니다.

분류한 업무들 중에서 성과를 높이기 위해 어떤 업무에 가장 많은 시간을 투자하면 좋을까요 ?  위에 나열된 순서대로 시간투자가 필요합니다. 업무명 옆의 괄호 안에 그 비율이 표시되어 있는데요. 성과를 내기 위해서 회사 업무 시간의 70%를 본질적 업무에 투자하고, 다른 3가지 업무에 남은 30%를 투자하라고 제안합니다. 성과를 내어야할 플레이그라운드인 본질적 업무가 아닌, 단발성이나 보조적 업무와 같이 투자가 크지 않을 업무에 더 많은 시간과 노력을 쓰고 있다면 일의 성과가 낮은 일은 명확합니다. 그러나, 누구나 자신의 일에 더 많은 시간을 쓰고 싶지만, 그렇지 못한 것이 현실인데요. 책에서는 이러한 문제들 해결을 방법들을 다양하게 제안 - 목표 설정, 계획수립, 덩어리시간(집중할 수 있는 일정길이의 시간, 90-120분이 적절), 몰입(성과를 높이기 위한 시간 제약법), 업무 그룹핑과 쪼개기, 에너지 관리하기 (휴식과 쉼의 전략) - 하고 있습니다. 특히, 관리자입장에서 어떤 점들을 고려해야하는지를 별도로 요약/정리하고 있어 기업내 관리자들에게 유용한 팁들을 알려주고 있어서 해당 문제들을 고민하거나 해법을 찾는 분들에게 매우 도움이 될 것 같네요.

책을 읽으면서, 본질적 업무에 대해 다시금 생각해볼 수 있는 시간이 되어 유익했습니다. 남에게 도움되거나 되었다는 마음속 뿌듯함이나 성실함으로 인해 단발성이나 보조업무에 더 많은 시간을 들인 것은 아닌지, 미래준비를 위한 업무나 일들을 미루거나 소훌하지는 않았는지 여러가지 생각들을 새롭게 되돌아볼 수 있었네요. 시간을 투자할 일에 배분이 어려우시다면, 이 책은 그러한 결정에 큰 도움이 될 것으로 생각되네요.