업무 실수가 잦아서 고민이에요
스타트업의 일과 사람
[이런 분들을 위해 썼어요]
- 업무 실수가 잦아 자주 손해를 보는 분
- 일은 많은데 뭐부터 해야할지 막막한 분
- 자주 깜빡하는 바람에 중요한 일을 놓치는 분
업무 실수가 많아서 고민, 어떻게 하면 실수를 줄일 수 있을까?
얼마 전 한 커뮤니티에서 본 글이다. "업무 실수가 잦아서 고민이에요. 어떻게 하면 실수를 줄일 수 있을까요?" 라는 글이 달렸고 사람들은 자신들의 노하우를 댓글로 남기며 공감을 표했다.
사회초년생일 경우 회사라는 낯선 환경에 익숙해 지기까지 실수를 하게 되고 경력직도 새로운 회사로 이직할 때마다 한번쯤은 실수를 하게된다. 직급과 상관없이 누구든지 적응하는 과정에서 실수를 하게된다. 그런데 실수가 잦다면 그건 다른 문제다.
같은 일에서의 실수가 반복된다면 그 원인이 무엇인지 빨리 파악해 수정하려고 해야한다. 그렇게 하지 않으면 회사 생활에서 인정받기가 어렵다. 저 사람은 늘 같은 실수를 하는 사람으로 비춰지게 된다. 그런 이미지가 생기면 당연히 성과평가에 영향을 미치게 되고 결과적으로 승진이나 연봉협상에 있어 불리한 위치가 되버린다. 일 잘하는 사람이 되고 싶다면 실제로 일을 잘해야 한다. 실수를 줄이고 실력을 보여줘야 한다.
나 역시 실수를 반복하던 시절이 있었다. 그 때에는 실수를 하면서도 그것을 합리화 하며 포장하려 들었고 내가 하고 있는 것이 실수인지 아닌지 분간도 못했다. 남들이 알려줘야 뒤늦게 알아차리는 편이었다. 그래서 실수를 줄이고 업무에 집중하기 위해 나 나름대로의 업무 스케줄을 짜고 우선순위를 판단해 일에 착수했다. 또 체크 리스트를 만들어 활용하기도 했다.
오늘은 그간 내가 해 온 방법들을 소개하려고 한다. 이 글을 읽는 사람들이 좀 더 업무에 집중할 수 있었으면 좋겠다.
[원인파악] 실수가 잦은 이유는 뭘까?
모든 사람들이 각자 일하는 패턴을 갖고 있다. 그래서 실수가 잦은 원인을 파악하려면 먼저 자신의 업무 패턴을 돌아보길 권한다. 나의 경우, 이런 식이었다. 아침에 출근하면 일단 누군가 보내놓은 알람을 보고 손에 잡히는 것을 먼저 처리했다.
중간 중간 끼어드는 업무가 생기면 다른 일을 제치고 그걸 먼저 했다. 내가 업무를 어떻게 처리해야 할지 기준이 없다보니 상사가 급하게 지시하는 건이나 동료들의 부탁이 우선이 되어버렸다. 그러다가 보면 어느덧 내가 이전에 무슨 일을 하고 있었는지를 잊고 중요하게 처리해야 하는 것을 놓치게 되는 경우가 생겼다.
돌아보면 나의 업무 패턴은 이랬다.
닥치는대로 일하기 > 우선순위가 없음 > 일을 쳐내기 바쁨 > 집중력이 떨어지고 무기력해짐 > 깜빡하고 잊어버리는 일들이 생김 > 자신감이 떨어짐
분명 하는 일은 많았는데 성과가 나질 않았다. 나름대로 노력은 많이 했지만 인정을 받지는 못했다. 그렇다보니 일을 하는 것이 재미가 없었다. 월요일에 출근하면 금요일만 기다리게 되는 나 자신이 싫었다. 일에 집중도를 높이고 성과를 내어 인정받고 싶었다.
그런 생각이 들 즈음부터 나는 여러 서적을 보면서 성공한 사람들의 일하는 방식을 따라하려고 노력했다.
업무 실수가 잦아서 고민이에요[개선 방안] 어떻게 하면 나아질까?
일하는 방식에 대한 책들은 굉장히 많은데 그 중에서 팀 패리스의 '타이탄의 도구들' 과 켈리최의 '웰씽킹'이 도움이 되었다. 두 책에서 봤던 내용 중 가장 인상적인 것은 오전에 절대 '이메일 확인'을 하지 않는다는 것이었다. 언뜻보면 사소한 그 부분이 나의 패턴과 다른 점이었다.
나는 가장 먼저 이메일을 켜거나 어제 온 알림을 체크해 거기에 쓰여진 일들로 하루 업무를 시작했다. 암묵적으로 누군가의 지시에 따라 움직였던 것이다. 그런데 내가 참고한 두 책의 저자는 오전 시간은 이메일을 체크하지 말고 오히려 큰 계획을 구상하는데 투자하라고 설명한다.
1. 오전에는 CEO처럼, 업무 계획 먼저 세우기
커리어적으로 성공한 사람들은 오전에 거시적인 구상을 한다. 왜 이 업무가 중요한지를 기점으로 회사가 앞으로 나가야 할 방향이나 조직 구성에 대한 계획, 보다 큰 차원에서의 업무 프로세스 등을 고민한다. 직관적으로 표현하면 CEO에 빙의해서 업무를 생각해보는 것이다. 그렇게 업무를 시작했을 때 전체적인 업무를 볼 수 있는 눈이 생기고 우선순위를 선정할 수 있다. 또 무엇이 과하고 무엇이 부족한지 파악하기가 쉽다.
