보고서 '잘 파는법'
보고서 3단계 검증법
사원 A가 호텔 주방의 내부가격 이체에 대한 불합리한 점을 발견하였다. 이 호텔은 식당에서 사용하는 고기나 야채류는 센트럴 키친에서 씻고, 쓰기 좋게 잘라내서 각 식당의 주방에 제공하고 있다. 그런데 이 이체 가격이 높게 책정되다보니 각 주방의 재료비가 실제보다 높게 산정되어 식당별 손익계산에 오류가 발생하고 있었다.
사원 A는 그 동안의 주방간 내부 이체 자료를 모아 분석하여 데이터로 검증까지 마치고 내부이체 가격설정 프로세스 개선안을 정리하여 팀장에게 보고하였다. 개선안이 합리적이고 회사 경영에도 도움이 될 것이라는 확신이 들었기 때문에 좋은 아이디어라고 칭찬을 받을 걸 내심 기대하고 있었는데, 팀장은 "잘 이해가 안되네요. 뭐가 문제죠?"라는 반응을 보였다. 이어서 팀장은 "여기 이 계산이 맞나요?", "이 표의 단위는 천원이 아니라 백만원 아닌가요?", "이 프로세스를 수정하면 센트럴 키친에는 어떤 영향이 생기나요?" 등 여러가지 질문을 했고, 사원 A는 팀장의 질문에 대답하는 과정에서 계산 오류, 오탈자, 고려하지 못한 의외의 변수 등에 대해 좀 더 보완이 필요하다는 걸 알게 되었다.
회사는 여러 사람이 모여 일하는 조직이다. 또한 이런 저런 이유로 이직도 발생하기 때문에 한가지 직무를 여러사람이 인수인계하면서 수행한다. 많은 사람들과 그리고 새로 직무를 맡을 미래의 누군가와 커뮤니케이션하는 방법은 '보고서'이다. 따라서 회사에서는 보고서를 잘 쓰는게 중요한 역량이다.
보고서는 보고서를 작성한 사람과 보는 사람 간의 대화다. 두 사람의 생각이 하나가 되면 '잘 팔리는' 보고서가 된다. 어떻게 하면 보고서를 '잘 팔리게' 할 수 있을까?
보고서 작성후 '3 단계 검증 프로세스'를 따르면 잘 팔리는 보고서를 만드는데 도움이 된다.
1 단계는 보고서 내용에 기본적인 오류가 없는지를 체크한다. 여러 숫자, 계산식, 표 등에 있는 숫자가 맞는지, 오탈자는 없는지 등 기본적인 정보오류를 꼼꼼하게 점검한다.
2 단계는 공급자 입장에서 프리젠테이션 해 본다. 사원 A는 프로세스 개선안을 팀장에게 잘 '팔아야'한다. 팀장을 설득해야 사원 A의 아이디어대로 개선해볼 수 있다. 작성된 보고서를 들고 팀장에게 설명하는 시뮬레이션을 해 보면 그 과정에서 뭐가 부족한지를 이해하는데 도움이 된다.
3 단계는 수요자 입장에서 보고서를 읽어본다. 팀장의 입장이 되어서 보고서를 보는 것이다. '팀장이 중요하게 생각하는 업무 목표는 뭘까?', '이 보고서가 팀장의 업무 목표에 도움이 될까?', '내가 팀장이라면 이 보고서를 살까?' 등의 자문을 하고 보고서를 읽어본다. 물론 사원 A가 팀장의 생각을 다 읽을 수는 없겠지만 생각을 해 본 뒤에 보고하는 것과 그냥 내 생각만 얘기하는 것은 큰 차이가 있다.
보고서 작성후 3단계 검증을 거쳐보면, 내 아이디어를 '팔 수 있는' 확률이 높아진다.