물론 마음 먹는다고 첫 날부터 큰 그림을 볼 수 있게 되는 것은 아니다. 연습이 필요하다. 나 역시 쌓여있는 이메일과 알림을 제쳐두고 큰 그림을 그리려고 하니 처음에는 막막했다. CEO만큼 월급도 받지 못하는데 내가 뭘 하고 있나 싶기도 했지만 실력을 인정받고 싶다는 마음과 연봉협상을 잘해보고 싶다는 마음이 컸기 때문에 어렵더라도 책에 있는 방식들을 따라해보게 되었다.
연습이 반복된 어느 날, 나와 우리 회사가 '왜 이 일을 하고 있는지' 를 정리하게 되었다. 그 때부터 내가 무엇을 놓치고 있었는지 감이 오기 시작했다.
이전까지는 회사의 비전이 그저 회사 홍보를 위해 잘 마련된 문서 정도라고 생각했었다. 회사의 비전이나 팀의 비전에 대해서는 제대로 인지하지 못하고 있었다. 그래서 일을 할 때 회사와 다른 내 기준에 따라 정리를 하게 되었고 이렇게 만들어진 여러 프로젝트와 문서들은 인정이 아닌 '수정 요청'의 결과를 만들었다.
나만 이런 실수를 하고 있는건 아니었다. 주변을 살펴보니 예상보다 많은 동료들이 회사의 비전과 업무 목표에 대해 인지하지 못하고 있었다. 회사의 비전을 기준에 두고 새로운 시각으로 회사를 바라보게 되자 무엇이 필요하고 무엇이 부족한지를 판가름 할 수 있게 되었다.
그 이후로 할 일들이 무엇인지 아이디어가 많이 생겼다. 내가 맡은 일보다 더 큰 업무 - 회사의 목표를 정하고 타임라인을 수립하는 일- 를 제안하고 개선하는 방향으로 계획을 짜게 되었다. 자연스럽게 회사의 방향과 맞추어 내 업무도 결정이 되었다.
2. 업무를 실행하면서 생각나는 아이디어들은 메모하기
일을 하다보면 순간적으로 해야 할 일이 생각나거나 시도해 볼만한 아이디어들이 생긴다. 이전에는 그런 생각이 들 때면, 바로 웹서치를 하고 그것부터 알아보았다. 하이퍼링크를 타는 것처럼 이것 저것 찾아가며 일을 하다보니 웹 서치 이전에 내가 무엇을 하고 있었는지를 까맣게 잊게 되었다. 다시 방향을 찾았다 하더라도 원래처럼 집중하기 위해서는 꽤 시간이 걸렸다.
아이디어를 수집하고 제안하는 일은 중요하다. 그런데 그것으로 인해 진행 업무가 중단되거나 집중이 흐트러지면 그것만큼 손해도 없다. 업무를 실행하면서 생각나는 아이디어들을 당장 처리해야 하는 것은 아니기 때문에 그것들을 따로 적어놓고 시간이 날 때 살펴보는 것을 추천한다.
나의 경우 오전에 포스트잇을 두 장 만들어 할 일 목록을 만든다. 왼쪽에는 오늘 마무리 해야할 일이 있고 오른쪽에는 문득 생각나는 일들이나 아이디어들을 적는다. 왼쪽 편에 적혀있는 것들을 해내는 것이 우선이다. 오른쪽에 쓰여져 있는 것들 중에서는 당장 해보고 싶을만한 재밌는 것들이 많지만 사실 당장 급한 내용들은 아니기에 점심을 먹고 난 뒤나 잠깐 휴식을 할 때 정리하곤 한다. 이 방법은 꽤나 유용해서 아직까지도 잘 활용하고 있다. 시간을 매우 절약하게 해주는 너무나 간단한 툴이다.
3. 마감 시, 오늘 한 일과 못한 일을 체크
체크리스트를 만들어서 관리하는 것은 실수를 줄이는 것 뿐만 아니라 시간관리를 체계적으로 하는데 큰 도움이 된다. 나는 업무를 마감할 때, 오늘 마무리 한 일과 못한 것들을 기록해 놓는 습관을 들였다. 간략하게나마 정리를 해 두면 다음 날 무엇부터 해야할지 정하기가 쉽다. 이런 정리를 하다보면 날마다 해야할 일의 마감처리를 확실히 할 수 있다.
마무리 하지 못하는 일은 그 단위가 크거나 조사 시간이 오래 걸리는 일, 또는 다른 사람과의 커뮤니케이션이 필요한 일을 가능성이 큰데 이 경우에는 일을 해결하기 위해서 무엇을 가장 먼저 진행해야 할지를 추가적으로 기재하고 다음 날의 해야할 일에 기입해 둔다.
실수를 줄이는 업무 습관을 만들기 위해서는 시간이 필요하다.
많은 사람들이 자신의 문제가 무엇인가를 알고 고치고 싶다고 생각하지만 실제로 그것을 개선하기 위해 시간을 투자하지는 않는다. 사실 무엇을 바꾼다는 것은 어쩌면 새로운 시작을 하는 것보다 더 많은 노력이 필요한 일이다. 기존에 자신이 가지고 있던 관성적인 패턴을 수정해야 하려면 의지도 필요하고 인내해야 하기 때문이다.
업무 습관을 새로 만드는 것은 쉬운 일은 아니다. 자신이 실수가 잦다는 것을 인지하고 그것을 개선하기 위해 날마다 노력을 해야할 것이다. 일단 내 업무 패턴을 바라보고 무엇이 가장 큰 문제인지 확인 한 뒤, 위에 쓰여진 노하우 가운데 적용할만한 것을 실제로 해보시길 추천한다.
